Optimisez votre gestion des temps : logiciel de suivi d'activité

Qui a dit que le suivi des temps se devait d'être un casse-tête chinois ? Assurément pas Gryzzly, le chatbot qui optimise le timetracking. Apprenez-en plus avec Gryzzly 👇
Optimisez votre gestion des temps avec un logiciel de suivi d’activité

Peu importe la taille de votre entreprise ou son secteur d’activité, vous devez absolument dédier des ressources au suivi d’activité.

Autrement, comment saurez-vous à quelle hauteur rémunérer vos salariés, comment prioriser vos projets ou encore gérer votre effort commercial ? 🤔

Eh oui, la gestion des temps est au cœur de toutes les entreprises performantes.

D’ici, Gryzzly perçoit déjà les froncements de vos sourcils. Une part de vous se remémore toutes ces heures passées à remplir des tableurs Excel et à appeler vos salariés pour collecter les fiches de présence 😰.

Ça, c’était avant !

Aujourd’hui, des solutions comme Gryzzly permettent d’assurer le suivi des temps avec une facilité déconcertante.

Qu’est-ce que la gestion des temps et des activités ?

Aussi appelée GTA, la gestion des temps et des activités représente l’ensemble des processus permettant de suivre et de contrôler la durée de travail.

L’objectif de la GTA est de collecter tous les éléments essentiels à l’attribution des éléments variables de la paie. Il est ici question du temps de travail effectif, des congés, des absences, etc. C’est pourquoi elle est parfois considérée comme étant le suivi des temps de présence sur une période donnée.

Cependant, ce serait une grossière erreur de limiter la GTA à un contrôle horaire. En effet, la GTA va plus loin en incluant par exemple la planification horaire ou le suivi des heures supplémentaires.

Disons que la gestion des temps et activités a vocation à assurer le suivi complet des temps de travail et des absences du personnel.

Qui est concerné par la GTA ?

Absolument toutes les compagnies.

Entreprises comme organisations publiques, TPE comme multinationales, associations, … Si vous engagez du personnel, vous êtes tenu de mettre sur pied un processus de timetracking.

En premier lieu, sur le plan légal, il s’agit d’une obligation fixée par la législation française. Et sur le long terme, la GTA permet de déterminer la rentabilité des activités. Plus important encore : c’est grâce à cette dernière que vous pourrez estimer vos heures facturables ou les efforts alloués à chaque projet d’équipe à leur juste mesure.

Quelle est l’importance de la GTA ?

Malgré la définition ci-dessus, il se peut que vous hésitiez encore à adopter un logiciel de suivi des temps. Sans doute n’avez-vous pas réellement conscience de l’intérêt de ce dernier… Si les chatbots tels que Gryzzly ont le vent en poupe, c’est grâce aux bienfaits qu’ils procurent.

⚖ Respecter les obligations légales

Le Code du Travail ne laisse planer aucun doute quant à la durée maximale que des salariés peuvent passer en entreprise. Dans ce dernier, il est clairement mentionné que :

Afin d’éviter l’exploitation de la masse salariale, le Code du Travail encadre fortement le temps consacré à l’entreprise.

Sur demande de l’inspection du travail ou en cas de litiges, la compagnie doit être en mesure de prouver qu’elle respecte la loi. Si elle est incapable, elle encourt une amende de 2 000 € par salarié. En outre, si la requête intervient dans le cadre d’un litige avec l’employé, la cour de cassation considère de facto que les dires de ce dernier sont véridiques.

Alors oui, la gestion des temps n’est pas l’activité à laquelle pensent systématiquement les chefs d’entreprise. Néanmoins, elle est essentielle pour éviter les déboires juridiques et vous prémunir contre les employés véreux.

✊ Fournir des données fiables

Pas toujours simple de rester assidu sur le remplissage des feuilles de temps, la tâche est rébarbative, répétitive et prend souvent place en fin de journée

En revanche, si vous dématérialisez le processus, le taux d’erreur passe en dessous de 1%.

Prenez le cas de Gryzzly. Reconnaissable grâce à son ours violet, le chatbot s’est donné pour mission de simplifier le suivi des temps. Et le moins que l’on puisse dire est qu’il y parvient parfaitement.

Après intégration à Slack ou à MS Teams, le chatbot envoie immédiatement un message de salutations aux employés présents. Dès lors, il commence à comptabiliser leur temps de travail effectif. À noter qu’il permet aussi d’attribuer des tâches, d’effectuer des rappels automatiques et bien plus. Tout ça, sans que vous n’ayez à lever le petit doigt.

Et parce que Gryzzly désire démocratiser la gestion horaire, l’application peut être testée durant 14 jours gratuitement. Qu’attendez-vous pour l’essayer ?

⚡ Améliorer la productivité de votre équipe

L’avantage des timetrackers, c’est qu’ils permettent de voir le temps réellement consacré à une tâche. Avec de cette information, vous pourrez réagir en conséquence et améliorer votre planification et votre production.

💡 Prenons un cas concret.

En regardant le tableau de bord de Gryzzly, vous réalisez que contacter cinq prospects par jour prend deux heures et non une comme prévu. Deux options s’offre à vous, soit vous effectuez un réajustement du temps prévu, soit vous réviser vos process pour les améliorer.

💡 Autre exemple.

Après analyse, vous réalisez que John a de la peine à respecter les délais, faute à un excédent de tâches à accomplir. En revanche, Béatrice opère largement en dessous de son potentiel réel car reçoit peu de missions.

Pour améliorer le rendement de l’ensemble de l’équipe, vous pouvez confier une partie des tâches de John à Béatrice.

Pendant longtemps, la gestion des temps a été perçue comme un moyen de “surveiller” ses collaborateurs. Il n’en est rien. C’est plutôt un outil permettant d’obtenir des indicateurs de succès d’une rare pertinence.

😍 Améliorer l’organisation des équipes

Déjà, lors du point suivant, vous avez eu la possibilité de mieux attribuer les missions entre les membres de votre équipe. Sachez que les logiciels de suivi des temps ne s’arrêtent pas là. En plus de tenir compte des limites légales des plannings, ces derniers permettent de suivre les heures supplémentaires, les astreintes, etc.

À tout moment, vous savez exactement qui est en train de travailler sur quelle tâche. Cela vous permet de mieux gérer l’avancée des projets et de déceler des talents.

Bien évidemment, c’est aussi un excellent moyen de simplifier le processus de paie. En quelques clics, l’outil vous donne le temps de travail effectif de chacun.

Mieux : il fait la distinction entre les heures réglementaires et celles supplémentaires. Et au cas où, il peut même tenir compte des différents régimes (temps plein, temps partiel, forfait-jour, etc.).

À ce stade, une seule question demeure : qu’attendez-vous pour optimiser votre suivi des temps avec un logiciel ?

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