“Est-ce que vous avez saisis vos temps ? j’ai besoin de faire mon reporting !”, “On en est ou sur le budget du client XXX j’ai besoin de savoir si je peux facturer !””, …

À chaque fin de mois, c’est le même cirque.

Au moment de compiler le suivi des temps de vos salariés, vous ne savez plus où donner de la tête. Parfois, c’est parce que les informations sont sur des documents que vous ne retrouvez plus. Dans d’autres cas, c’est parce que vous n’êtes pas sûr des lois en vigueur.

Oui… Pour de nombreux dirigeants d’entreprise, le suivi des temps s’apparente comme une contrainte. Et le hic, c’est qu’il est impossible de le jeter aux oubliettes.

En effet, le timetracking est essentiel pour calculer la juste rémunération des salariés et éviter des sanctions de l’inspection du travail. Heureusement, récemment, un ours violet baptisé Gryzzly a fait son apparition… 🐻

Comprendre la notion de temps de travail effectif

En tant qu’employeur, vous êtes tenu de rétribuer vos employés pour leur temps de travail effectif. C’est-à-dire la période pendant laquelle le salarié travaille pour l’employeur, suit ses instructions et ne peut pas faire autre chose en même temps.

L’enjeu du suivi des temps est donc de vous permettre d’avoir une idée précise du temps de travail effectif de vos collaborateurs.

Vous vous demandez sans doute pourquoi ? La réponse est simple ! 👇🏼

Si vous sous-estimez leur temps de travail effectif, vous les paierez en dessous de leur contribution réelle, vous exposant à des poursuites judiciaires. Si vous surestimez leur disponibilité, cela induira une perte financière considérable.

Eh oui… Le timetracking est loin d’être futile. Sans lui, il est peu probable que vous ayez la mainmise sur vos finances.

⏰ Quelles sont les tâches incluses dans le temps de travail effectif ?

C’est la question que se posent tous les gestionnaires de ressources humaines. Autant il est naturel d’inclure le temps passé à accomplir les missions, autant certaines tâches échappent au radar des dirigeants. Il s’agit notamment :

• des heures de délégation des représentants du personnel ;
• des heures allouées aux formations si ces dernières sont commanditées par (ou pour) l’entreprise ;
• des congés payés tels que ceux de maternité/paternité ;
• du temps passé en visite médicale ;
• des heures d’intervention des employés ayant été placés en astreinte.

⏰ Quelles sont les tâches non incluses dans le temps de travail effectif ?

Pour atteindre ses objectifs, le salarié va également passer du temps sur certaines tâches liées au travail, mais qui ne pourront être comptabilisées lors du calcul de la paie. Il est ainsi possible de citer :

👉 le temps de trajet

Le temps passé pour quitter le domicile afin d’atteindre le poste de travail ou vice versa ne joue aucunement sur la paie. Cependant, si le salarié est en situation de handicap, il peut demander une compensation en jours de repos.

À noter que les déplacements professionnels (rendez-vous avec les clients, etc.) sont considérés comme étant du temps de travail effectif.

👉 le temps d’habillage

Certains postes exigent de revêtir une tenue spéciale. C’est par exemple le cas des caissiers, des agents d’entretien, etc. Cela signifie qu’une fois arrivés sur les lieux de travail, les employés doivent changer de tenue. Et qu’au moment de partir, ils doivent aussi revêtir leurs vêtements habituels.

Le temps de déshabillage comme d’habillage n’est pas inclus dans les fiches de paie.

👉 les pauses

Même si le salarié est tenu de rester sur le lieu de travail, le temps qu’il passe en pause ne peut être comptabilisé comme du temps de travail effectif. Cette règle n’est pas valable si l’employé participe à des déjeuners professionnels ou doit rester sur le qui-vive durant ses heures de repos.

👉 les absences

Les congés sont considérés comme du temps de travail effectif et sont donc payés.

En revanche, les grèves ou les mises à pied ne sont pas comptabilisées par les logiciels de suivi des temps.

👉 les formations

Attendez avant de crier à la contradiction !

Plus haut, il a été dit que les formations devaient être considérées comme du temps de travail. Toutefois, ce n’est valable que si ces dernières sont suivies dans le cadre du plan de développement professionnel mis sur pied par la compagnie.

En revanche, si la formation est initiée par le salarié ou suivie en-dehors des heures de travail de celui-ci, elle n’est pas comptabilisée.

👉 les astreintes

Encore un autre élément qui peut sembler paradoxal 😅.

En fait, les heures passées en astreinte font initialement l’objet d’une compensation. Cependant, si à un moment donné le salarié est sollicité, le temps passé en intervention est alors additionné aux heures de travail conventionnelles.

👉 les jours fériés

Seul le 1er mai est converti en temps de travail effectif lors du suivi des temps.

Comment calculer le temps de travail des salariés ?

Cela dépend. Est-ce que la durée de travail est comptée en heures ou bien en jours ?

⏳ Si la durée du travail est mesurée en heures

Selon l’article L3121-27 du Code du Travail, légalement, un employé est tenu de travailler au maximum 35 heures/semaine. En dessous, on parle de temps partiel. Et au-dessus, ce dernier a droit à une prime liée à la réalisation d’heures supplémentaires.

📝 Bon à savoir : certains accords ou conventions prévoient des durées de travail inférieures ou supérieures à celle prévue dans l’article L3121-27 du Code du Travail.

À noter qu’à l’échelle mensuelle, cela implique que l’employé doit travailler au moins 151,67 heures.

⏳ Si la durée de travail est mesurée en jours

Dans ce cas, le timetracking se basera uniquement sur les jours ou les demi-jours travaillés. À noter que la loi limite le nombre de jours travaillés à 218 par an auxquels viennent s’ajouter une journée de solidarité.

Si vous vous questionnez sur la méthode de calcul de ce forfait, elle est la suivante :

• nombre de jours compris sur un an : 365 ;
• nombre de samedis et de dimanches dans une année : 104 ;
• nombre de jours ouvrés de congés payés : 25 ;
• nombre de jours fériés tombant de lundi à vendredi : 7 (en 2021).

Il ne reste plus qu’à effectuer 365 – (104 + 25 + 7). Le chiffre obtenu est 219.

La loi limitant le nombre de jours de travail à 218, le salarié aura donc droit à 11 jours de repos.

Comment être sûr que le suivi des temps est effectif ?

Tout simplement en vous équipant d’un outil.

Il y a une raison pour laquelle les applications de pointage ont autant le vent en poupe.

Avec les fiches de présence traditionnelles, le traitement est manuel, sujet à erreur, chornophage et peut exploitable.

Avec un logiciel de timetracking, vous réduisez considérablement les oublis, erreurs. Plus encore lorsque l’outil est intuitif et ludique, comme se veut être Gryzzly, vous obtiendrez des données fiables et régulière ce qui vous permettra d’articuler votre pilotage d’activité et votre management

S’intégrant avec Slack et MS Teams, ce chatbot facilite le suivi des temps par projet, la répartition des tâches et bien plus.

Et ce n’est pas tout ! Durant 14 jours, vous avez l’opportunité de tester gratuitement le timetracking de Gryzzly. Foncez ! 🤗