Les cinq étapes pour réussir votre gestion de projet

Une nouvelle année débute, et avec elle arrive de nouveaux objectifs, une nouvelle roadmap et de nouveaux projets à mettre en place, piloter et suivre afin qu’ils soient menés à bien.

Alors peut-être cherchez-vous LA méthode quant à leur gestion, plus structurée, moins chronophage et permettant une visualisation claire des ressources utilisées à chaque étape de sa réalisation.

Mais, lorsqu’il est question de méthodologies, on se retrouve vite perdu entre méthode traditionnelle, agile, kanban, approche scrum, lean management, méthode PERT… Alors simplifiez-vous la tâche et découvrez les 5 étapes à suivre pour assurer une gestion de projet professionnelle !

Le cadrage

Avant toute chose, il est important, pour ne pas dire nécessaire, d’établir le périmètre de votre projet. Bien définir le cadre du projet permet que tous les acteurs du projet aient une vision commune sur ses objectifs et ses contraintes.

Pour les objectifs, ils sont très variables d’un projet à l’autre donc difficiles à catégoriser. En revanche, les contraintes sont plus facilement identifiables : délai de réalisation, coûts financiers ou budget alloué, technologies et outils nécessaires, et enfin les ressources humaines qui seront sollicitées. Il peut être également judicieux de considérer le marché, sa santé et l’actualité de la concurrence notamment, afin de lancer le projet au moment opportun.

C’est également pendant le cadrage que l’on va définir l’ensemble des KPI du projet. Ces indicateurs clés de performance permettront le suivi par le chef de projet du lancement à la conclusion. Ils permettront notamment d’adapter le projet en cours de réalisation et de savoir précisément ce qui a fonctionné lors du feedback. Nul besoin d’en suivre des dizaines, trop d’informations tue l’information, d’autant plus qu’ils nécessitent un suivi quotidien, et leur efficience s’en trouverait amoindrie.

Passer par cette étape permet de poser les bases du projet et d’évaluer sa bonne faisabilité, en plus de permettre de justifier sa conduite à tout moment.

La planification

Grâce à l’étape de conception, vous savez que le projet est faisable et sera utile pour l’entreprise ! Prochaine étape : la planification, phase cruciale dans la bonne conduite du projet.

Ici, il est question d’échéancier, d’estimation de consommation des ressources, de descriptions détaillées des différentes étapes, et enfin de gestion des risques.

Pour cela, on va définir les grandes phases du projet, et chacune d’entre elles pourra être découpée en un ensemble de tâches, ou “activités”, à réaliser avant de passer à la suivante. Enfin, on va répartir toutes ces phases chronologiquement avec un délai de réalisation, jusqu’à la livraison du projet.

Ensuite, il est temps d’évaluer les ressources disponibles et de les affecter. Et par ressources, on entend notamment les effectifs et leurs compétences, ainsi que le matériel disponible.

En effet, on va notamment définir les rôles de chacun tout au long du projet et ainsi constater si l’on possède en interne toutes les compétences nécessaires. Encore une fois, cette étape a pour but de traiter en amont une complication qui pourrait intervenir en pleine conduite du projet. Les questions quant au fait de devoir recruter un nouvel employé ou le besoin de faire appel à des indépendants pourront ainsi trouver réponse dès la planification.

Vous l’aurez compris, la planification est une étape clé dans la gestion de projet, elle nécessite certes du temps et un travail conséquent, mais vous permettra de gagner énormément en efficacité et réduire les risques dans la suite de la vie du projet.

L’exécution

L’objectif ici est de passer à la réalisation du travail prévu suivant les phases de cadrage et de planification. Les rôles de chacun, les moyens à employer et les étapes y ont été détaillés.

C’est en fait le moment où on peut sortir des rails de ce qui a été planifié. Il est bien plus simple de prévoir une action que de réellement la réaliser. On peut donc passer bien plus de temps sur une tâche qui s’avère plus complexe que prévu, et par conséquent qui décalerait la chronologie du plan initial.

En effet, malgré toute l’énergie déployée à la conception et à la planification du projet, c’est la phase d’exécution qui détermine factuellement sa réussite et le tempo des différentes étapes de travail.

L’astuce Gryzzly : organiser une réunion de lancement

La phase d’exécution commence généralement par une réunion de lancement pour mobiliser les équipes, leur présenter ce qui a été conçu pendant la phase de planification, aligner tout le monde sur les contraintes du projet et sur les objectifs à atteindre. Le tout pour donner l’impulsion nécessaire au bon déroulement du projet. C’est le moment où vos équipes pourront poser leurs questions et où vous pourrez également lever leurs craintes.

La bonne impulsion au début de la phase d’exécution ne suffit pas, il est nécessaire de suivre et piloter le travail des équipes des production c’est là le rôle de la 4ème phase qui se déroule bien souvent en parallèle : le contrôle et le suivi.

Le suivi et le contrôle

Ici, c’est aux chefs de projet que l’on s’adresse plus particulièrement. En effet, l’une de ses missions est d’assurer un suivi régulier et minutieux durant la phase d’exécution du projet, et cela passe par :

• Suivre l’atteinte des jalons

• Garder la maîtrise du planning

• Contrôler l’atteinte des objectifs

• Surveiller l’évolution des KPIs définis en amont

• Garder un oeil sur la consommation du budget client

• Et enfin s’assurer que le projet reste rentable.

Tout cela dans le but de pouvoir prendre la bonne décision au bon moment si le projet tend à s’écarter du droit chemin sur un de ces points.

Le manager ou chef de projet va donc devoir collaborer tout au long du projet avec ses équipes, et ses compétences pourront lui permettre par exemple de remobiliser l’équipe, ajuster le périmètre du projet, négocier une rallonge budgétaire ou une extension de délai de livraison par exemple. Pour cela, la mise en place de réunions à rythme régulier (hebdomadaire, mensuel ou trimestriel selon le projet) est fortement conseillée.

La bonne communication avec les équipes, comme le client, est essentielle durant cette phase et permettra de garder tout le monde concerné et satisfait jusqu’à la clôture du projet.

Nous vous recommandons la lecture de notre article sur les 10 commandements du chef de projet pour adopter toutes les bonnes pratiques de ce métier.

Adopter un outil de suivi de projet comme Gryzzly vous permettra de garder un œil (et le bon 😉) sur les indicateurs vitaux de vos projets : budget, temps passés, rentabilité, deadline, etc.

La clôture : l’heure du bilan

C’est fini ! Non ? Non, pas encore. 90% du projet est terminé, reste donc à le clôturer en effectuant les 10% restants.

Ici, l’enjeu est principalement de veiller à ce qu’aucun détail ne soit omis, au risque de ternir la qualité du rendu, voire de passer à côté de certains objectifs. Et oui, nous le savons, le diable se cache dans les détails ! Alors quitte à soigner son travail jusqu’au bout, il ne faut pas hésiter à passer du temps sur la clôture du projet.

Il est désormais temps de réunir toutes les parties prenantes afin de faire un retour d’expérience global sur la conduite et la réalisation du projet.

Quel que soit le type de projet, il est important de ne pas effectuer cette réunion trop longtemps après la fin de celui-ci, même s’il est voué à fournir des résultats sur un peu long terme.

En effet, ici l’objectif est plutôt de recueillir l’avis de chacun sur les méthodes employées, les difficultés rencontrées, les pistes d’amélioration pour les futurs projets, ce qui a bien ou moins bien fonctionné en somme. Le tout dans le but de ne pas reproduire les mêmes erreurs dans un futur projet et de pouvoir s’améliorer !

Ce sera également le moment idéal pour demander à votre client quel est le prochain projet que vous mènerez ensemble ! 😉

Vous l’aurez compris, la gestion de projet requiert de l’apprentissage, de la souplesse et aussi beaucoup de rigueur. De nombreuses méthodes existent afin de faciliter la gestion de projet, alors pour aller plus loin, retrouvez nos articles dédiés aux méthodes kanban et PMbok.