La gestion de projet est un domaine sensible au temps, vos équipes travaillent sur différents projets avec des deadlines et des budgets précis. Ce qui rend le suivi des temps très utile et important pour votre entreprise. Mais pour que votre suivi soit efficace à 100%, il est nécessaire d’avoir un bon outil.

Le temps peut être suivi à l’aide de diverses méthodes, allant des méthodes manuelles à l’utilisation d’un logiciel de suivi des temps et de gestion de projet. Pour vous aider à faire le bon choix, nous avons sélectionné 5 outils de time tracking de nature différente et mis en avant les avantages et les inconvénients de chacun.

C’est parti ! Faisons le tour ensemble 😉

Les feuilles de temps papier

À première vue, la méthode des feuilles de temps papier semble être le moyen le plus simple de mettre en place le suivi des temps. Il suffit de disposer d’une feuille blanche (feuille de temps) et de faire un tableau dans lequel vos collaborateurs notent personnellement, chaque jour : le projet sur lequel ils travaillent, les tâches effectuées et le temps passé à les accomplir.

✅ L’avantage d’une telle méthode repose principalement sur trois aspects :

• Sa mise en place est gratuite.
• Il n’est pas ou peu nécessaire d’expliquer à vos équipes comment utiliser un tel système de saisie des heures.
• C’est pratique à utiliser n’importe où, même dans les endroits où il n’y a pas de connexion Internet.

❌ Il y a toutefois des inconvénients…

Le plus gros problème avec les feuilles de temps papier c’est qu’elles sont loin d’être fiables. Elles sont sujettes aux erreurs et aux fraudes, car vos collaborateurs peuvent oublier de saisir certaines tâches et certaines heures, en particulier lorsqu’ils passent de projets en projets. Mais ce n’est pas tout, nous avons relevé trois autres inconvénients de ce système manuel :

• Il est chronophage et demande de l’investissement personnel à vos salariés.
• Il n’est pas digital, ce qui rend le traitement des données difficile et long. Surtout si votre entreprise est composée d’une quinzaine de collaborateurs.
• Il peut s’avérer compliqué de conserver ce document sans le perdre.

🌳 Et si vous êtes sensibles à l’environnement pensez à tous ces arbres détruits pour fabriquer ce papier… N’est-il pas possible de trouver une solution alternative plus adaptée ?

Le suivi des temps avec les feuilles de calcul Excel

Une autre façon de suivre vos temps consiste à utiliser les feuilles de calcul Excel. C’est une version numérique de la feuille de temps papier. Le principe reste le même, à la différence qu’il est possible d’envoyer son tableur, en un seul clic, par mail.

✅ L’avantage d’utiliser des feuilles de calcul numériques est qu’une fois que vous avez créé un modèle, vous pouvez dupliquer le fichier pour plusieurs projets. Mais cette méthode a aussi 2 autres avantages :

• Les feuilles de calcul Excel peuvent être sauvegardées et stockées.
• Elles permettent également de générer des rapports sur les données.
• La version en ligne Google Sheet permet de partager en ligne le document avec vos collaborateurs.

❌ Bien que la feuille de calcul Excel soit une meilleure alternative, par rapport à la feuille de temps papier, elle n’enregistre pas le temps réel passé sur la tâche.

• Ce qui pêche c’est surtout la partie utilisation : le fichier Excel peut vite devenir lourd à remplir, notamment quand on y rassemble plusieurs mois d’activités. Il devient compliqué de trouver la bonne cellule à remplir et vos salariés devront faire l’effort d’aller chercher le bon fichier, le remplir, etc.
• L’autre inconvénient concerne le traitement des données. Certes Excel vous permettra de générer des rapports, mais vous devrez prévoir un traitement manuel de vos données. Si votre entreprise est composée de cinq salariés c’est gérable, mais si vous êtes plus d’une dizaine cela va vite devenir un véritable casse-tête.
• Sans oublier que cette méthode est sensible à l’erreur humaine.

Souvent ce type de solution fonctionne bien pour un usage individuel, mais dans le cadre d’une équipe ce n’est pas facilement maintenable.

Les chronomètres

Vous avez peut-être déjà entendu dire qu’il était possible de suivre ses temps de travail à l’aide d’un chronomètre. À l’heure actuelle, c’est en effet possible et cela peut se faire de plusieurs manières :

• En utilisant une extension pour votre navigateur internet.
• En utilisant une application mobile.
• En utilisant un site internet dédié en ligne.
• Etc.

✅ Le principal avantage de cette méthode est qu’elle vous offre la possibilité de recueillir un temps très précis, en vous permettant de récolter le nombre d’heures, de minutes et de secondes.

❌ Mais cette précision est remise en cause. En effet, il est facile d’oublier de lancer ou d’arrêter votre chronomètre, surtout quand on passe sans cesse d’une tâche à l’autre. Le risque de cette méthode est que lorsque vos collaborateurs vont devoir saisir leurs temps passés, ils vont se retrouver à le faire approximativement. Résultat : vos données ne seront pas fiables à 100%.

En plus de cela, l’utilisation d’un chronomètre pour suivre les temps de travail a d’autres limites :

• Il est très intrusif : le fait de voir son temps défilé peut avoir tendance à stresser et distraire vos salariés.
• Les membres de votre équipe peuvent avoir le sentiment que c’est une manière d’espionner leur efficacité.

Les progiciels de gestion intégré (PGI ou ERP)

L’univers des progiciels est très vaste. Le principe de ces logiciels professionnels est de réunir toutes les diverses fonctions de votre entreprise (tel que la gestion des RH, la gestion financière, la production, etc.) en un système d’information unique, accessible par tous les membres de votre équipe. Aujourd’hui, il existe de nombreuses solutions PGI sur le marché, et elles sont utilisées par des entreprises de toutes tailles.

✅ Cette solution dispose de deux principaux avantages :

• Les PGI permettent la gestion et le suivi quotidien de l’ensemble des informations et services opérationnels de votre entreprise.
• Les données sont sécurisées et fiables.

❌ Cependant, s’il semble que les solutions de progiciels de gestion intégré ont aussi quelques inconvénients. Nous en avons répertorié trois :

• La partie time tracking est seulement l’une des briques de ce logiciel.
• La mise en place de ce type de solution est lourde. Bien souvent, vous devrez former vos salariés afin qu’ils soient en mesure d’utiliser correctement ce logiciel.
• Le coût financier du logiciel PGI est assez onéreux, tant sur les frais setup/installation que sur la période d’adoption et de prise en main par votre équipe.

Le suivi des temps avec un chatbot

Utiliser un chatbot pour suivre vos temps de travail, intriguant n’est-ce pas ? Vous êtes sûrement en train de vous demander comment un chatbot peut-il vous aider à faire des feuilles de temps. Ce qui va suivre va peut-être vous surprendre, mais saviez-vous que la fonctionnalité de chatbot associée à l’intelligence artificielle peut complètement changer la façon dont nous suivons notre travail ?

✅ Tout d’abord, il est possible d’intégrer un chatbot sur n’importe quelle plateforme de communication que votre équipe utilise quotidiennement. S’intégrer à un outil familier à vos collaborateurs vous ôte une sacrée épine du pied, et permet à vos salariés de gagner un temps précieux. L’expérience de création de rapports devient moins intrusive, étant donné qu’ils peuvent soumettre leurs temps passés en temps réel, sans être interrompus (ou presque) dans leur flux de travail.

🤖 Faire accepter le suivi des temps à vos collaborateurs peut se révéler être une vraie bataille quotidienne, car remplir des feuilles de temps est loin d’être une tâche qu’ils apprécient. Avec un chatbot, vous n’aurez plus de souci ! Ces derniers ont le pouvoir de transformer cette entrée d’informations en un dialogue en temps réel. Interagir, même si ce n’est qu’avec un robot, rend la tâche plus agréable et plus simple.

Le côté pratique du chatbot est qu’il vient de lui-même à vos utilisateurs. Pour cela, il leur suffit de définir et configurer une heure à laquelle ils souhaitent que le chatbot viennent récolter leur temps. Étant donné que l’outil est intégré à votre messagerie instantanée, plus besoin d’identifiant ou de mot de passe. Une fois les temps récoltés, le chatbot les met à disposition dans le tableau de bord.

Plus besoin de créer des feuilles de temps, votre chatbot et votre dashboard les font pour vous ! Grâce à eux, vous pourrez suivre vos temps de manière transparente, gérer vos projets et vos budgets, mesurer la productivité et votre rentabilité et bien entendu créer des rapports directement exportables.

❌ Bien que cette solution innovante semble parfaite, on peut observer une coquille :

• Il est nécessaire d’avoir une plateforme d’entreprise compatible avec le chatbot qui vous intéresse.

Mais avec l’accélération du changement et de la transformation digitale liée aux contraintes provoquées par le COVID-19 et le télétravail, il est forcément intéressant pour votre organisation de se poser la question d’adopter une telle plateforme de communication.

Qu’est-ce qui fait un bon outil de suivi des temps ?

Nous venons d’examiner ensemble les principaux outils de suivi du temps, passons maintenant au crible les différents facteurs qui font qu’un outil de time tracking est réellement efficace. De notre point de vue, 5 critères sont à prendre en compte.

La simplicité d’utilisation

Un bon outil de suivi des temps doit être facile à prendre en main et facile à utiliser quotidiennement. Vous ne cherchez pas à compliquer la vie de vos collaborateurs avec un outil qui les obligent à cliquer sur six boutons et à entrer un code secret pour commencer à saisir et suivre leur temps ?

Si vous souhaitez que les membres de votre équipe acceptent le suivi de temps, vous devez garder en tête que l’outil de time tracking parfait est toujours pratique à utiliser. Il ne doit pas créer de distractions inutiles, ne doit pas rajouter une tâche en plus, ne doit pas causer de problèmes et doit s’intégrer de manière harmonieuse à leur flux de travail.

Avec la hausse du télétravail, cet outil doit aussi être flexible et disponible n’importe où.

Les fonctionnalités de reporting

Les outils de suivi des temps les plus efficaces offrent des tableaux de bord et des rapports qui vous permettent d’avoir une vision quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle sur le temps passé par projet, par personne ou par client.

Le reporting automatisé (ou l’interface de reporting) vous aidera à piloter vos projets, en temps réel, avec des indicateurs précis et vraiment actionnables. Grâce à cette fonctionnalité vous bénéficierez d’une vision claire et panoramique sur l’ensemble de vos projets et d’un vrai outil d’aide à la décision.

La possibilité d’exporter des données

Une fois que vous et vos collaborateurs avez saisi vos temps passés, vous devez être en mesure d’analyser vos données. C’est là que la possibilité d’exporter vos données à de l’importance.

Le fait de pouvoir faire un export vous offre l’opportunité de faire du reporting plus pousser et plus complet de votre tableau de bord, car cela va vous permettre de manipuler les chiffres à votre guise. Il est également très utile pour justifier les temps auprès d’un client ou de l’administration dans le cadre d’une aide de financement à l’innovation (CIR, CII, JEI, ect).

Vous ne voulez pas qu’une donnée aussi sensible, vitale et précieuse que l’ensemble des temps saisies par vos collaborateurs soit prisonnier d’un outil payant et ne vous appartienne jamais.

À noter : L’outil idéal permet de faire des exports en différents formats : PDF, CSV ou Google Sheets, ce qui facilite le partage avec d’autres personnes.

Intégration avec les outils de votre entreprise

L’outil de suivi idéal s’intègre facilement à votre environnement et surtout aux outils de travail de votre entreprise. Si vous et vos collaborateurs passez votre temps à échanger sur une messagerie instantanée, type Slack ou Teams, il peut être intéressant de regarder si l’outil dispose d’une version application.

Le fait de pouvoir intégrer cet outil à des outils qui sont familiers à vos collaborateurs leur permettra de prendre plus facilement en main la solution et gagner un temps précieux. Grâce à cette option, vous leur éviter de retenir un nouvel identifiant ou mot de passe et vous leur éviter d’ouvrir un nouveau logiciel ou une nouvelle fenêtre.

Mais cette intégration offre surtout le pouvoir d’éviter la ressaisie de données en faisant circuler la donnée d’un outil à l’autre. En connectant, par exemple, l’outil de suivi des temps à votre logiciel de facturation, votre ERP, ect.

Les fonctionnalités supplémentaires

Un bon outil de suivi des temps offre souvent des fonctionnalités supplémentaires. Par exemple :

• La possibilité de piloter et suivre vos budgets clients.
• La possibilité de maitriser votre rentabilité.
• La possibilité de générer des factures.
• Un design épuré ou coloré pour garder votre équipe engagée.
• etc.

À noter : Les fonctionnalités supplémentaires sont des extras, tout dépend de vos besoins.

👉 Voilà ! Notre tour d’horizon s’achève ici. Vous l’aurez compris, le choix de votre système de suivi des temps dépend fortement de votre entreprise et de vos besoins.

De notre tanière, nous pensons que la technologie apporte d’innombrables avantages. Mais elle se doit d’être conversationnelle et complémentaire à l’être humain. C’est pourquoi l’utilisation d’un chatbot nous semble la solution la plus adaptée pour suivre ces temps de travail. À vous de faire votre choix ! 😉

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