Comment choisir le bon outil de time tracking ?

Le temps est votre ressource la plus précieuse, surtout dans le monde des affaires d’aujourd’hui. Optimiser son utilisation est essentiel pour la réussite de toute entreprise. C’est là qu’intervient le time tracking, ou suivi du temps.

Le time tracking permet aux entreprises et aux équipes de suivre le temps consacré à des tâches, des projets et des clients spécifiques.

En capturant des données précises sur l’utilisation du temps de travail, vous pouvez :

• Identifier les tâches chronophages et les goulots d’étranglement
• Améliorer votre facturation et votre gestion de projets
• Développer de meilleures habitudes de travail
• Prendre des décisions stratégiques basées sur des données fiables

🤔 Cependant, avec la multitude d’outils de time tracking disponibles sur le marché, choisir le bon peut s’avérer être un défi.

N’ayez crainte ! Nous sommes là pour vous guider à travers le processus de sélection, en vous présentant les 3 étapes clés à suivre pour trouver l’outil idéal qui répondra parfaitement à vos besoins spécifiques. 😌👇

1. Définissez vos besoins de time tracking

Avant de vous lancer dans la recherche d’outils, il est crucial de définir clairement vos besoins en matière de time tracking.

En comprenant vos objectifs et vos défis uniques, vous serez en mesure de sélectionner un outil qui vous offre les fonctionnalités et la flexibilité nécessaires pour optimiser votre utilisation du temps.

💡Commencez par réfléchir aux 5 catégories suivantes :

• La structure du suivi du temps : Souhaitez-vous suivre le temps par projet, par tâche, par client, ou par une combinaison de ces éléments ? Avez-vous besoin d’une granularité plus fine, comme le suivi des absences ou de vos grandes verticales métiers ?

• Les fonctionnalités requises : Avez-vous besoin de fonctionnalités de base comme le simple suivi du des heures de travail et la facturation ? Ou recherchez-vous des fonctionnalités avancées telles que la gestion de projet, la planification des ressources, le suivi de budget, la gestion des feuilles de temps, et la création de rapports détaillés ?

• La taille et composition de votre équipe : Votre équipe est-elle petite et locale, ou géographiquement dispersée ? Avez-vous besoin d’un outil qui prend en charge la collaboration à distance et le travail en équipe ?

• L’intégration avec des outils existants : Utilisez-vous déjà des outils de gestion de projet, de comptabilité ou de communication ? Si oui, il est important de choisir un outil de time tracking qui s’intègre facilement avec vos outils existants pour garantir un flux de travail fluide et rationalisé.

• Le budget : Quel montant êtes-vous prêt à investir dans un outil de time tracking ? Comparez les différents plans tarifaires proposés par les fournisseurs et tenez compte des fonctionnalités offertes par rapport à votre budget et aux gains en termes de gestion de votre activité.

2. Pensez à l’adoption du time tracker par l’équipe

🤷 Un outil de time tracking performant ne sert à rien si personne ne l’utilise. Tenez compte de la facilité d’utilisation et de la convivialité de l’outil, mais surtout de comment l’outil va s’intégrer dans les habitudes, les process et les outils existant utilisés par votre équipe.

Choisir un outil intuitif et facile à prendre en main pour tous les membres de votre équipe, minimisera ainsi la courbe d’apprentissage. Sélectionner un outil qui s’ancre dans les habitudes de votre équipes favorisera l’adoption généralisée.

3. Évaluez les outils de time tracking

Une fois que vous avez une idée claire de vos besoins, vous pouvez commencer à évaluer les outils de time tracking disponibles.

Heureusement, il existe de nombreuses options sur le marché, chacune proposant un ensemble unique de fonctionnalités et de points forts. Voici quelques éléments clés à prendre en compte lors de votre évaluation :

👉 Au niveau des fonctionnalités :

• Le suivi du temps : Évidemment, l’outil doit permettre un suivi simple et précis du temps passé sur les tâches, les projets et les clients. Vérifiez entre autres les options de saisie de temps manuelle et de saisie en masse, ou l’interconnexion avec les outils du quotidien de votre équipe.

• L’adéquation avec vos spécificités métier : Par exemple, si vous avez besoin de suivre les temps passés sur des projets facturés à vos clients, posez vous la question : le logiciel s’adapte t-il à vos méthodes de vente et de facturation ? Vous permet-il de suivre et de catégoriser vos projets par expertises métiers ?

• L’adéquation avec votre organisation interne : La granularité de saisie sur le projets vous permet-elle un suivi qui s’adapte à la façon dont vous structurez vos projets ? Par exemple : Clients > projet > tâche > sous tâche

• L’intégration dans les outils de vos équipes : Comme mentionné précédemment, la possibilité d’intégrer l’outil de time tracking avec vos logiciels existants est un atout majeur pour garantir un flux de travail fluide. Pensez à vérifier si l’outil possède des intégrations avancées avec vos outils, une API, ou des fonctionnalités d’import / exports des données.

• L’exploitation facile des données : L’outil propose-t-il des interfaces de reporting en ligne, des exports complets et facilement exploitables pour vos analyses ?

• La mobilité : De nos jours, le travail à distance et la collaboration mobile sont des éléments clés. Assurez-vous que l’outil choisi est accessible via des applications mobiles et web, permettant aux utilisateurs de suivre leur temps et de collaborer de n’importe où.

👉 Au niveau de la qualité :

• Interface utilisateur : L’interface utilisateur de l’outil doit être intuitive, rapide, et puissante pour tous les utilisateurs, même ceux qui ne sont pas familiers avec les outils de time tracking.

• Facilité et rapidité de mise en place dans votre organisation : L’outil de time tracking est-il simple à déployer ? Nécessite-t-il des configurations complexes et une installation sur tous les postes de votre organisation ?

• Support client : Un support client réactif et accessible est essentiel pour vous aider à résoudre les problèmes et à tirer le meilleur parti de l’outil.

• Une documentation complète : L’outil sélectionné a-t-il une documentation à jour et complète afin de vous guider dans son usage et son déploiement ?

N’oubliez pas de tester l’outil avant de l’acheter. La plupart des fournisseurs d’outils de time tracking proposent des essais gratuits, ce qui vous permet de tester les fonctionnalités et la convivialité de l’outil avant de vous engager.

👉 Au niveau de la compatibilité et de la sécurité

Outre les fonctionnalités et la qualité de l’outil , il est important de prendre en compte la compatibilité et la sécurité de l’outil de time tracking, à savoir :

• Le système d’exploitation : Assurez-vous que l’outil est compatible avec les systèmes d’exploitation utilisés par votre équipe (Windows, macOS, iOS, Android).

• Les navigateurs web : Si l’outil est basé sur un navigateur web, vérifiez sa compatibilité avec les navigateurs populaires (Chrome, Firefox, Safari, Edge).

• La protection des données : L’outil doit garantir la sécurité et la confidentialité de vos données de suivi du temps. Recherchez un logiciel de gestion qui utilise des technologies de cryptage et de protection des données de pointe.

• La sauvegarde et restauration des données : L’outil doit proposer des options des garanties en termes de protection et sauvegarde des données, de maintenance et corrections de bug et des engagements disponibilité. Si le produit n’est pas fonctionnel ou plus accessible, cela peut affecter grandement votre entreprise, votre facturation et votre pilotage projet.

4. Le coût du time tracking

On le sait très bien, le prix est un facteur important à prendre en compte lors du choix d’un outil de time tracking.

Mais ne vous focalisez pas uniquement sur le coût ! Le time tracking peut générer un retour sur investissement important en augmentant la productivité et la rentabilité de votre équipe.

Comparez les différents modèles de tarification : abonnement mensuel/annuel, par utilisateur, fonctionnalités à la carte. Calculez le ROI potentiel et tenez compte des coûts supplémentaires (configuration, formation, support client).

👀 Choisir le bon outil de suivi du temps ne se résume pas à comparer des fonctionnalités. Il est important de prendre en compte la structure du suivi que vous souhaitez mettre en place, vos besoins spécifiques et les habitudes de travail de vos équipes.

Un outil trop complexe ou difficile à utiliser risque de ne pas être adopté par les équipes, ce qui rendra le suivi du temps inefficace.

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