Est-il encore nécessaire de rappeler l’importance du suivi du temps en entreprise ?

C’est uniquement grâce aux données collectées lors du timetracking que vous pourrez payer voss salariés à leur juste valeur. Par ailleurs, tout manquement à cette procédure vous fait risquer des sanctions de la part de l’inspection du travail.

Peu importe la taille de votre entreprise, vous êtes tenu de quantifier le temps de travail effectif des salariés.

La bonne nouvelle, c’est que la loi n’impose pas de format prédéfini. Cahier d’entrées et de sorties, pointeuses, enregistrements, … Libre à vous de choisir le format qui vous plaît. Et parmi les propositions disponibles, l’une plaît particulièrement aux dirigeants de PME : Excel.

Pourquoi effectuer le suivi des temps avec Excel ?

Le timetracking peut rapidement devenir un véritable casse-tête si les procédures ne sont pas standardisées. Pourquoi ? Parce que vous aurez entre vos mains de nombreuses feuilles ou qu’il manquera des informations cruciales.

Heureusement, ce sont des points qu’il est possible de corriger avec Excel.

🧐 Faciliter l’exploitation des données

Avez-vous déjà essayé d’extraire des informations cruciales à partir d’une dizaine de documents papier ? Ce n’est pas de tout repos ! Calculatrice dans une main, tasse de thé dans l’autre, rien de plus chronophage et difficilement exploitable.

En effectuant le suivi des temps dans Excel, ce problème ne se pose pas.

Il suffit d’inclure une formule de calcul, de sélectionner des données et le tour est joué.

Pour une entreprise, digitaliser le timetracking revient à économiser plusieurs jours de travail par mois.

🤩 Mettre sur pied un processus transparent

L’erreur est humaine. C’est un fait.

Il se peut qu’un de vos salariés oublie d’inscrire son heure d’arrivée ou de mentionner son départ en congés.

Si une seule personne est chargée du suivi des temps, il n’est pas sûr que cette erreur soit remarquée. Pourquoi ? Parce qu’elle peut être fatiguée, ne pas prêter attention ou même être à l’origine de la faute.

L’avantage des tableurs Excel, c’est qu’ils centralisent les données et donc en simplifient la lecture. Dès que l’une des personnes habilitées remarque l’erreur, elle peut automatiquement la corriger et notifier le reste de l’équipe.

Mais il y a mieux…

Pour éliminer complètement les erreurs humaines, optez pour un logiciel de suivi des temps comme Gryzzly. Se présentant sous la forme d’un chatbot intégré à MS Teams ou à Slack, le logiciel comptabilise les heures de travail de vos salariés et bien plus.

🙂 Simplifier la réalisation des audits

Là encore, c’est l’un des atouts majeurs des fiches de présence créées sur Excel.

En effet, le format excel / gsheet est partageable et consultable pour une analyse rapide et approfondis des temps passé par vos équipes sur vos projet ce qui vous permettra de détecter des risques à anticiper et des opportunités à saisir

😇 S’adapter aux différents types de contrats

Dans une entreprise, il n’est pas surprenant de trouver différents types de contrats. Certains salariés seront engagés à temps partiel, d’autres seront rémunérés selon un forfait horaire, etc.

Pour un être humain, il peut être difficile d’effectuer le suivi des temps sans s’emmêler les pinceaux. En paramétrant correctement votre tableur Excel, vous vous simplifierez grandement la tâche.

Comment créer une fiche de présence sur Excel ?

Tous les arguments en faveur d’Excel mentionnés ci-dessus ont fini de vous convaincre. Vous voilà déterminé à réaliser le timetracking de votre compagnie avec le logiciel. Sauf qu’un problème se pose : vous ne savez pas comment créer une fiche de présence sur Excel (ou Google Sheets). Suivez juste les quatre étapes décrites ci-dessous.

1. Insérer les titres et les dates

Pour que votre suivi des temps soit optimal, vous aurez besoin d’un tableur comprenant cinq colonnes. Dans l’ordre, inscrivez les dénominations suivantes dans la première cellule de chacune des colonnes :

• “Heures travaillées” ;
• “Heures supplémentaires” ;
• “Temps total” ;
• “Objectif” ;
• “Coût”.

2. Utilisez les bons formats de cellule

Passé la première étape, il est temps de personnaliser le format des différentes cellules.

Rendez-vous sur la première colonne. Enfoncez le bouton gauche de la souris enfoncé et descendez tout le long. Ensuite, dans le menu, sélectionnez “format” puis “date”. Vous noterez que la première ligne affiche désormais “Date (jj/mm/yyyy)” signifiant que seules les dates sont admises.

Concrètement, si vous devez enregistrer des suivis de temps ayant eu lieu le 15 janvier 2023, vous devrez noter “15/01/2023”. C’est aussi simple que cela.

Ensuite, sélectionnez toutes les cellules dans lesquelles vous devrez noter des heures. Pour optimiser l’opération, sélectionnez-en une avant de faire glisser le curseur le long du tableur. Cliquez ensuite sur “personnalisée” dans le menu principal puis sur “heures”.

3. Automatiser les calculs

Si vous avez décidé de réaliser votre timetracking sur Excel, c’est sans doute pour optimiser la gestion de votre temps. Grâce à la présence de formules de calcul dans Excel, les calculs liés au suivi du temps seront effectués par le logiciel.

Dans les faits, qu’est-il nécessaire de faire ?

Sous le titre “Heures totales”, inscrivez la formule suivante : “=(C2-B2-D2)”.

Par la suite, cliquez dans le coin inférieur droit de la cellule. Maintenez alors le bouton gauche de la souris enfoncé. Il ne vous reste plus qu’à faire glisser le curseur vers les cellules du bas pour que la formule soit appliquée aux autres cases.

Avec cette manipulation, Excel crée en quelques millisecondes des équations “=(C3-B3-D3)”, “=(C4-B4-D4)”, etc.

Attention cependant à ne pas vous arrêter en si bon chemin.

En effet, il vous reste encore à calculer le nombre total d’heures de travail de la semaine. Pour cela, dans la cellule en dessous de la dernière, inscrivez “=SOMME(E2:E8)”.

C’est parfait.

Une fois que vous entrerez les données dans le tableur, Excel se chargera d’effectuer tous les calculs à votre place. Jamais le suivi du temps n’a été aussi simple à mettre en œuvre.

4. Personnaliser la fiche de présence

Pour vous retrouver plus facilement dans vos notes, il est recommandé de personnaliser chaque fiche Excel.

Pour les dirigeants les plus minimalistes, il est possible de se contenter d’attribuer le nom de l’employé au document. Pour les autres, il est possible d’aller un peu plus loin. Avant de créer les cellules Excel dédiées au timetracking, rajoutez les informations suivantes dans des cellules :

• le nom du salarié ;
• le poste occupé actuellement ;
• l’équipe dont il fait partie ;
• les dates de la période ;
• etc.

Les possibilités sont réellement sans limites.

💡 Pour simplifier les opérations liées au timetracking, créez un modèle que vous dupliquerez ensuite pour vos différents collaborateurs. Il est aussi possible de modifier l’apparence des fiches Excel pour qu’elles soient plus agréables à lire.

💡 Pour favoriser le travail collaboratif, pensez à Google Sheets, une version en ligne de Microsoft Excel.

Cela vous semble fastidieux à mettre en place ? Pas de panique, nous avons tout prévu et crée un modèle de Timesheet pour Excel à télécharger.

Enfin, si vous n’avez aucune envie de rédiger ne serait-ce qu’une ligne de calcul, optez pour Gryzzly et détendez-vous pendant que le chatbot se charge de tout. PS : vous disposez de 14 jours pour tester gratuitement l’application.