Comment faire accepter le suivi des temps à votre équipe ?

Faire accepter le suivi des temps de travail à votre équipe est une bataille quotidienne ? Découvrez tous nos conseils pour les motiver de manière rationnelle.
Faire accepter le suivi des temps à votre équipe

En tant que manager, vous avez décidé de mettre en place le suivi des temps dans votre entreprise. Vous avez cherché et testé plusieurs outils avant de dénicher celui qui match avec votre société. Mais vous étiez loin de vous imaginer ce qui allait arriver… Vous présentez votre nouvelle solution de suivi des temps à votre équipe. Et, c’est le drame ! Vous vous retrouvez face à un mur et avec un outil non utilisé.

La cause ? Le suivi du temps de travail est souvent mal compris par les salariés et cette simple expression suffit à semer la peur dans leur tête : peur d’être surveillé, peur de la paperasserie, peur de se retrouver face à une méthode de saisie complexe… Bref, il existe des tas de raisons !

Vous savez que le time tracking est essentiel pour votre entreprise, mais vous voilà prêt à abandonner cette idée. Arrêtez vos pensées négatives, et demandez vous plutôt comment amener votre équipe à accepter le suivi des temps. Vous avez de la chance, car chez Gryzzly nous sommes plutôt doués pour ça. Allez, c’est parti ! On vous explique tout.

Expliquez les objectifs et les avantages du time tracking

Afin d’être certain(e) que le suivi des temps ne soit pas considéré comme quelque chose d’obscur, vous devez clairement expliquer à vos collaborateurs pourquoi vous mettez cette démarche en place. La plupart des employés veulent que leur entreprise réussisse. Ils sont prêts à faire des efforts pour que ça marche, à s’impliquer, mais pour cela, ils ont besoin d’informations. Décrivez précisément ce que signifie le suivi des temps pour votre équipe, mais aussi comment l’entreprise et eux-même en bénéficieront.

Nous vous présentons quelques raisons fréquentes pour lesquelles les entreprises optent pour le time tracking, que vous pourrez aborder avec les membres de votre équipe :

Bien entendu, cette liste n’est pas exhaustive. Mais vous l’aurez compris, inutile de forcer votre équipe à suivre leur temps sans aucune explication. La transparence est capitale pour une coopération réussie.

Précisez ce que le suivi des temps n’est pas

Vous le savez, le suivi des temps de travail génère beaucoup de peur autour de lui. Beaucoup de personnes s’imaginent qu’un être tyrannique surveillera tout ce qu’ils feront. Pour mettre fin à ces idées farfelues vous devez rassurer votre équipe (et les encourager à suivre leur temps) en expliquant de façon claire ce qui ne va pas se passer.

Faites prendre conscience à vos collaborateurs que vous n’utiliserez pas le suivi du temps pour les espionner, les microgérer ou encore même les juger. Oui certes, il existe des outils peu recommandables qui contrôlent ce que font les employés, du style : calcul d’un pourcentage de productivité basé sur le mouvement de la souris et le nombre de frappes sur le clavier ou encore des captures d’écrans des applications utilisées et des sites visités. Prouvez à vos collaborateurs que vous avez conscience des mauvais comportements à éviter en matière de time tracking et que ces pratiques sont loin de vos valeurs ! Rassurez-les et montrez-leur que le suivi des temps est là pour vous aider à accompagner et épauler votre équipe de manière plus proactive. Faites leur comprendre que cet outil n’est pas là pour réduire la valeur de quiconque à un ensemble de chiffres.

Expliquez bien également que la précision est la chose la plus importante. Si vous travaillez en agence, il est assez classique de devoir respecter un quota d’heures facturables, mais insistez sur le fait qu’il n’y a pas un nombre d’heures magiques après lequel vous courrez chaque semaine. Sinon, avec la pression, vos équipiers pourraient être tentés d’inventer leur temps. Ce qui viendrait fausser les résultats et ne serait pas productif au moment de l’analyse des temps.

Informez vos collaborateurs sur la façon de suivre leur temps

Avec Gryzzly, l’installation et la configuration du logiciel sont extrêmement simples et ne nécessitent pratiquement aucun accompagnement. Mais, en tant que responsable, vous devez garder à l’esprit que si vous souhaitez que les membres de votre équipe utilisent votre outil de suivi des temps, il est important qu’ils sachent comment l’utiliser.

Alors, retroussez vos manches et aidez votre équipe à prendre en main la solution. Gardez en tête que moins il y a d’obstacles entre l’outil et vos utilisateurs, plus il y a de chance qu’ils l’adoptent avec succès.

Il faut le reconnaître, quand on ne comprend pas quelque chose, on ne l’utilise pas ! 😉

Informer vos collaborateurs sur la façon de suivre leur temps

Choisissez un outil de suivi des temps pratique

La dernière chose que vos collaborateurs veulent entendre, c’est qu’ils ont une tâche supplémentaire à faire pendant leur journée de travail. Ils sont assez occupés entre les appels, les courriels, leurs clients et leurs projets.

Dans le but de faciliter la saisie de leur temps et rendre plus visible le suivi de leur travail, nous vous recommandons d’intégrer le suivi du temps dans le flux de travail de votre équipe. Comment mettre en place cette intégration ? C’est très simple !

Trouvez un système permettant aux membres de votre équipe de saisir rapidement leur temps pendant qu’ils travaillent. Vos collaborateurs travaillent principalement sur ordinateur ? Renseignez-vous si votre futur outil de suivi du temps dispose d’une application de bureau. Votre équipe passe son temps sur internet ? Vérifiez s’il n’existe pas une extension de navigateur. Vous et vos salariés passez votre temps à échanger sur une plateforme de communication collaborative, type Slack ou Teams ? Regardez si votre outil ne dispose pas d’une version application. Gryzzly est l’exemple parfait ! Son chatbot Slack facilite la récolte du temps de travail en discutant chaque jour avec votre équipe 🐻

Un outil pratique et facile d’utilisation encourage votre équipe à mieux suivre son temps !

Partagez et communiquez sur le compte rendu des temps

Inutile de garder les temps secrets ! Partager le compte rendu des temps avec votre équipe est une excellente façon d’installer un climat de confiance, mais pas seulement. En donnant accès au tableau de bord des temps, vous permettez aux membres de votre équipe d’avoir une vue globale de l’impact de leur travail, ce qui les amènera à réfléchir à de nouvelles façons plus efficaces de faire les choses. Grâce à ce reporting, ils pourront également avoir un oeil sur l’avancement des projets et voir si ces derniers sont rentables et si l’équipe rentre bien dans les budgets prévus.

Néanmoins, gardez surtout à l’esprit qu’il n’est pas question d’utiliser ces données comme un outil de flicage ou de reproches, si vous n’êtes pas satisfait des habitudes de travail de certains. Rappelez-vous que la confiance est une richesse bien fragile : difficile à construire, mais facile à briser !

Partager et communiquer sur vos temps de travail

Soyez à l’écoute des feedbacks de votre équipe

Les membres de votre équipe sont les meilleurs experts de votre entreprise. Ils s’investissent et travaillent sans relâche pour le bon fonctionnement de votre société. Leurs avis et retours sont des richesses à absolument prendre en compte si vous souhaitez prendre de bonnes décisions et faire de bons ajustements.

Il est important de veiller à ce que votre équipe s’adapte bien au suivi du temps. S’ils rencontrent des problèmes ou s’ils ont des suggestions à vous soumettre, écoutez-les et utilisez leurs retours pour améliorer votre système de suivi des temps.

C’est aussi l’occasion de renforcer votre relation et une excellente manière de leur montrer que leurs commentaires et leurs opinions sont pris en compte.

Récompensez l’investissement de l’équipe pour un suivi précis

Qui n’aime pas être récompensé pour ses efforts ? Même avec le logiciel le plus simple du monde, le suivi du temps reste une tâche supplémentaire que les membres de votre équipe doivent accomplir.

Avez-vous déjà entendu parler du “renforcement positif” ? Il s’avère qu’offrir une récompense peut avoir tendance à encourager vos collaborateurs à saisir et suivre leur temps. À vous d’être créatif sur la manière de les récompenser : un petit-déjeuner ou déjeuner gratuit, un jour de congé, une activité, des chèques cadeaux, ou même la simple expression de votre considération. Parfois, il suffit seulement d’une petite marque d’attention pour changer les choses.

Barres de progression - Gryzzly

👉 Ça y est ! Vous avez toutes les clefs en main pour faire accepter le suivi des temps à votre équipe ! Nous espérons que ces conseils permettront à vos salariés de comprendre que le time tracking est loin d’être négatif et peut être plus que bénéfique pour eux.

Vous allez peut-être encore rencontrer des résistances, mais ne perdez pas espoir. Une fois que votre équipe aura adopté le suivi du temps, vous serez surpris de voir à quel point cela les satisfait et change leur vie ! Pouvoir se dire à la fin du mois que nous avons été productif en effectuant du bon boulot, ça rend heureux non ?

Vous êtes curieux de savoir comment Gryzzly peut aider votre équipe à se familiariser avec le suivi du temps ? Découvrez notre chatbot et laissez vous tenter par un essai gratuit 🤗

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