Scale-up : 5 avantages d’utiliser un outil de suivi des temps

Vous êtes une entreprise innovante ? Vous avez plus de 40 collaborateurs ? Vous affichez un taux de croissance de minimum 20% sur ces 3 dernières années ? Démasqué ! Vous êtes une scale-up.

Bravo pour votre évolution digne d’un Salamèche 👏

Maintenant que vous avez trouvé votre océan bleu, vous voilà confronté à un raz-de-marré de challenges : une forte croissance qui ne fait que s’accélérer, un nombre de collaborateurs qui grandit vite et beaucoup d’argent à gérer. Et au début, la gestion de tous ces enjeux et de cette pression n’est pas forcément une chose facile… Surtout quand on a un bureau d’investisseurs qui attend que vous produisiez des retours sur investissement (ROI).

Votre solution ? Disposer en permanence d’une vue panoramique sur l’ensemble de vos projets, et réussir à allouer (au plus juste) l’argent, les ressources et le temps dont vous disposez. Un véritable défi ! Et si nous vous disions qu’un outil de suivi des temps pourrait vous simplifier la vie ? Intéressant, n’est-ce pas ?

Nous allons découvrir ensemble 5 raisons d’utiliser un logiciel de suivi des temps pour analyser votre business en profondeur. Allez suivez-nous ! 🤗

Justifier votre CIR/CII

Par définition, une scale-up est une entreprise qui a su innover et se différencier. On pourra parler d’un caractère disruptif. Or, leur réussite fulgurante ne fait que décupler leur focus R&D pour creuser l’écart concurrentiel, et proposer une valeur toujours plus forte. Cette soif d’innovation permet de bénéficier de certains financements encourageant ces efforts. Le plus populaire étant le financement de l’innovation par les crédits d’impôt (CIR et/ou CII). Il peut s’agir pour une scale-up d’un élément central de la survie de l’organisation. Les dépenses R&D se faisant de plus en plus importantes, les montants éligibles au CII ou au CIR grandissent en même temps que l’entreprise. Et il y a quatre raisons à cela :

• Votre équipe R&D est de plus en plus grande, le recrutement s’accélère et ça coûte cher.
• Vous avez compris votre marché et votre cible est mature pour votre innovation.
• Votre travail est de plus en plus expert, votre R&D de plus en plus nécessaire.
• Votre technologie s’améliore, et vous défrichez des voies encore inexplorées.

🐻 C’est par exemple, le cas de Meero qui fait de l’intelligence artificielle en photo. La société a connu une hypercroissance de folie. Pour continuer à développer leur solution, ils ont dû embaucher plus de monde, ce qui a engendré plus d’éligibilité à la R&D.

🐻 C’est par exemple le cas de Ledger qui propose une offre exceptionnelle sur le marché du blockchain et des cryptomonnaies. Par essence, le département R&D est majeur, levée de fonds et accélération du business continuent d’accroître l’implication de postes innovants éligibles à des crédits d’impôts.

Seulement tout ça est loin d’être une balade de santé, les aides, les financements, et les crédits d’impôts, ça se justifie !

Obtenir une visibilité sur les temps passés en R&D par vos collaborateurs, peut se révéler être un véritable casse-tête. Pourtant vous avez besoin de savoir précisément ce qui se passe au niveau de la R&D, afin de pouvoir justifier le montant de vos aides et anticiper le montant de crédit d’impôt que vous recevrez. Pour vous libérer de cette charge mentale, rien de plus simple : opter pour un outil de suivi des temps.

Un logiciel de suivi des temps vous permettra de justifier les temps passés sur vos projets éligibles au CIR ou/et CII de façon précise, sécurisée et simple. Grâce à lui :

• Valorisez votre démarche d’innovation au plus juste.
• Structurez votre suivi, définissez l’éligibilité des différents postes.
• Bénéficiez d’un suivi quotidien précis sur les tâches éligibles au CIR et/ou CII.
• Sécurisez vos aides à l’innovation en cas de contrôle.

À noter : Faire adopter le suivi des temps à son équipe peut être compliqué. Gardez à l’esprit que vos collaborateurs qui saisiront leur temps n’ont pas forcément envie de se prendre la tête. Choisissez un outil simple, qui s’intègre facilement à leur environnement de travail (ex: un chatbot qui s’intègre à votre plateforme de communication collaborative).

Anticiper vos recrutements

Une scale-up est composée d’une équipe exceptionnelle. Son effectif est d’ailleurs considéré comme l’un des piliers les plus importants du bon développement de la société. Pour cause, une hypercroissance d’activité entraîne une nécessité de recruter, afin d’accompagner la poursuite de la croissance. Vous allez devoir être aux aguets pour intégrer les bons profils, au bon moment et sur les bons postes. Et cette mission n’est pas synonyme de long fleuve tranquille, car vous vous retrouvez confrontés à plusieurs problématiques de scalabilité :

• Gestion d’un effectif important.
• Comment faire pour recruter autant de personnes aussi rapidement ?
• Comment faire pour que les nouveaux salariés ne soient pas perdus ?
• Comment faire pour que vos collaborateurs montent en compétences rapidement ?
• Etc.

Beaucoup de questions et un véritable challenge à surmonter. Pour vous aider, un logiciel de suivi des temps est indispensable. Cet outil vous aidera, entres autres, à :

• Avoir une visibilité sur les équipes et les différents postes de votre société.
• Savoir si vos équipes sont productives ou pas, au sens stratégique, et comprendre pourquoi.
• Suivre la charge de travail, les équipes en surcharges, combien de personnes doivent être recrutées et dans quel service ou dans quelle équipe..

🧐 Imaginons qu’une partie de votre activité repose sur la relation client et le Customer Success. Votre croissance hors du commun vous permet d’accélérer l’acquisition de clients et d’élargir votre marché. Une bonne connaissance du temps nécessaire pour accompagner un potentiel acheteur, ou pour le conserver en tant que client, vous permettra, en fonction de vos estimations de croissance, de renforcer votre équipe avant qu’elle ne soit noyée par le flux exponentiel de besoins client.

Le suivi des temps va vous offrir la possibilité d’anticiper vos recrutements, de façon plus optimale. Vous serez en mesure de savoir précisément quels postes sont en surcharge ou en sous-charge, et d’avoir une idée de la valeur de ce que vous apportera une personne de plus. Il sera plus facile pour vous de savoir s’il est intéressant ou pas de recruter.

Identifier la rentabilité des efforts de vos équipes

Si vous cherchez à connaître précisément la rentabilité de vos actions, un outil de suivi des temps est fort probablement la solution. Observer les temps passés vous permettra de vous rendre compte de la réalité du terrain, et des aspects sur lesquels vous allez devoir centrer tous vos efforts (ex: plus de suivi client que de prospection ou plus d’onboarding que de suivi client). Dans ce contexte, le suivi des temps est un bon moyen de rendre compte :

• De l’endroit où vos collaborateurs passent le plus et le moins de temps.
• Et donc des forces et faiblesses de votre organisation et modèle économique.
• S’il faut recruter plus ou arrêter de recruter, en fonction des coûts et ROI associés.
• Si votre offre et vos services sont suffisamment valorisés et bien vendus.

🐻 Par exemple, Meero utilise un outil de suivi des temps afin de comprendre le temps passé sur leurs différents clients, dans les différentes régions du globe, et sur les différents aspects / process de production, avec leur business units. Leur objectif est d’arriver à savoir au final si un client est rentable, mais aussi et surtout si leur modèle économique est toujours viable et leur service est bien vendu.

Grâce au suivi des temps vous serez en mesure de piloter les temps passés de votre équipe, et donc le coût humain d’un projet, afin de maîtriser vos marges et votre rentabilité.

Anticiper vos dépenses

Quand on devient une scale-up et qu’on réalise une levée de fonds, on se retrouve à devoir gérer beaucoup d’argent et à rendre beaucoup de comptes. Au début, cela peut être déstabilisant. Surtout quand on est Directeur Administratif et Financier (DAF), aussi appelé Chief Financial Officer (CFO), et que l’on est responsable de la bonne gestion des budgets et dépenses ainsi que de l’anticipation des coûts et investissements nécessaires. Pour éviter tout désagrément, vous avez besoin de savoir ce que vous pourrez faire demain, avec l’argent et les ressources dont vous disposez aujourd’hui. Et pour ça, il n’y a rien de plus utile qu’un outil de suivi des temps.

Un logiciel de time tracking vous permettra de recueillir des données précises sur ce qui se passe aujourd’hui à l’instant T, et demain à l’instant T+1, afin de pouvoir anticiper l’instant T+2. C’est un vrai puit de métriques précises qui vous sera vitale pour anticiper vos dépenses.

🧐 Par exemple, vous serez capable de savoir que si vous recrutez un salarié en plus cela va vous coûter 80 000€. Mais en regardant de près son travail, vous savez qu’il va vous rapporter 100 clients dont le panier moyen est de 1 000€ et donc que cet investissement sera rentabilisé. Le suivi des temps vous offre l’opportunité de calculer quelles sont les futures dépenses et ce que vous considérez être les ROI sur ces dépenses-là.

À noter : L’absence de fonds dans une société nuit à son bon développement, c’est pourquoi votre capacité à résister à la dépense et à l’anticiper pourrait bien vous empêcher de sombrer !

Gérer vos budgets

En tant que scale-up vous avez réussi à récolter beaucoup d’argent, par le biais de votre produit et/ou par le biais de nombreux investisseurs. À l’heure où il peut être parfois compliqué de gérer son argent personnel au quotidien, il vous arrive de vous demander comment est-il possible de réussir à gérer un budget aussi colossal ? C’est beaucoup de pression qui repose sur vos épaules, n’est-ce pas ? Vous avez à prendre des décisions lourdes, car il ne faut pas que l’argent ne s’envole par la fenêtre. La gestion des budgets est fondamentale, vos décisions doivent être réfléchies.

Figurez-vous que là aussi, un outil de time tracking peut vous simplifier la vie. Pilotez vos budgets sera un vrai jeu d’enfant. Grâce au suivi des temps, vous pourrez :

• Suivre en temps réel la consommation de vos budgets.
• Anticiper les dépassements de budget.
• Gérer le budget alloué à certains postes.
• Gérer les paies et les congés.

Une bonne solution pour gérer vos budgets en toute simplicité, qu’en dites-vous ?

👉 Nous avons tendance à croire qu’aucune entreprise ne peut soutenir une forte croissance sans disposer des outils adéquats, et un logiciel de suivi des temps doit faire partie de votre paysage technologique. En l’adoptant, vous verrez que booster et assurer votre rentabilité n’aura jamais été aussi simple.

✨ Vous n’êtes pas tout à fait convaincu… Laissez-vous tenter et découvrez encore plus d’informations sur le suivi des temps.