Ce que vous devez absolument savoir sur le time-tracking

Qu’est-ce que le suivi des temps ?

Vous connaissez le time tracking ? Dans une entreprise, le suivi des temps se traduit par l’art de calculer le temps que l’on passe à travailler sur un projet, une tâche, ou un domaine précis. Concrètement, cela permet d’avoir une vision à 360° sur les temps de travail et les activités réalisées par les membres de l’équipe pour en faire une analyse.

Si cette pratique est quelquefois mal acceptée au sein des équipes, le suivi des temps de travail peut en réalité s’avérer très utile pour les agences, les cabinets de conseil, mais aussi pour les startups et les scale-ups qui doivent maîtriser au mieux leur temps et leur ressources.

Pourquoi est-il important de suivre les temps pour votre entreprise ?

Vous vendez vos services et travaillez à l’heure ou à la journée ? Que vous exerciez au sein d’un cabinet de conseil, d’une agence web, d’une startup, d’un bureau d’étude ou d’architecte, un outil de suivi des temps est indispensable. Que ce soit pour booster votre productivité, mieux piloter vos projets et votre équipe, ou facturer (enfin !) au plus près du temps passé pour une mission : vous avez une tonne de bonnes raisons de passer au time tracking.

Pourquoi ? Le time tracking est une réelle valeur ajoutée pour votre entreprise. Cet outil stratégique va vous aider à structurer votre activité et votre business, dans le but de valoriser et mesurer ce qui est fait par chaque collaborateur, pour chaque client. Ces données seront quantifiables et tangibles.

Comment structurer votre suivi des temps ?

La clé d’un suivi du temps efficace repose en partie sur la façon dont est structuré votre suivi. La manière dont vous allez segmenter vos projets et vos activités (sous-tâches d’un projet) est donc essentielle. Vous vous demandez quels éléments suivre ? Type de prestation, portefeuille client, équipe, pôle d’activité, mode de vente, business unit…. Il existe un tas de possibilités, tout dépend de ce que vous cherchez à analyser. Néanmoins, si vous souhaitez structurer votre suivi des temps efficacement, trois choix s’offrent à vous :

1. Le suivi générique - Vous souhaitez comprendre comment votre équipe organise son temps et voir quelles sont les tâches les plus chronophages ? Organisez votre suivi des temps par grands pôles de tâches de votre société et demandez à vos collaborateurs de déclarer régulièrement leurs temps.
2. Le suivi de prestation - Vous souhaitez suivre les progrès sur des projets d’entreprise ou des projets vendus à vos clients ? Organisez votre suivi des temps en fonction de votre mode de vente ou votre mode d’organisation projet. Vous pourrez ainsi détecter les projets les plus chronophages et à quels moment ils dérapent.
3. Le suivi spécialisé - Vous avez besoin de justifier un temps sur une activité précise, par exemple : aide de financement, crédit impôts, refacturation entre business unit (…) ? Structurez votre suivi des temps autour de ces tâches.

À noter : Dans certains cas, même dans le cadre d’un suivi spécialisé, il reste intéressant de suivre l’entièreté des temps, afin de pouvoir comparer le temps passé sur ces tâches précises avec le reste de votre activité. Par exemple : quel est le pourcentage de vos temps passés en R&D ? Quel est le pourcentage de votre activité qui est re-facturée…

Comment analyser vos données de suivi des temps ?

Pour obtenir le maximum de valeur de la part de votre suivi des temps, il est important de croiser le volume de temps récolté avec les principaux indicateurs de votre activité. Cela vous permettra d’en faire une analyse utile.

Budgets, taux de marge, taux de prise de rendez-vous, taux de closing, taux journalier moyen (…) : le choix des éléments à croiser avec vos données est propre à votre entreprise. L’idée est de pouvoir être en mesure d’analyser les temps passés au sein de votre structure par rapport à vos indicateurs de performances clés. Pour analyser vos données de suivi des temps de manière optimale, deux possibilités s’offrent à vous :

• Analyser seulement les temps - Découvrez quelles sont les activités qui vous prennent le plus de temps, qui sont les membres de votre équipe qui travaillent trop et qui ont du mal à suivre. Cette manière de faire vous permettra d’anticiper vos recrutements et de mieux manager votre équipe, en répartissant les rôles et les tâches de façon idéale.
• Comparer les temps passés avec les principaux KPI de votre activité - Les KPI sont propres à votre entreprise : budget, taux de marge, écart de délais, taux de dépassement, plan de charge, pourcentage des tâches réalisées (…) ils en existent une tonne ! Cette méthode d’analyse est faite pour venir en aide aux activités les plus rentables, dans le but de mieux piloter votre business et orienter l’activité vers une stabilité économique fiable.

Dans les deux cas, la mise en place d’un tableau de bord s’avère indispensable. L’analyse du suivi des temps de travail est une action qui se déroule sur le long terme, cela nécessite un suivi régulier.

Comment faire accepter le suivi des temps par votre équipe ?

Peur d’être surveillé, méthode de saisie complexe, paperasserie…On le sait : personne n’aime saisir ses temps de travail, votre plus gros challenge sera donc de faire accepter le suivi des temps à votre équipe. Cela tombe bien, puisque c’est le point fort de Gryzzly !

Nous avons donc quelques conseils à vous donner pour faire adopter la saisie des temps à votre équipe :

1. Expliquer le bénéfice ou la nécessité du suivi des temps pour l’entreprise
2. Donnez des consignes claires
3. Aidez vos équipe à prendre en main la solution
4. Partagez régulièrement le compte rendu des temps avec tout le monde
5. Suivez les saisies et soyez à l’écoute des feedbacks de votre équipe
6. Offrez une récompense pour un suivi des temps régulier

Pourquoi utiliser un logiciel de suivi des temps ?

Pour mener à bien vos projets et aboutir à des résultats satisfaisants, vous devez absolument lier le travail à un suivi de l’efficacité qu’il génère. S’il est encore possible d’utiliser des méthodes “old school”, telles que les fiches de temps papiers, le chronomètre ou encore le bon vieux excel, il existe aujourd’hui des outils plus moderne et adapté à vos méthodes de travail

De nombreux outils connectés se sont développés et démocratisés. Ils sont devenus nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise et de la gestion du suivi des temps. S’équiper d’un outil de time tracking est un choix stratégique, il vous permettra :

• D’optimiser au mieux le suivi des temps de vos équipes
• D’augmenter votre réactivité
• De gagner du temps
• De centraliser vos données
• Comprendre votre entreprise

Avec la crise sanitaire actuelle et la démocratisation du télétravail, le suivi des temps apparait indispensable pour rester connectés avec ses collaborateurs, peu importe ou ils travaillent. Le suivi des temps et le télétravail se révèlent être un combo parfait, encore plus quand le time tracking est mis en place via une application intégrée à votre plateforme de communication collaborative (type Slack ou Teams).

Choisir l’outil de suivi des temps idéal

Vous vous demandez comment choisir l’outil de suivi des temps idéal ? Voici 5 critères sur lesquels porter votre attention :

1. La sécurité des données personnelles - L’outil de suivi des temps doit être conforme aux exigences de la CNIL. Il doit contenir tous les aspects de RGPD.
2. La facilité d’utilisation - Les membres de votre équipe n’ont pas forcément tous les mêmes niveaux de compétences en termes d’outils bureautiques. La solution doit être intuitive et simple d’utilisation.
3. Les fonctionnalités - L’objectif est que l’outil simplifie la vie de vos collaborateurs. Privilégiez des fonctionnalités comme le suivi budgétaire, le suivi des tâches, la saisie des temps… La liste est encore longue ! Mais n’oubliez pas ce qui compte ce n’est pas spécialement le nombre de fonctionnalités que propose la solution, c’est le fait qu’elle simplifie la vie de vos collaborateurs et qu’elles soient utiles pour votre entreprise..
4. Un principe d’auto-déclaration - Offrez la possibilité aux membres de votre équipe de saisir eux-mêmes leurs heures de travail et leurs absences.
5. Le mode collaboratif - Le collaboratif est revenu en force sur le devant de la scène. C’est un moyen qui assure la réussite des projets.

👉 Hmm… Bonne nouvelle ! Vous êtes dorénavant incollable sur le suivi des temps. Vous sentez-vous prêt à suivre vos temps comme un chef ? 😉

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