Comment calculer vos heures facturables ?

Il y a une tâche qui est presque aussi complexe que le suivi d'activité : le calcul des heures facturables. Que comptabiliser ? Gryzzly répond 👇
Comment calculer vos heures facturables ?

15 % des prestations de conseil ne sont pas facturées aux clients. Sur un service d’une valeur de 4 000 €, cela fait 600 € qui disparaissent dans la nature. Et tout ça à cause de difficultés lors du suivi des heures facturables.

Rien qu’à cause de cette statistique dévoilée par la London School of Economics, vous devriez revoir vos procédures de suivi des temps 🤔.

Chez Gryzzly, nous savons que ce n’est pas toujours facile. Oui… Nous sommes au courant que 17 % d’entre vous perdent des clients à cause d’une facturation confuse. En parallèle, nous sommes aussi conscients que vous n’avez aucune envie de passer des heures à réviser des chiffres.

C’est pourquoi nous vous proposons une méthode simple et rapide pour calculer vos heures facturables 🐻. Mais avant, un peu de précision : au fait, qu’est-ce qu’une heure facturable ?

Qu’est-ce qu’une heure facturable ?

Un travail facturable est une mission dont l’exécution est intimement liée à la réalisation d’un projet.

Sous cette expression sont regroupées les activités de recherche, la conception, les tâches administratives liées à la mission, etc. Tout ce qui est essentiel à l’atteinte des objectifs peut faire l’objet d’une découpe en heures facturables.

💡 Prenons le cas d’un cabinet d’assistance juridique baptisé “Le Père & Le Fils”, en abrégé LPLF.

Le 3 janvier 2023, LPLF reçoit la visite de M. Arnaud, un entrepreneur qui désire réaliser une fusion-acquisition. Cependant, pour éviter les couacs, M. Arnaud souhaiterait que des professionnels rédigent son contrat. Un sourire aux lèvres, les juristes de LPLF acceptent aussitôt.

Comme pour toute mission, les juristes doivent se renseigner sur la législation et examiner des cas traités en cours de cassation. Toutes ces recherches leur prennent 25 heures.

Une fois l’étude bibliographique terminée, ils doivent procéder à la rédaction et à la relecture du contrat. Grâce à un outil de timetracking, ils réalisent qu’ils y ont consacré pas moins de 10 heures.

En tout, pour assister M. Arnaud dans sa fusion-acquisition, le cabinet LPLF a investi 25 heures de travail. Ces 25 heures sont toutes facturables.

En revanche, le cabinet LPLF ne peut pas inclure dans cette case des éléments tels que la formation professionnelle de ses salariés ou la comptabilité. En effet, ces activités sont essentielles au fonctionnement général de l’entreprise et non la mission relative à M. Arnaud.

La facturation à l’heure est très présente chez les prestataires de service. Pensez aux cabinets juridiques, aux avocats, aux agences conseils, etc. Et si vous lisez ces lignes, c’est sans doute que vous monétisez votre temps.

Quelles sont les règles s’appliquant aux heures facturables ?

La notion de contrat au temps

Certaines prestations sont faciles à circonscrire et donc à facturer. D’autres le sont un peu moins.

Par exemple, si vous engagez un cabinet comptable pour réaliser vos déclarations fiscales, il y a fort à parier que le prix soit fixé à l’avance. En effet, du fait de la standardisation de la tâche, les professionnels peuvent avoir une idée précise des ressources à engager et facturer en conséquent.

En revanche, il est difficile de dire la même chose pour tous les secteurs.

Supposons que vous ayez fait appel à un formateur pour vous aider à prendre la parole en public. Ce dernier aura des frais fixes et d’autres qui dépendent entièrement de la situation. C’est pourquoi il procédera d’abord à une évaluation de votre compétence avant de fixer le nombre de séances.

Et ce ne sont là que quelques exemples.

Dans le premier cas, on parle de contrat à prix fixe. Dans le second, il est question de contrat au temps. L’importance des logiciels de suivi de temps tend à se faire ressentir avec la seconde variation d’agrément.

Les clauses de non dépassement

Pour éviter les mauvaises surprises lors de la réception de la facture, un client peut demander qu’une clause de non dépassement soit rajoutée. Dans les faits, cela signifie que le prestataire ne pourra pas facturer au-delà d’un certain montant.

À noter que ce n’est pas recommandé pour les projets de longue durée. En effet, les coûts s’additionnant, il n’est pas sûr que vous puissiez rentrer en possession de vos gains.

Les approximations

Lors de la facturation, il est de coutume d’arrondir au dixième d’heure, ou de six minutes, les données collectées par le timetracking. Ainsi, si vous avez passé quatre minutes au téléphone avec un client, vous pouvez facturer six minutes.

La méthode ultime pour calculer vos heures facturables

Il est temps d’entrer dans le vif du sujet : comment être payé à votre juste valeur en n’oubliant pas les heures facturables ?

1. Créer un registre pour chaque client

Dans un registre vierge, notez les entrées de temps et les descriptions à même d’identifier chaque client.

Ce document n’a pas à être complexe. Il peut s’agir d’une feuille de carnet, d’un tableur Excel ou d’un fichier numérique. L’important est qu’il comporte le nom du client, la mission de ce dernier et la date de début.

2. Lancer le décompte

Dès que vous ou l’un de vos collaborateurs commencez à travailler, notez l’heure exacte. Une fois que vous avez fini, inscrivez l’heure de fin et faites le décompte.

Ou alors, simplifiez-vous la vie en optant pour Gryzzly, l’outil qui simplifie le suivi des temps.

Gryzzly est un logiciel de timetracking qui fonctionne avec MS Teams ou Slack. Pour chacun de vos collaborateurs, il crée automatiquement une fiche de suivi où sont notées les heures de travail effectif.

Vous vous demandez sans doute comment Gryzzly s’y prend pour effectuer le suivi d’activité des membres de votre équipe ? C’est très simple ! Grâce à un système de rappel quotidien, notre chatbot vient interroger vos collaborateurs sur le temps qu’ils ont dédié aux différentes tâches et projets dans la journée.

Simple et efficace.

3. Analyser fréquemment les chiffres

L’une des pires erreurs que vous puissiez commettre est de laisser les notes s’accumuler.

Pour éviter de crouler sous les données, fixez-vous une fréquence à laquelle vous passerez en revue vos heures facturables. Il peut s’agir d’une fois par semaine, d’une fois par mois ou d’un rythme trimestriel.

💡 On entend par période comptable la fréquence à laquelle une entreprise envoie les factures à ses clients.

4. Réaliser une estimation totale

Au moment d’établir votre comptabilité, additionnez toutes les heures facturables susmentionnées.

Si vous procédez à l’ancienne, conservez les notes globales dans un registre indépendant de ceux de vos clients. Ainsi, au moment d’envoyer les factures, vous n’aurez qu’à procéder ligne par ligne.

5. Trouver la somme qui vous est due

Multipliez le nombre total d’heures facturables par le taux horaire de chaque collaborateur ayant réalisé ces heures.

Ainsi, si vous percevez 65 €/heure et que vous avez accumulé 100 heures facturables, vous devriez recevoir 6 500 €.

Désormais, le calcul des heures facturables n’a plus aucun secret pour vous 😉.

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