Time Tracker : définition, avantages et guide complet pour suivre le temps de travail
Le suivi du temps de travail n’est plus une option : c’est un levier de performance, de transparence et de rentabilité pour toutes les entreprises, quel que soit leur secteur. Et pour répondre à ces enjeux, un outil s’impose : le time tracker.
Mais de quoi parle-t-on exactement ? Quelles sont les bénéfices concrets ? Comment choisir le bon outil ? Voici un guide complet pour comprendre, adopter et tirer parti d’un time tracker dans votre organisation.
Qu’est-ce qu’un time tracker ?
Un time tracker (ou outil de suivi du temps) est un logiciel qui permet d’enregistrer le temps passé sur chaque activité, projet ou client.
Ces outils de suivi du temps se déclinent sous diverses formes : applications web accessibles depuis n’importe quel navigateur, applications mobiles pour un suivi en déplacement, ou intégrations parfaitement incorporées dans les plateformes collaboratives comme Slack ou Teams.
Contrairement aux méthodes manuelles ou aux feuilles Excel, un time tracker offre une mesure précise, structurée et exploitable du temps de travail, essentielle pour la gestion des projets, la facturation, le pilotage de la rentabilité ou la justification d’activité (comme dans le cadre du Crédit Impôt Recherche).
Pourquoi utiliser un time tracker ?
1. Pour disposer d’indicateurs fiables
Peu importe votre secteur d’activité, le temps est votre ressource la plus précieuse. Si vous utilisez votre temps sans égards, vous risquez de faire banqueroute. Eh oui… Même un gros chèque n’a plus de valeur si le temps consacré à la réalisation de la mission est trop long.
C’est là où des outils de gestion des temps peuvent vous aider.
En observant le temps alloué à chaque tâche, vous serez en mesure de prendre de meilleures décisions.
- Quelles sont les tâches qui génèrent les revenus les plus intéressants ?
- En termes de chiffre d’affaires, quels sont les clients qui vous rapportent le plus ?
- Est-ce une bonne idée de poursuivre avec le projet X ou Y au vu du temps investi ?
Au quotidien, les dirigeants d’entreprise sont amenés à prendre pléthore de décisions vitales pour l’avenir de la compagnie. Le temps est un indicateur qui permet de déterminer la pertinence (ou non) d’un objectif.
2. Pour mieux planifier vos activités
Supposons que vous soyez décorateur d’intérieur.
Lors de la première rencontre avec vos clients, vous facturez un étatde l’existant. Si vous ne savez pas combien d’heures peut vous prendre cette tâche, sur quels critères comptez-vous établir un devis ?
Si vous facturez trop bas, vous ne rentrerez pas dans vos frais. Dans le cas où le prix annoncé est trop haut, vous courez le risque de perdre le client.
En mesurant le temps passé sur vos tâches avec un outil de timetracking, vous saurez exactement combien de temps allouer à chaque mission. Par ricochet, vous serez donc à même de fixer un tarif équitable.
3. Pour éviter les retards et autres imprévus
En plus de vous permettre de mieux facturer vos services, un outil de suivi des temps permet d’éviter les retards. Entre les délais initialement prévus et ceux respectés, il se peut qu’il y ait un fossé.
Retards de livraisons, impondérables, problèmes avec des fournisseurs ou partenaires, … Si vous aviez mis sur pied un calendrier trop optimiste, voire irréaliste, il est probable que vous ne parveniez pas à tenir les délais.
En revanche, si vous avez fait bon usage des données produites par un outil de timetracking, vous aurez une meilleure marge de manœuvre.
Mieux encore : le fait de suivre les activités dans le logiciel vous permettra de réagir promptement avant qu’il ne soit trop tard. Dès que vous remarquez qu’une tâche prend du retard, accordez-y votre attention.
4. Pour améliorer la productivité de vos équipes
Le suivi du temps a un avantage non négligeable : il incite les salariés à rester concentrés sur leurs tâches. En permettant à votre équipe de se concentrer sur des blocs de temps, ils seront pleinement consacrés à la tâche et éviterons les petites dérangement et solicitations parasites pour dédier leur pleine attention à leur objectif.
Eh oui, le timetracking permet d’éviter de travailler sur plusieurs projets en même temps et donc de se disperser. Si vous avez la fâcheuse tendance à vous laisser distraire, cet outil vous aidera à recentrer vos pensées.
5. Pour se décharger d’un fardeau
Avant, le contrôle du temps se devait d’être effectué par un humain. Carnet à la main, ce dernier scrutait les aller-retours des salariés et notait chacun de leurs gestes. Cette méthode avait son lot d’inconvénients parmi lesquels :
- 😰 une ambiance délétère au travail : le contrôleur était vu comme une taupe, comme l’homme à abattre ;
- 😶 une technique qui manquait de fiabilité : s’en remettre à l’humain implique toujours d’accepter que des informations ne soient pas 100 % correctes ;
- 😭 une charge horaire considérable : par peur que les techniciens ne contrefassent leur temps de travail effectif, certains managers notaient eux-mêmes leurs heures d’arrivée et de sortie. Le hic, c’est que cela rajoute un poids énorme aux responsabilités qu’ils endossent déjà.
Heureusement, ça, c’était avant.
Avec Gryzzly, l’ours violet qui optimise le suivi du temps, il n’est plus nécessaire de jouer au gendarme.
S’intégrant avec MS Teams et Slack, le chatbot détecte immédiatement la présence des salariés et entame naturellement la comptabilisation de leur temps de travail effectif. Doté d’une interface particulièrement fluide, Gryzzly vous permet de suivre l’avancée du projet au fur et à mesure.
Séduit par cette offre ? Vous serez heureux d’apprendre que Gryzzly propose 14 jours d’essai gratuits.
Mettre en place un système de suivi du temps permet de fluidifier les échanges entre les collaborateurs tout en se pliant à la législation en vigueur.
6. Pour mieux répartir le travail
Dans toutes les équipes, il est difficile de répartir correctement la charge de travail.
Étant donné qu’un timetracker vous donne un aperçu réel du temps de travail effectif de tout un chacun, vous pourrez mieux allouer le travail. Prenez quelques-unes des missions que vous avez confiées à un salarié surchargé et attribuez-les à un autre un peu moins occupé.
S’il s’agit de tâches techniques, qui ne peuvent être réalisées par une autre personne-ressource, c’est qu’il y a un souci. Cela peut refléter un système opérationnel défaillant ou pouvant être optimisé.
Le fait de recourir à un timetracker permet de détecter une mauvaise utilisation des ressources humaines et d’y remédier rapidement.
7. Pour détecter les activités cachées
Il se peut que vous ayez oublié ou sous-estimé certaines missions. C’est notamment le cas avec les tâches administratives telles que les emails de relance ou les appels téléphoniques.
En consultant le tableau de bord de votre timetracker, peut-être noterez-vous que vos salariés consacrent plusieurs heures à une mission spéciale. Prenez cette dernière en considération pour avoir une idée plus réaliste de la journée type d’un salarié. 😉
8. Pour simplifier la gestion des tâches
Si vous avez l’habitude d’utiliser des tableurs Excel ou des feuilles vierges, vous savez que la situation peut vite se transformer en capharnaüm. À la différence des supports physiques, un logiciel a trois avantages majeurs :
- ⏱ la saisie des données se fait en quelques secondes, voire minutes ;
- 📑 les comptes-rendus d’activités ont un format unique et sont disponibles à tout instant ;
- 🗂 les informations sont automatiquement centralisées et recoupées en quelques secondes.
En quelques mots, disons que choisir un timetracker, c’est simplifier au maximum vos activités de contrôle et de suivi du temps. Y a-t-il réellement avantage plus intéressant que celui-là ?