La crise sanitaire du Covid-19 a bouleversé l’organisation de nombreuses entreprises. Pour continuer nos activités nous avons été nombreux à recourir au télétravail. Grande nouveauté, car pour la majorité le télétravail n’était pas dans les habitudes de l’entreprise, avant le confinement. Et aujourd’hui, la question de sa mise en place de manière pérenne se pose.

Beaucoup d’entreprises ont du relever le défi, mais adapter ce nouveau mode de collaboration à ses équipes ne s’improvise pas, n’est-ce pas ? La question de la bonne manière de manager ses équipes en télétravail est devenue centrale. Notre conseil ? Pour rester efficace à distance, il est impératif de repenser votre management autour de la confiance et de la communication, et bien entendu de s’équiper des bons outils. Vous souhaitez conserver une vision panoramique sur le travail de vos équipes et sur l’avancée de vos projets ? Le suivi des temps sera votre meilleur ami.

Suivez-nous ! On vous explique pourquoi et comment le faire accepter à votre équipe 😉

Télétravail : pourquoi utiliser le suivi des temps ?

Alors que la tendance du travail à distance s’accélère, il est plus que jamais essentiel de savoir gérer efficacement votre équipe à distance. Comment savoir qui travaille sur quoi et quand ? Dans la pratique, vos collaborateurs peuvent remplir très bien un bon vieux Excel hebdomadaire ou vous envoyer un mail avec leurs plages horaires travaillées, mais croyez-nous, cela va rapidement s’avérer être un vrai casse tête, pour tout le monde.

Notre solution ? Utiliser un logiciel de suivi des temps ! Pourquoi ? La mesure du temps de travail est une pratique obligatoire pour les employeurs en France, mais elle ne doit pas être votre seule motivation. En tant que manager, vous devez aussi être en mesure de pouvoir suivre l’avancée de vos projets, sans pour autant fliquer vos collaborateurs. Aux dernières nouvelles, vous n’êtes pas gendarme ? 😅

C’est là que le suivi des temps entre en jeu ! Grâce à lui vous disposerez d’une visibilité à 180° sur l’ensemble de vos projets et vos équipes. Organiser vos projets, définir des objectifs livrables et ajouter des étapes intermédiaires de réalisation sera un véritable jeu d’enfant ! Certes, la dispersion géographique des équipes est un vrai challenge, mais le time tracking vous offre aussi la possibilité de suivre et gérer facilement le temps de vos équipes. Avec les données en temps réel, travaillez plus intelligemment. Voyez immédiatement qui est disponible pour travailler sur de nouveaux projets, ou au contraire qui est complètement sous l’eau.

Un outil de suivi des temps vous aidera à mieux comprendre votre équipe, à organiser votre travail et à vous synchroniser peu importe où vous êtes ! Elle est pas belle la vie ? 😉

Comment faire accepter le suivi des temps à vos télétravailleurs ?

Avec le Covid-19, le travail d’équipe est entré dans une toute nouvelle dimension. Bien que le suivi du temps offre aux équipes en télétravail un excellent moyen de rester synchronisé, il permet aussi de faciliter et d’organiser son travail d’un point de vue individuel.

Néanmoins, parler de l’instauration du suivi des temps peut faire peur à vos équipes. Ils peuvent avoir le sentiment que vous souhaitez les surveiller. Faire accepter le suivi des temps à vos équipes peut s’avérer être un vrai casse-tête. Mettez fin à leurs idées négatives et faites leur découvrir les principales raisons pour lesquelles ils devraient suivre leur temps et en quoi cela est nécessaire pour l’entreprise.

Rester concentré

Soyons honnêtes, le travail à la maison n’est pas forcément évident. Vos collaborateurs peuvent se retrouver confrontés à beaucoup de distractions : un appel téléphonique de leur mère (qui sait qu’il est à la maison et qu’il travaille, mais qui ne peut pas s’en empêcher), un chien à promener, un enfant qui court dans la maison… Bref, difficile de rester concentré et de se rappeler quelles tâches doivent être faites !

Et pourtant, rester concentré devrait être la priorité absolue. Pas de panique, le suivi du temps peut les aider à y parvenir. En suivant leur temps, ils pourront prioriser et organiser leurs tâches.

Apprendre du temps passé

Lorsque l’on suit quelque chose, que ce soit une routine sportive ou les temps de travail, on devient plus conscient de la réalité de la situation. Imaginons que votre salarié pense rédiger un article en 3h. Il termine son article et réalise qu’il lui fallait au total 6h30 pour l’écrire (recherche + rédaction + relecture). Plutôt simple et efficace d’apprendre pour mieux prévoir le temps du prochain ! N’est-ce pas ? 😉

Le suivi des temps est un excellent moyen d’analyser ses temps passés et de prévoir combien de temps il faudra à l’avenir pour telle ou telle tâche. Cet outil aidera vos employés à prendre du recul sur leur travail.

Améliorer la façon de répartir son temps

Si vos collaborateurs savent combien de temps ils passent sur une tâche spécifique, ils peuvent mieux gérer leur travail quotidien et répartir leur temps sur leurs projets. Disons que l’un de vos salariés est plus productif le matin, il pourra s’assigner les tâches qui lui prennent le plus de temps à ce moment-là de la journée. Non seulement il sera plus organisé, mais il pourra également en faire plus. Utiliser un outil de suivi du temps, permettra également aux membres de votre équipe de voir combien de temps est inutilement passé dans certains domaines et quels domaines nécessitent plus de temps et d’investissement de leur part.

Conserver un équilibre vie pro-vie perso

Lorsque l’on travaille à distance, le risque de se surmener est d’autant plus grand : difficulté de se poser des limites, envie de bien faire… Cependant, il est impératif que vos collaborateurs définissent un rythme de travail qui leur correspond, soit en définissant des horaires de début et de fin de journées, ou encore en fixant un temps de travail maximum par jour. Et c’est là que le suivi des temps peut les aider !

À noter : Un logiciel de suivi du temps est bénéfique aux télétravailleurs que s’il est réellement conçus pour eux. Nous voulons dire par là qu’il doit être convivial (il facilite et automatise la récolte de temps, comme notre chatbot 🐻 ) et construit sur la confiance (il permet aux salariés de partager des données de temps avec leurs pairs, sans craintes). Comme on dit : " les bons outils font les bons télétravailleurs ".

👉 Le suivi des temps sera votre principal allié en cette période de crise sanitaire et télétravail ! Il vous aidera à comprendre vos collaborateurs, à suivre l’avancement de vos équipes sur vos projets et à avoir une meilleure communication afin d’organiser votre travail de manière efficace.

Vous hésitez encore ? Découvrez en plus sur le suivi des temps et sur comment notre Gryzzly peut vous aider à gérer vos équipes à distance. Croyez-nous, ils ne résisteront pas à son charme ! 🐻🤗