Le time blocking ou comment organiser sa journée en blocs pour être efficace

Prendre conscience de son temps en divisant ses journées en blocs pour organiser vos tâches et garantir des journées productives. On vous explique comment. 👇
Le time blocking ou comment organiser sa journée en blocs pour être efficace

Et si on démystifiait cette méthode au nom compliqué ? Car en réalité le time blocking est une méthode de gestion du temps que nous connaissons tous très bien, et ce depuis notre enfance. A titre d’exemple, on peut citer l’emploi du temps que nous avions au collège ou au lycée qui découpait nos journées en plusieurs matières.

Et bien vous l’aurez compris, au travail, on peut faire une analogie entre les matières que nous avions au secondaire et les tâches de notre to-do-list.

Maintenant que vous avez les bases de la technique, accrochez vous, on vous explique tout en détail pour devenir des pros du time blocking ?

C’est parti 😉

Qu’est-ce que le time blocking ?

Le time blocking est une méthode de gestion du temps qui consiste à découper ses journées en blocs de temps chacun dédié à une tâche. Cette stratégie permet de diviser votre semaine de travail en créneaux que vous bloquez pour réaliser des activités.

L’idée est de répartir ses tâches dans des blocs de temps qui vont composer toutes vos journées. Vous pouvez par exemple dédié un bloc de 9h à 9h30 tous les matins pour checker et répondre à vos emails.

✏️ À noter : Le principe de cette méthode est de structurer vos journées et de ne pas vous éparpiller. Elle est particulièrement efficace pour celles et ceux qui ont tendance à se laisser distraire par les sollicitations et répondre aux emails et aux messages dans la minute.

Le time blocking ne doit pas être confondu avec le timeboxing qui sont, tous les deux des méthodes de gestion du temps, mais qui sont différentes dans leur fonctionnement et leur utilité.

Pour les plus curieux, on vous illustre leur principale différence simplement. 😉

Difference time blocking et timeboxing

🐻 On vous explique tout ça de façon détaillée dans notre article consacré au timeboxing.

Pourquoi est-ce si efficace ?

Le principal fondement de la méthode de time blocking repose sur le deep work : planifier des plages horaires sans distractions pour travailler sur des activités de façon intense sans être interrompu.

De plus, le time blocking, bien appliqué, est une méthode imparable pour optimiser votre temps. Imparable car son but est de donner un but à chaque seconde de votre journée.

Cette méthode vous permet d’avoir une meilleure appréciation de votre temps, là où avant de l’appliquer vous ne mesuriez pas ces quelques minutes de déconcentration. Or ces quelques minutes sont peut-être la seule chose qui vous sépare de l’atteinte de votre objectif.

Enfin, la gestion par bloc de temps est principalement destinée aux travailleurs qui doivent gérer plusieurs tâches simultanément avec des contraintes de temps qui nécessitent un bon niveau d’organisation. A l’inverse, si dans votre métier, vous n’avez pas besoin de planifier vos tâches, cette méthode vous sera sûrement moins utile au quotidien.

“Baching” et journées à thème

Le batching, ou traitement par lots, est une composante du time blocking. Cela consiste à regrouper les tâches similaires dans un créneau pour les effectuer en une fois. On peut par exemple regrouper toutes les activités liées à la communication comme traiter des emails et répondre aux messages et aux commentaires sur les réseaux sociaux.

L’intérêt de regrouper ces petites tâches est de consacrer toute votre attention à celles-ci sur un bloc réservé et de ne plus vous laisser distraire par elles lors de vos autres créneaux. Car traiter ces tâches de manière décousue demande à votre cerveau de faire une gymnastique entre la tâche de votre bloc de temps et celles-ci.

✏️ À noter : Le batching est une bonne solution pour mieux gérer votre temps et votre attention.

Dans la même optique, on peut pousser le batching plus loin en créant des journées à thème. C’est à dire que votre emploi du temps sera découpé en journées chacune consacrée à une seule et unique thématique de tâche. Par exemple, vous pouvez établir que le lundi est consacré à la communication, que le mardi est dédié à la relation client et le mercredi à la comptabilité, etc.

👉 Saviez-vous que cette méthode est utilisée par Elon Musk et Jack Dorsey pour gérer leurs entreprises ? Alors pourquoi pas vous ?

Comment mettre en place le time blocking ?

Préparer une liste de tâches et prioriser

Avant de vous lancer dans le time blocking, comme toujours, la première étape est de lister et prioriser vos tâches. C’est-à-dire quelles sont les tâches et projets importants que vous devez accomplir.

Pour aider à déterminer un ordre parmi vos tâches, nous vous recommandons d’utiliser la matrice d’Eisenhower. Cette matrice est particulièrement efficace car elle répartit les tâches en 4 catégories distinctes qui vous permettront de facilement repérer les tâches qui méritent votre attention immédiate ou si ce sont au contraire des tâches de fond.

Déterminez à quel moment vous êtes le plus productif

La 2ème étape est de déterminer à quel(s) moment(s) de la journée vous êtes le plus productif. Certains blocs de travail vous demanderont plus de concentration que d’autres. Essayez de placer ces blocs lorsque vous sentez que vous êtes plus en forme. A l’inverse, si vous savez que vous avez un coup de mou en début d’après-midi, traitez des plus petites tâches comme répondre à vos mails.

👉 Les moments où nous sommes le plus productif sont différents pour chacun d’entre nous. C’est souvent une question de ressenti personnel.

✏️ À noter : Réservez les tâches à haute valeur ajoutée lorsque vous avez le plus d’énergie.

Programmez vos blocs de temps dans un agenda

Ajoutez les tâches prioritaires

Commencez votre planification en ajoutant les tâches prioritaires de votre liste. Ajoutez les à votre agenda en leur accordant une durée de temps, que vous estimez qu’il vous faudra pour l’accomplir. Construisez votre planning sur la journée puis sur la semaine voire sur le mois si vos tâches s’étendent sur une longue période.

La durée de vos créneaux est libre : nul besoin d’uniformiser les temps de chaque créneau.

👉 Si vous avez prévu de participer à des événements comme des salons professionnels ajoutez-les à votre planning. Cela vous évitera de faussement attribuer du temps à des tâches qui ne pourront pas être réalisées. N’oubliez pas d’ajouter un temps de transport pour vous rendre aux événements extérieurs à votre bureau.

✏️ À noter : Veillez à attribuer un temps réaliste à vos tâches. Le but de cette méthode n’est pas de vous surcharger et de créer des blocs toujours plus nombreux. L’objectif est de créer un planning réaliste. Gardez en tête que vous ne travaillez que 7 à 8h par jour en moyenne.

De plus, en bloquant votre agenda, vous éviterez qu’une tâche non prévue vienne parasiter votre organisation.

Ajoutez les tâches secondaires

Après les tâches prioritaires, créez des blocs de temps dédiés aux tâches secondaires. Pour ce faire, commencez par positionner vos réunions, emails, appels, tâches administratives, etc. sur votre agenda.

👉 À nouveau, le but de cette méthode n’est pas d’en faire le plus possible, alors n’ajoutez des tâches secondaires que s’il vous reste du temps disponible.

Regroupez les réunions si possible

Si vous en avez la possibilité, réunissez vos réunions en un seul bloc de temps avec une courte pause entre elles. Cela vous évitera de vous interrompre pendant une tâche. En effet, les réunions éparpillées au cours de la journée sont le meilleur moyen de perdre votre concentration et de jongler entre les activités nuisant à votre productivité sur une tâche donnée.

✏️ À noter : Veillez aussi à ce que les réunions ne s’éternisent pas pour ne pas avoir à décaler votre emploi du temps. Nous vous conseillons de préparer vos réunions de sorte à indiquer clairement à tous les participants quel est l’objectif à atteindre au bout d’un temps donné.

🐻 Retrouvez tous nos conseils de gestion du temps au travail sur notre blog.

Pensez aux temps de pause

Dans votre planification, n’oubliez pas d’inclure des temps de pause pour permettre à votre cerveau de se reposer. Il n’est pas toujours facile de savoir quand s’arrêter quand nous sommes concentrés. Un bon moyen de décrocher est de prévoir des blocs de temps dédiés dans votre emploi du temps. Vous pouvez par exemple décider que de 15h30 à 16h vous faites une pause pour recharger vos batteries avant la fin de la journée.

Un autre moyen de rythmer votre journée entre temps de travail et temps de pause est la méthode Pomodoro. Cette autre méthode de gestion du temps consiste à travailler de façon ininterrompue pendant 25 minutes puis de s’accorder 5 minutes de pause. Et ainsi de suite.

Réservez des blocs pour les tâches imprévues

Remplir votre planning sans laisser de créneau de vide peut donner à vos collègues une impression d’indisponibilité. Le time blocking vous permet de traiter chaque tâche en son temps mais ne doit pas non plus décourager vos collègues à vous solliciter pour les aider sur certaines problématiques.

👉 C’est pourquoi nous vous conseillons de laisser une heure en fin de journée, lorsque ce n’est pas urgent, pour traiter ces sollicitations.

Dans la même optique, prévoyez un peu de temps en fin de journée pour tous les imprévus : problème technique, réunion de dernière minute, appel à traiter, etc. Idéalement, votre journée devrait se dérouler comme vous l’aviez prévu. Cependant ça n’est pas toujours le cas d’où la nécessité de prévoir un créneau dédié.

Dans l’éventualité où votre journée se déroulerait sans accroc (bravo!), vous aurez la possibilité d’avancer ou préparer votre journée du lendemain. Et si à l’inverse des embuches se dressent sur votre route, ce créneau anticipé vous permettra d’encaisser les obstacles.

Faites un bilan en fin de journée et ajustez

En fin de journée, faites un bilan sur votre travail par rapport à votre planning. Avez-vous été dérangé ? Avez-vous traité tout ce que vous vouliez ? Est-ce que vous avez suffisamment estimé le temps nécessaire à chaque tâche ?

👉 Toutes ses conclusions serviront à ajuster vos blocs de temps jusqu’à ce que vous soyez complètement familiarisé avec.

Lorsque vous débutez avec cette méthode, l’erreur la plus probable est que vous ayez sous-estimé le temps nécessaire à vos tâches. L’important est d’apprendre de vos erreurs en notant le temps réel que chaque tâche vous a demandé pour ensuite ajuster votre planning. Avec le temps, vous verrez que vous aurez plus de facilité à estimer le temps.

✏️ À noter : La méthode du time blocking doit s’adapter en fonction de votre propre rythme et pas l’inverse.

Dans l’éventualité où vous auriez beaucoup de difficulté à vous approprier la méthode du time blocking, vous pouvez opter pour une autre méthode de gestion du temps.

4 avantages du time blocking

Un gain d’efficacité et de simplicité

L’objectif principal de la méthode de blocage de temps est de gagner en efficacité. Son fonctionnement est axé sur cet objectif en fixant des blocs de temps fixes et définis pour les activités.

👉 C’est ce que précise la loi de Carlson : “Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.”

Outre un gain d’efficacité, cette méthode simplifie aussi notre quotidien. L’intérêt est que l’on ne perd pas de temps en début de journée à se demander ce sur quoi on va travailler au cours de la journée. Il suffit d’ouvrir votre agenda et de commencer sans perdre de temps.

Une meilleure concentration

Travailler en utilisant la méthode du time blocking vous permet de vous canaliser sur une tâche à la fois. Ce qui fait que toute votre attention, et donc concentration, est dirigée sur une seule et unique activité. Vous entrez alors dans une phase que l’on appelle le “deep work”.

Et si une distraction venait titiller votre attention, grâce à la méthode du time blocking, vous pourrez le gérer avec brio car vous savez qu’au cours de la journée vous avez prévu un créneau spécifique à ce type d’activité ou un bloc de temps consacré aux imprévus.

Une meilleure gestion du temps

Pour planifier une journée, il faut que vous sachiez quel est l’objectif à atteindre en fin de journée. En gardant cet objectif en tête, vous pourrez plus facilement estimer le temps que vous allez consacrer à chaque tâche. C’est justement cette étape de préparation qui va vous aider à prendre conscience de la façon dont il s’écoule.

✏️ À noter : Prendre conscience du temps disponible pour les tâches permet ensuite de mieux le gérer. De même grâce aux bilans en fin de journée qui vous permettront au fur et à mesure de mieux estimer le temps.

Une limite à la procrastination et au perfectionnisme

Le time blocking avec ses créneaux de temps limités facilite le passage à l’action car il pose un cadre au travail. Celui-ci doit être réalisé à un moment précis et en une durée de temps établie. Ces deux conditions aident à canaliser les distractions, à limiter la procrastination et à stopper le perfectionnisme.

👉 Savoir que l’on ne dispose pas d’un temps illimité est d’autant plus motivant.

8 conseils pour bien gérer son temps avec le time blocking

Compléter la méthode avec un outil de suivi des temps

Pour apporter plus de précisions à vos bilans de fin de journée, vous pouvez opter pour un outil de suivi des temps. Celui-ci vous permettra de garder un historique du temps attribué à chaque tâche pour ainsi vous y référer lorsque vous aurez à nouveau besoin d’estimer le temps de tâches similaires.

✏️ À noter : Mesurer votre temps vous permettra de perfectionner votre technique.

Moduler les créneaux selon les circonstances

Bien que le time blocking repose sur des blocs de temps définis, il faut garder à l’esprit que cette méthode n’est pas un cadre immuable destiné à vous enchaîner. Les imprévus, une tâche sous-estimée, et, pour résumer, les aléas de la vie, existent. C’est pourquoi vous devez rester flexible.

👉 À vous d’adapter la méthode à votre façon de travailler. N’hésitez pas à tester de nouvelles combinaisons en déplaçant les blocs ou en les décalant pour d’autres jours. Vous êtes maître de votre emploi du temps.

✏️ À noter : Au début, on a tendance à croire que la rigidité des blocs et le fait de se tenir aux créneaux tels quels est impératif. Pourtant c’est en testant plusieurs durées et ordre des créneaux que vous peaufinerez votre méthode.

Réserver un peu de temps pour planifier vos blocs de time blocking

Pour mettre en place une telle méthode, il faut aussi prévoir des créneaux d’organisation pour vos futures journées ou semaines.

👉 Nous vous conseillons d’effectuer cette tâche de planification lors de votre 1ère heure du lundi ou lors de votre dernière heure du vendredi, pour organiser la semaine à venir.

Ne pas sur-planifier son temps

La planification est la base de cette méthode. Cependant, ne passez pas trop de temps à le faire au risque que la méthode soit contre-productive. Ainsi lorsque vous planifiez, contentez-vous du niveau macro. Pas besoin de planifier les blocs de temps trop courts se trouvant au niveau micro.

👉 Vous pouvez par exemple vous fixer comme objectif de ne pas planifier de blocs en dessous de 30 minutes.

Rassembler les tâches très courtes sur un même bloc de temps

Dans la même dynamique que notre conseil précédent, que faire si on ne planifie pas de blocs de temps pour une tâche qui nous prendrait moins de 30 minutes ? La meilleure façon de traiter ces tâches est de les réunir au sein d’un même bloc. Ainsi, vous accomplissez plusieurs tâches rapides qui ne vous demandent pas beaucoup de matière grise.

✏️ À noter : Positionnez ce bloc au moment de la journée où vous savez que vous n’êtes pas très efficace, comme par exemple le retour de la pause déjeuner.

👉 Même si les traiter individuellement au fur et à mesure de la journée peut sembler une bonne idée car vous avez l’impression de réduire votre to-do-list, ça n’est pas le cas.

Placer des zones tampons entre les blocs

On appelle des zones tampons des courts créneaux entre les blocs de temps consacrés aux tâches.

Vous avez sans doute remarqué que ce n’est pas si facile de changer d’un sujet à l’autre immédiatement. Il vous faut généralement quelques minutes d’acclimatation pour vous remettre dans le contexte de votre nouvelle tâche.

La zone tampon vient donc se positionner comme solution à ce phénomène. Elle vous permet de prendre une pause pour que votre cerveau effectue une transition plus douce. La pause permet de marquer dans votre esprit le fait qu’une tâche est finie et qu’une nouvelle va commencer.

👉 Une zone tampon peut tout simplement être une pause pour vous laisser souffler et prendre le temps avant de démarrer une nouvelle tâche.

Créer une routine

Si votre to-do-list comporte des tâches récurrentes, alors organisez votre emploi du temps de sorte à ce que ces tâches soient positionnées aux mêmes horaires pour créer une routine.

Non seulement la routine vous aidera à savoir ce sur quoi vous allez travailler à quel moment de la journée plus facilement. Mais cela vous fera aussi gagner du temps dans votre planification lorsque vous organisez vos créneaux de travail.

Barres de progression - Gryzzly

💪 Désormais la méthode du time blocking n’a plus aucun secret pour vous. De quoi garder vos tâches et projets sur la bonne voie.

🐻 Un dernier conseil de Gryzzly pour la route : n’oubliez pas que la clé de cette méthode est l’adaptation et une estimation la plus correcte possible des temps. Pour ce faire, privilégiez l’utilisation d’un outil de suivi des temps. Il vous épaulera au quotidien pour réduire la marge d’erreur de vos estimations.

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