Les 8 meilleurs outils de time tracking pour les agences de communication
💡 Choisir le bon logiciel de time tracking pour votre agence de communication peut faire toute la différence en termes de productivité, d’efficacité et de rentabilité.
En effet, un logiciel adapté peut vous aider à :
- Suivre le temps consacré à chaque projet, client et tâche avec précision,
- Gérer vos projets de manière plus efficace en suivant l’avancement
- Améliorer la collaboration au sein de votre équipe
- Identifier les opportunités d’optimisation des processus
⏸️ Mais avant de choisir son outil de time tracking, il est important en tant qu’agence de prendre en compte les fonctionnalités suivantes :
a) Le suivi du temps granulaire : La possibilité de suivre le temps au niveau des projets, des clients, des tâches et des sous-tâches est essentielle pour une analyse détaillée du temps consacré à chaque activité. Mais aussi le suivi des heures facturables et la facturation directe aux clients. 💸
b) Les fonctionnalités de gestion de projet : Pour planifier, suivre et gérer les projets de manière efficace, y compris la création de tâches, l’assignation de ressources, le suivi des progrès et la gestion des délais.
c) Les fonctionnalités de collaboration : Permettant aux membres de l’équipe de collaborer facilement. 🤝
d) Le reporting et analyse : Pour vous aider à comprendre comment votre équipe passe son temps et identifier les domaines d’amélioration.
e) Les intégrations : Des intégrations avec d’autres outils que vous utilisez déjà, tels que les outils de CRM, de comptabilité et de gestion de projet.
▶️ Voici donc un top 10 des meilleurs outils de time tracking pour votre agence de communication concocté spécialement pour vous. 🫡
Let’s go ! 🏄
1. Gryzzly
🐻 Gryzzly se distingue comme une solution particulièrement adaptée aux agences de communication. Grâce à son interface conviviale, il permet de suivre en temps réel les heures consacrées à chaque projet, les budgets et la rentabilité, afin de gérer efficacement les équipes et le portefeuille client.
La particularité de Gryzzly est son chatbot intégré à Slack et MS Teams, ce qui permet aux utilisateurs de recevoir un rappel quotidien et de saisir leurs heures directement depuis la messagerie de l’entreprise. Cela permet d’obtenir 90% des heures saisies en fin de mois, sans effort supplémentaire pour les équipes. 🤖
Gryzzly est un outil tout-en-un très performant pour le suivi des heures et des projets, permettant aux entreprises de se concentrer sur leur véritable valeur ajoutée et de gagner en productivité.
Fonctionnalités clés :
- Intégration intuitive avec Slack et MS Teams pour un suivi des temps agréable et ludique.
- Tableau de bord centralisé et mise à jour automatique de l’avancement des projets et des indicateurs clés.
- Alertes prédictives et rappels de saisie.
- Récapitulatifs mensuels qui synthétisent l’état d’avancement des projets.
- Des fonctionnalités de suppression en masse et d’optimisation des imports/exports.
- Support client ultra réactif.
2. Monday
Monday.com est un outil de gestion de projet et de suivi du temps tout-en-un qui offre un large éventail de fonctionnalités pour vous aider à organiser et à gérer votre travail.
👨💻 Il est particulièrement adapté aux agences de communication qui gèrent plusieurs projets simultanément, grâce à ses multiples fonctionnalités de gestion.
Il offre également des options de collaboration et des capacités de reporting personnalisables, et automatise les tâches répétitives pour gagner du temps et améliorer son efficacité.
En plus, il s’intègre de manière transparente avec d’autres outils que vous utilisez déjà.
Cependant, la courbe d’apprentissage de l’outil peut être plus longue que celle d’un simple outil de gestion, en raison de ses nombreuses fonctionnalités.
Fonctionnalités clés :
- Gestion de projet robuste avec des tableaux de bord, des vues Kanban et des listes de tâches.
- Collaboration en équipe avec des fonctionnalités de partage de fichiers, de discussion et de mentions.
- Automatisations pour rationaliser les flux de travail et gagner du temps.
- Reporting et analyse pour suivre les progrès et identifier les tendances.
- Intégrations avec de nombreux outils populaires.
3. Hive
Hive est un outil de collaboration et de gestion de projet qui offre des fonctionnalités de suivi du temps puissantes. Il est idéal pour les équipes visuelles qui aiment voir l’avancement des projets en un coup d’œil. 👀
Il facilite la gestion de projets complexes avec plusieurs dépendances et encourage la collaboration et la communication au sein des équipes.
Fonctionnalités clés :
- Système de kanban visuel pour organiser et suivre les projets.
- Collaboration en équipe avec des fonctionnalités de partage de tâches, de discussion et de fichiers.
- Automatisations pour simplifier les workflows.
4. ClickUp
Clickup est un outil tout-en-un pour la gestion de projet, le suivi du temps, la collaboration et la communication. Il offre une suite complète d’outils pour gérer votre travail en un seul endroit.
Il s’adapte à différents styles de travail et à différentes préférences. Il vous aide à garder tout organisé et centralisé. Pour les agences qui cherchent des options de personnalisation plus poussées, ClickUp est fait pour vous.
💡 Attention cependant à bien configurer et faire vos choix pour que le logiciel fonctionne de manière optimale, en raison de ses options de personnalisation très avancées. Une grande flexibilité exige de planifier systématiquement la mise en œuvre et l’utilisation du logiciel.
Fonctionnalités clés :
- Gestion de tâches flexible avec des listes de tâches, des tableaux kanban et des vues mind map.
- Suivi du temps pour suivre le temps passé sur les tâches, les projets et les clients.
- Collaboration en équipe avec des fonctionnalités de partage de tâches, de discussion et de chat vidéo.
- Fonctionnalités de gestion de documents et de partage de fichiers.
5. Toggl Track
Très populaire, Toggl Track est un outil de suivi du temps simple et facile à utiliser qui convient parfaitement aux équipes de toutes tailles. Il facilite la facturation des clients en fonction du temps travaillé et offre une vue détaillée de la façon dont le temps est dépensé.
Fonctionnalités clés:
- Suivi du temps simple et convivial avec des minuteries faciles à démarrer et arrêter.
- Suivi du temps granulaire par projet, client, tâche et sous-tâche.
- Rapports et analyses détaillés pour identifier les tendances et les domaines d’amélioration.
- Fonctionnalités de facturation pour facturer facilement vos clients en fonction du temps facturable.
- Intégrations avec de nombreux outils populaires
6. Time Doctor
🩺 Time Doctor est un outil de suivi du temps axé sur la productivité qui offre un suivi détaillé de l’activité des employés. Il peut être utile pour identifier les distractions et améliorer la concentration des équipes.
Time Doctor est un bon choix pour les agences qui ont besoin de suivre de plus près les heures de leurs employés à distance ou qui souhaitent améliorer la productivité individuelle.
Pensez donc à bien expliquer les objectifs de suivi des temps à vos équipes, afin qu’ils ne sentent pas qu’on surveille tous leurs faits et gestes !
Fonctionnalités clés:
- Suivi du temps basé sur les activités avec capture d’écran et suivi des URL.
- Rapports détaillés sur la productivité individuelle et de l’équipe.
- Fonctionnalités de gestion des distractions pour aider les employés à rester concentrés.
- Alertes en temps réel pour identifier les comportements improductifs.
- Fonctionnalités de paie pour gérer les salaires en fonction des heures travaillées (optionnel).
7. FunctionFox
FunctionFox est un outil de suivi du temps et de gestion de projet conçu spécifiquement pour les agences de communication. Il offre un suivi du temps granulaire pour les projets, les clients, les tâches et les sous-tâches, et permet de générer des factures en fonction du temps travaillé.
Les fonctionnalités de gestion de projet de FunctionFox telles que la création de tâches et l’assignation de ressources aident à gérer les projets de manière plus efficace.
Fonctionnalités clés :
- Suivi du temps granulaire : permet de suivre le temps passé sur chaque projet.
- Minuteries et feuilles de temps : permettent de démarrer et d’arrêter le chronomètre en un clic.
- Suivi du temps facturable et non facturable.
- Rapports et analyses détaillés sur le temps passé.
8. Clockify
Clockify est également un logiciel de suivi du temps populaire qui offre une large gamme de fonctionnalités pour les entreprises de toutes tailles, y compris les agences de communication.
Il propose un plan gratuit avec des fonctionnalités de base pour le suivi du temps. Si vous recherchez un outil de suivi du temps simple à utiliser, riche en fonctionnalités et abordable pour votre agence de communication, Clockify est une excellente option à considérer.
🫰 Mais attention, les fonctionnalités de la version gratuite de clockify sont limitées.
Fonctionnalités clés :
- Suivi du temps granulaire
- Suivi du temps multi-appareils : pour le temps sur les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones.
- Pointeuses : afin de permettre aux employés de pointer et de pointer leur temps de travail à l’aide de kiosques physiques.
🧐 Le choix du bon outil de suivi du temps pour votre agence de communication est une décision importante ! Elle a un impact directe sur votre productivité, votre rentabilité et votre efficacité.
Prenez bien le temps de comparer les différentes options disponibles et de choisir l’outil qui correspond le mieux aux besoins de votre agence. 🕐
Et n’hésitez pas à essayer plusieurs outils différents pour tester leurs fonctionnalités.
Si jamais (à tout hasard 🤔😁), sachez que le chatbot de Gryzzly utilise un système de rappel quotidien afin d’amener vos collaborateurs à renseigner le temps qu’ils ont alloué à un projet.
Il analyse les habitudes de vos équipes pour offrir des prévisions, alertes personnalisées et récapitulatifs mensuels, facilitant la maîtrise du temps, des budgets et des deadlines.
Profitez de 14 jours gratuits pour essayer Gryzzly dès maintenant, et promis, vous allez être conquis ! 🐻