Facturation du temps : méthode, outils et rentabilité

Facturer au temps, c’est le quotidien de pas mal d’entreprises de service, d’agences ou de freelances. Mais entre le temps réellement passé sur un projet, celui qu’on saisit, celui qui est facturable, et celui qu’on facture effectivement… il y a souvent un sacré écart. Et cet écart coûte cher.

Dans cet article, on fait le point pour vous aider à y voir clair : comment bien organiser la facturation du temps, quels outils utiliser, et surtout comment éviter d’y passer vos soirées pour sauver la rentabilité.

Qu’est-ce que la facturation du temps ?

La facturation du temps consiste à rémunérer un travail en fonction du temps passé sur un projet, une mission ou une tâche. C’est la base dans pas mal de métiers comme le conseil, les agences, le dev ou les bureaux d’étude.

Contrairement au forfait (où le prix est fixé d’avance), ici on facture à la durée. Et il existe plusieurs manières de faire :

• TJM / Taux journalier moyen : on vend une journée de travail à un prix fixe, ce qui permet une estimation globale mais demande une vraie rigueur dans la planification.
• Tarif horaire : plus granulaire, il s’applique souvent à des missions ponctuelles ou à du support.
• Temps passé plafonné : on facture au temps, mais dans la limite d’un budget défini à l’avance. Cela implique de savoir suivre ses temps avec précision pour ne pas exploser le plafond.

Les enjeux cachés de la facturation du temps

À première vue, ça semble simple. Mais en réalité, cela touche à des aspects bien plus larges.

Rentabilité

Quelques heures non déclarées ou mal catégorisées, et c’est toute la marge qui s’effondre. Difficile d’optimiser sans un vrai pilotage des temps et des budgets, surtout quand les projets s’enchaînent.

Transparence client

Aujourd’hui, beaucoup de clients attendent une vraie clarté sur ce qu’ils paient. Le détail des prestations, le temps passé, les étapes du projet… tout repose sur un suivi des temps de travail rigoureux et lisible.

Organisation interne

Facturer au temps oblige à structurer les tâches, organiser les plannings, et répartir les responsabilités. Un outil de gestion du temps clair évite bien des flous dans la communication interne.

Respect des obligations (audit, CIR…)

Dans certains cas, comme le crédit impôt recherche, tout doit être tracé et justifié. D’où l’importance d’avoir des données fiables et exportables à tout moment.

Pourquoi la facturation du temps dérape souvent ?

Même avec de bonnes intentions, la facturation du temps est souvent mal maîtrisée. Non pas par négligence, mais parce que le suivi quotidien est complexe, morcelé, ou peu priorisé.

Beaucoup d’entreprises estiment “avoir une idée” du temps passé sur les projets. Mais dans les faits :

• Les collaborateurs ne déclarent pas ou peu leurs heures
• Les temps sont saisis en retard ou à la louche
• Les données sont réparties entre Excel, mails et outils maison

Ce flou coûte cher. C’est pour cela que l’adoption d’un time tracker est importante. Cependant, elle dépend souvent du contexte, de la culture d’équipe et du niveau de confiance autour de la saisie des temps.

Comment bien facturer son temps ? Les bases à poser

1. Définir ce qui est facturable

Avant même de parler outils, il faut définir ce qui est censé être facturé ou pas :

• Les réunions ?
• Les temps de gestion de projet ?
• Le support post-livraison ?
• La formation interne ?

Chaque entreprise a ses règles, mais l’important c’est qu’elles soient claires, connues, et appliquées.

2. Organiser le suivi du temps

Il ne s’agit pas juste de suivre le temps global d’une mission, mais de le ventiler par projet, par phase, voire par tâche. C’est ce qui permet ensuite d’identifier les dérives, de comparer avec le temps vendu, ou de piloter la charge des équipes.

Cette structuration du temps de travail est la base d’un gestion du temps fiable, surtout dans des environnements multi-projets.

3. Trouver le bon niveau de granularité

Trop de détail, et les équipes décrochent. Pas assez, et l’information est inutilisable. Un bon compromis consiste souvent à suivre le temps par demi-journée ou par tâches récurrentes. Certains choisissent une saisie hebdomadaire, d’autres une saisie au fil de l’eau. L’essentiel est de choisir une méthode et de s’y tenir.

4. Mettre en place un système fiable

On ne va pas se mentir : la feuille Excel n’est pas toujours un système fiable. Elle est difficilement partagée, sujette aux erreurs, et peu exploitable dans la durée.

Un bon outil de suivi du temps doit permettre :

• Une saisie rapide et intuitive
• Un récapitulatif automatique des temps passés par projet
• Des alertes en cas de dépassement
• Des exports pour la facturation, le pilotage, ou le CIR

Calculer ses heures facturables : mode d’emploi

Ce n’est pas parce qu’on a travaillé toute la journée qu’on peut tout facturer. C’est justement là que beaucoup se font piéger : tout ce qui occupe du temps n’a pas forcément sa place sur une facture.

Pour y voir plus clair, le mieux est de poser une structure simple :

Temps facturable = Temps total travaillé – Activités non facturables

En clair, il faut faire le tri entre :

• ce qui entre dans le périmètre de la mission (production, réunions client, support prévu, gestion de projet intégrée…)

• et ce qui relève de la vie interne de l’équipe (réunions d’équipe, temps de formation, tâches transverses ou administratives)

Activité	Durée	Facturable ?
Rédaction livrable client	3h00	✅ Oui
Réunion avec le client	1h00	✅ Oui
Réunion hebdo avec l’équipe	0h45	❌ Non
Formation interne (SEO)	1h00	❌ Non
Mails, échanges projet	1h00	✅ Oui
Organisation / To-do / pause	0h45	❌ Non

• Temps facturable : 5h00
• Temps total : 7h30
• Taux de facturation : ~66 %

💡 C’est en suivant ce genre de logique que vous pourrez calculer votre taux d’activité facturable, un indicateur clé pour piloter la rentabilité de vos équipes.

Gagner en rentabilité sans perdre en qualité

Quelques bonnes pratiques peuvent éviter les écarts trop fréquents entre prévisionnel et réel :

• Comparer le temps passé au temps vendu
• Identifier les projets chronophages
• Adapter ses tarifs ou ses conditions contractuelles
• Piloter les marges projet par projet
• Donner de la visibilité aux responsables d’équipe sur les dérives

Ce pilotage repose souvent sur des outils plus complets, comme ceux utilisés dans un logiciel de GTA (gestion des temps et activités), qui combine saisie, visualisation et alertes sur les dérives.

Et l’automatisation dans tout ça ?

Automatiser, ce n’est pas fliquer. C’est simplifier le travail pour tout le monde. Que ce soit via des rappels, des exports automatiques ou une intégration directe dans les outils de communication comme Slack ou Teams, un outil de time tracking bien intégré facilite la vie… et améliore les taux de saisie.

Encore faut-il qu’il soit bien choisi, en fonction de vos besoins. Il existe aujourd’hui de nombreux critères pour choisir un outil de time tracking : ergonomie, personnalisation, compatibilité avec votre environnement.

En résumé

Facturer le temps, ce n’est pas juste une question de chiffres. C’est une manière de mieux structurer ses projets, de piloter ses ressources et de valoriser le travail réellement accompli.

Mais pour que ça fonctionne, encore faut-il que la base soit solide : une gestion du temps claire, un suivi fiable, et une culture d’équipe tournée vers la transparence. Ça passe souvent par des ajustements simples : revoir ses habitudes, repenser ses outils, et parfois… commencer par un bon compte rendu d’activité.

Et si vous commenciez simplement par revoir comment vous calculez vos heures de travail au quotidien ? 😉