Dans les années 50, Toyota doit faire face à un afflux de plus en plus important de commandes. L’industrie automobile est en plein boom et les usines peinent à suivre le rythme. En fin de journée, les ouvriers sont épuisés alors même que les objectifs ne sont pas atteints.

C’est dans cette atmosphère trépignante que la méthode Kanban, véritable méthode de suivi de projet, a vu le jour. S’appuyant sur des repères visuels et sur la participation de tous, elle donne d’excellents retours quand bien implémentée.

Comment fonctionne la méthode Kanban ?

Supposons que vous ayez décidé d’opter pour la méthode Kanban gestion de projet en présentiel.

Dans ce cas de figure, la première des choses à faire est de noter une tâche à effectuer sur chacune des étiquettes

Idéalement, si le projet implique plusieurs ressources, allouez une couleur à un secteur. Par exemple, tout ce qui a trait au marketing digital peut être rédigé sur des pense-bêtes bleus. Ou alors, les missions relatives aux bugs informatiques seront mentionnées sur des étiquettes oranges. Avec cette classification, il sera plus simple d’aller au bout des opérations.

Prenez le temps de bien définir les actions à poser. Ensuite, rédigez-les sur vos pense-bêtes ou dans les sections d’un logiciel de suivi de projet adapté à la méthode Kanban.

Cette première étape passée, tracez (si besoin virtuellement) un tableau dans lequel vous glisserez des colonnes. Chacune d’entre elles indiquera un état d’avancement. Quelques illustrations de colonnes utilisées dans la méthode Kanban gestion de projet :

• À analyser ;
• À planifier ;
• À déléguer ;
• À faire ;
• À tester ;
• À comparer ;
• En cours ;
• Terminé ;
• Etc.

Sans surprise, un tableau Kanban doit posséder au moins les colonnes “À faire”, “En cours” et “Terminé”. Afin de maximiser la productivité, il est aussi recommandé d’indiquer un nombre minimal et maximal d’éléments par colonne.

Au début du projet, toutes les étiquettes se trouvent dans la colonne “À faire”. Au fur et à mesure que ce dernier progresse, le pense-bête passe d’une colonne à l’autre. Ce n’est qu’une fois qu’il est dans la case “Terminé” qu’il est retiré.

Pourquoi la méthode Kanban est-elle si efficace ?

Comme tous les processus, la méthode Kanban gestion de projet requiert un certain temps d’adaptation. Pire, elle se heurtera peut-être à la réticence de certains collaborateurs. Pour que l’entreprise en tire pleinement profit, il est crucial de se rappeler des quatre piliers de la méthode Kanban, lesquels ont été énoncés par David J. Anderson.

1. Commencer par ce que vous faites actuellement

Implémenter la méthode Kanban gestion de projet n’implique pas de tout balayer du revers de la main. Pas du tout. Pour les fondateurs de cette méthodologie, il est même préférable que les changements s’effectuent en douceur.

Basez-vous sur les procédures actuellement en place et faites-les évoluer graduellement. Ainsi, les salariés auront le temps de se familiariser à cette nouvelle méthode de travail.

2. Accepter d’appliquer les changements évolutifs et augmentés

Ce point s’inscrit dans la continuité du premier.

En acceptant que les modifications se fassent les unes à la suite des autres, vous aurez moins de peine à faire accepter la méthode Kanban. Surtout, résistez à la tentation de faire de grands changements en une fois ou par le biais de vagues successives. C’est le moyen le plus court pour enregistrer un taux d’échec retentissant.

À la place, ce processus encourage les changements à faible échelle mais continus et progressifs.

3. Tenir compte des processus, des rôles et des responsabilités de chacun

C’est un autre point qui explique le succès de ce processus.

Dans la méthode Kanban gestion de projet, les responsabilités individuelles sont respectées et encouragées. De même, la structure hiérarchique est préservée telle qu’elle et le leadership n’est pas perturbé.

Encore une fois, cela facilite l’acceptation de ce mode de fonctionnement par les équipes. Étant donné que la chaîne de commandement demeure la même, les réticences sont moins nombreuses.

4. Encourager les actes de leadership à tous les niveaux

Pourquoi ? Parce que les meilleures idées ne viennent pas forcément du haut. Dans ce mode de travail, toute initiative visant à améliorer l’entreprise est accueillie à bras ouverts. C’est aussi un moyen d’inciter à l’innovation et de créer un environnement de travail propice.

Dans ce mode de travail collaboratif, tout le monde a droit à la réponse. Collaborateurs indépendants, cadres supérieurs, techniciens, … Peu importe le rang de la personne, elle est libre de proposer une idée et de voir cette dernière implémenter.

Comment être sûr d’obtenir d’excellents résultats avec cette méthodologie de travail ?

Bien exécutée, la méthode Kanban gestion de projet donne des résultats spectaculaires. Afin d’être sûr d’en tirer le plein potentiel, il est nécessaire d’adopter six bonnes pratiques. Encore une fois, ces dernières ont été énoncées par Anderson et ont fait leurs preuves à maintes reprises.

1. Visualiser le processus

Au-travers des étiquettes (ou pense-bêtes), les membres de l’équipe ont plus de facilité à visualiser l’ensemble du processus. En un clin d’œil, ils savent exactement à quel niveau ils sont et quelles sont les tâches à accomplir pour aller au palier supérieur.

Entre le jeu de couleurs et les colonnes, il n’a jamais été aussi simple de gérer un projet de A à Z.

2. Limiter le nombre de tâches en cours

Autre point sur lequel il est nécessaire d’insister : le balisage des tâches à réaliser.

Si la personne a trop de missions à accomplir, elle aura la sensation de pédaler dans le vide. A contrario, s’il n’y a pas un minimum d’objectifs à atteindre, elle risque de s’ennuyer et de céder au bore-out.

3. Gérer le flux

À chaque phase du projet, le travail accompli doit être mesuré, analysé et parfois comparé. Ce n’est qu’ainsi que l’équipe sera sûre d’être sur la bonne voie. Sans ce rétrocontrôle, il est facile d’avancer dans la mauvaise direction et de ne s’en rendre compte que trop tard.

4. Rendre les processus de travail explicites

Au sein d’une entreprise, il n’y a rien de pire que les problèmes de communication. Avant de démarrer le travail, il est nécessaire de s’assurer que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Chaque personne doit savoir pourquoi et dans quelles conditions un pense-bête est déplacé d’une colonne à une autre.

5. Mettre en place des boucles de rétrospection

À intervalles réguliers, il faut absolument prendre le temps de disséquer les travaux qui ont déjà été effectués. C’est au-travers de cette rétrospection qu’il sera possible de trouver des pistes d’amélioration ou de corriger des défauts de production.

6. S’améliorer en continu

Grâce à l’approche scientifique proposée par la méthode Kanban, les équipes ont l’opportunité de s’améliorer en continu. À chaque étape, il est possible de clairement identifier les problèmes et d’y apporter une solution durable.

Depuis plus d’un demi-siècle, la méthode de travail mise au point par Anderson ne cesse de démontrer son efficacité. Qu’attendez-vous pour l’implémenter dans votre entreprise ?