Pourquoi le suivi des temps est important en entreprise?

Vous êtes curieux de savoir où passe votre temps et connaître l'efficacité de vos actions ? Le time tracking est fait pour vous !
Pourquoi le suivi des temps est important en entreprise

Vous n’avez jamais suivi vos temps de travail auparavant ? Alors vous allez être surpris d’apprendre que le temps est considéré comme le bien le plus précieux d’une entreprise : un élément vital.

Pourquoi ? Eh bien, le temps est impliqué dans les secteurs les plus importants de votre entreprise. Il vous aide à être payé si vous vendez vos heures, il vous indique si le projet est sur la bonne voie (respect des délais, budget dans les clous…) ou encore si votre équipe travaille à un bon rythme. C’est pourquoi que vous soyez un responsable ou un membre de l’équipe, il est primordial de savoir où va votre temps.

Certaines personnes rechignent à l’idée d’utiliser le suivi du temps de peur qu’il soit trop intrusif. Mais le suivi du temps n’est pas un outil de flicage. Le suivi des temps est destiné à faciliter la vie des employés tout en augmentant la productivité et les profits.

Si vous êtes sceptiques, voici 5 raisons pour lesquelles le suivi des temps peut se révéler être plus que bénéfique pour votre entreprise.

La facturation de vos clients

Vous êtes un cabinet de conseil, une agence web, une startup, un bureau d’étude ou encore un bureau d’architecte ? Vous vendez vos services et facturez donc vos clients à l’heure ou à la journée ? Le suivi des temps est essentiel, non ? Sinon comment sauriez-vous combien d’heures passées facturer à vos clients ?

En effet, dans ce cas là il est important de suivre votre temps. Inutile de prendre le risque de sous-estimer le temps qu’il vous faudra pour terminer un projet et vendre un nombre d’heures irréalisables à vos clients.

En mettant en place le time tracking dans votre entreprise vous aurez une idée plus précise du nombre d’heures que vous avez consacrées sur vos projets, ce qui vous permettra de préparer des devis ou des propositions, ainsi que de définir des délais pour les nouveaux clients et les clients potentiels avec plus de confiance.

Assurer la rentabilité des projets

Même si vous ne facturez pas à l’heure, le suivi du temps est toujours utile. Chaque projet est composé d’un certain nombre d’heures, et chaque heure représente un coût, qui se base sur le montant auquel vous payez vos salariés. Pour que votre entreprise reste sur les rails, vous devez vous assurer que le prix total que vous facturez à vos clients soit supérieur au coût que cela représente de mener à bien ce projet. Et la seule façon de déterminer vos coûts est d’identifier le nombre d’heures consacrées au projet. C’est là qu’intervient le suivi des temps !

Imaginons que vous dirigez une entreprise qui vend des services à un prix fixe de 15 000€. Vous n’avez évidemment pas besoin de suivre vos temps, car vous savez déjà combien vous allez facturer votre client. Néanmoins, il peut être intéressant de connaître combien d’efforts fournissent les membres de votre équipe pour arriver à bout de ce projet. Supposons que vous payez vos employés 20€ de l’heure. S’il leur faut un total de 400 heures pour achever le projet, c’est génial. Vous avez gagné de l’argent ! Mais s’ils rencontrent des problèmes et que cela leur prend 800 heures, vous avez perdu de l’argent avec ce projet.

Sans le time tracking, les entreprises ne peuvent pas réellement réaliser que certains de leurs projets ne sont pas rentables. Ce qui est dommage, car si elles optaient pour cet outil, elles pourraient avoir de bonnes surprises et savoir si elles sont sur la bonne voie.

Faire des estimations plus précises

Avouez-le, aucun client n’aime qu’on lui promette la lune et qu’on soit incapable de respecter les délais fixés avec lui. Pour maintenir une bonne relation avec vos clients, il est essentiel d’établir des attentes réalistes, dès le début.

Lorsque vous avez une idée du temps approximatif qu’un projet va prendre, vous êtes en mesure de mieux planifier le temps de votre équipe. Qu’est-ce que cela peut vous apporter ? Eh bien, un calendrier plus précis va vous permettre d’être sûr de n’accepter que le travail que votre équipe peut gérer.

Mieux gérer votre équipe

Vous l’aurez compris, le suivi des temps permet de mieux gérer le travail en équipe. Grâce au time tracking vous serez en mesure de voir si des membres, voire l’équipe entière, sont en surcharge de travail. Si c’est le cas, vous allez pouvoir réorganiser leurs tâches, avant qu’ils ne sachent plus où donner de la tête.

L’un des plus gros challenges en entreprise est de faire accepter le suivi des temps à ses collaborateurs. Faites comprendre à votre équipe que le time tracking est un outil qui vous aide à équilibrer les charges de travail, à gérer de manière proactive et à garder l’équipe concentrée sur ses priorités. Qui ne rêve pas d’une équipe heureuse et motivée ? Chez Gryzzly, nous pensons que le bien être au travail, non seulement c’est une nécessité, mais c’est aussi la meilleure garantie d’être plus productif.

Améliorer votre façon de travailler

Combien d’heures par jour passez-vous à écrire un article ? Combien d’heure par jour passez-vous à gérer votre boite mail ? Combien d’heure par jour passez-vous à démarcher au téléphone ? Sans données concrètes, impossible de répondre de manière sûre et certaine à ces questions.

De nombreuses personnes sont souvent surprises de ce que leurs feuilles de temps révèlent sur leurs habitudes de travail et sur celles de leur équipe. Ces données peuvent parfois être surprenantes ! Nombreux découvrent d’énormes inefficacités. C’est là qu’on se rend compte que le suivi des temps est utile. En effet, se retrouver face à la dure réalité de ces heures de travail sur un écran peut aider les différents membres de l’équipe à améliorer leur façon de travailler. Lorsque les individus voient leur temps passés, ils se rendent compte qu’ils consacrent trop de temps à telle tâche, alors qu’ils ne consacrent pas assez de temps à une autre. Cela leur offre une vue d’ensemble sur leur travail, ce qui leur donne l’occasion de mieux organiser leur journée.

Ayez en tête que de petites améliorations individuelles peuvent avoir un impact important sur l’efficacité globale de l’équipe.

Barres de progression - Gryzzly

👉 Le suivi du temps n’est-ce pas magique ? Cet outil permet aux entreprises de prendre des décisions plus intelligentes sur la manière de définir leurs facturations clientes et sur la gestion de projet. Grâce au time tracking, il sera plus facile de savoir comment organiser les journées et le travail des équipes.

Le seul point noir qui peut retenir une entreprise d’adopter un logiciel de time tracking est la peur que l’équipe ne voit pas d’un bon oeil ce nouvel arrivant. C’est une réaction normale. Mais présentez leur Gryzzly ! Nous sommes sûrs qu’ils changeront d’avis. Qui n’aimerait pas récolter ses temps de travail par le biais d’un assistant sympathique qui discute chaque jour avec vous ?

Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez notre chatbot Gryzzly 😉

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