Comment structurer le suivi des temps de travail ?

Le succès d’un suivi du temps efficace repose sur la manière de structurer votre suivi. Vous avez du mal à l’organiser ? No stress ! On vous explique tout dans cet article 😉
Comment structurer le suivi des temps de travail ?

Vous avez décidé de mettre en place une démarche de suivi des temps ? Bravo à vous, vous avez pris la bonne décision !

Vous avez choisi un logiciel de suivi des temps ? Super !

Maintenant…. Comment l’organiser ?!

Vous souhaitez suivre de manière précise et transparente le temps que vous et vos collaborateurs passez sur chaque tâche, client ou projet, pour tout connaître de votre boîte. Pour cela vous allez devoir croiser les temps passés avec d’autres données de votre entreprise : pôle d’activité, mode de vente, équipe, portefeuille client… Il existe un tas de possibilités, tout dépend de ce que vous voulez observer à la loupe 🧐

La manière d’organiser votre suivi est donc cruciale pour obtenir des informations utiles pour vous. La première chose à faire est de définir comment vous souhaitez suivre vos temps et définir une structure pour votre suivi.

Alors si vous souhaitez côtoyer les étoiles et rendre votre suivi du temps ultra efficace, nous vous proposons trois méthodes pour structurer et optimiser votre suivi.

C’est parti ! Découvrons-les ensemble 😉

Le suivi du temps générique

Votre objectif est de comprendre comment les membres de votre équipe organisent leur temps et voir quelles sont les tâches qui sont les plus chronophages ? La méthode du suivi du temps générique est pile-poil celle qu’il vous faut. Cette technique consiste à structurer votre suivi des temps autour des grands pôles de tâches qui sont présents dans votre société, et à demander à vos collaborateurs de déclarer leur temps de façon régulière.

Plongeons-nous dans la peau d’une agence de communication 360°. Nos grands pôles de tâches pourraient être, les suivants :

Si nous souhaitons utiliser la méthode du suivi du temps générique, nous allons devoir organiser notre suivi du temps autour de ces 5 grands pôles. Comment procéder ? Utiliser un système de tags. Cette astuce vous offre la possibilité d’utiliser des étiquettes pour mieux comprendre et analyser vos projets et leurs activités (sous-tâches d’un projet). Par exemple, si vous créez une catégorie de tags qui correspond à votre planning stratégique, vous pourrez grouper les projets qui requièrent cette tâche et identifier, en un simple coup d’œil, ceux qui demandent le plus votre attention. Définir, trier et filtrer vos tâches sera aussi simple que de faire cuire des pâtes. Plutôt ingénieux, n’est-ce pas ? 🧐

Bien entendu, pour que tout cela fonctionne votre équipe doit jouer le jeu en déclarant régulièrement et correctement leur temps de travail, sinon votre dashboard sera complètement faussé, ce qui rendra inutilisable l’analyse des temps. Pour faire adopter le suivi du temps à vos collaborateurs, proposez-leur un outil pratique et simple d’utilisation, par exemple une application qui s’intègre directement à votre plateforme de communication collaborative (Slack ou Teams).

Le suivi du temps de prestation

Vous avez plusieurs projets d’entreprise en cours ou vous avez vendu de nombreux projets à des clients, et vous ne savez plus où donner de la tête ? La méthode de suivi du temps de prestation va devenir votre meilleure amie, en vous aidant à suivre efficacement l’avancement de TOUS vos projets. Cette pratique repose sur le fait d’organiser votre suivi des temps en fonction de votre mode d’organisation projet ou votre mode de vente.

Imaginons que vous êtes un cabinet de conseil, et que vous avez différents projets sur le gril. Vous savez que la méthode de suivi du temps de prestation est la meilleure solution, pour avoir une vue panoramique sur la progression de chacun, mais vous avez du mal à la mettre en œuvre. Pas de panique ! Choisissez un logiciel de suivi du temps qui vous permettra de :

Trop souvent, le train a tendance à dérailler lors de la gestion des projets. Ces éléments et cette méthode de time tracking sont là pour vous garder sur les rails. En adoptant scrupuleusement cette technique vous serez en mesure de suivre efficacement le déroulement de vos projets, détecter les projets les plus chronophages et surtout à quels moments ils dérapent.

Dites adieu aux situations compliquées à gérer. Elles ne seront plus qu’un mauvais souvenir.

Le suivi du temps spécialisé

Si vous avez besoin de justifier un temps pour une activité spécifique, telle que : le crédit impôt recherche (CIR), le crédit impôt innovation (CII ou C2I), une aide de financement ou une refacturation entre business unit, la méthode de suivi du temps spécialisé est la meilleure option. Le principe ? Structurer votre suivi autour des tâches qui concerne le projet en question.

Prenons l’exemple de Gryzzly. Tous nos projets d’innovation menés par notre Lead Dev, notre CTO et notre Data Scientist sont éligibles au CII et/ou au CIR. Pour justifier nos aides au financement de l’innovation, de la façon la plus claire et précise, nous avons décidé d’opter pour le suivi spécialisé. Nous avons donc segmenté notre suivi des temps passés autour des grandes activités / briques de nos projets d’innovation. Concrètement, comment cela se déroule ? Dans notre interface de suivi, nous avons créé un projet par version du produit ou sujet de travail de travail R&D (ex: Gryzzly v.1.8.0, Machine Learning, etc.) et organisé le travail en sous-tâches (ex: API, APP, UI Design, etc.). Grâce à cette méthode, la récolte des temps passés en R&D est un véritable jeu d’enfant. 🤗 Pour nous simplifier encore plus la vie, nous utilisons notre système de tags, afin d’identifier en un clin d’œil les projets éligibles.

À noter : Dans le cadre d’un suivi des temps spécialisé, il reste intéressant de suivre la globalité de vos temps. Cela vous permettra de comparer le temps passé sur ces tâches précises avec le reste de votre activité.

Barres de progression - Gryzzly

👉 Ça y est : vous n’avez plus aucune excuse pour ne pas structurer et optimiser votre suivi des temps de manière efficace. Vous savez que le time tracking est important pour une entreprise, et nous avons vu qu’il existait trois méthodes de suivi du temps, alors à vous d’opter pour celle qui convient le mieux à votre entreprise 😉 Néanmoins, gardez à l’esprit qu’elles ne sont pas concurrentes, elles peuvent être complémentaires.

✨ Avant de partir apprenez en plus sur le suivi des temps et découvrez comment notre Gryzzly peut vous aider à piloter vos temps et vos projets comme un chef.

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