Les trucs et astuces de la gestion du temps

Ajouter une done-list à sa to-do-list

Ne pas avoir entièrement bouclé sa to-do-list du jour peut être frustrant, d’autant que de nouvelles tâches vont certainement s’ajouter à votre liste au cours de la journée. C’est pourquoi nous vous conseillons de créer une done-list dans laquelle vous pourrez ajouter les tâches que vous avez bouclé au fur et à mesure.

👉 En observant votre done-list en fin de journée, vous ressentirez de la satisfaction quant au travail accompli ou vous redonnera un gain de motivation au cours de la journée si vous sentez que vous êtes débordé.

Prévoir une deadline plus proche

Beaucoup de personnes ont tendance à croire qu’ils travaillent mieux sous la pression de la date butoire qui approche. Cependant dans les faits c’est une stratégie risquée, car le temps estimé pour la réalisation d’un projet / d’une tâche est souvent sous-évalué. Résultat, vous êtes en retard ce qui génère du stress et de la frustration pour votre éventuel client.

✏️ À noter : Nous vous conseillons de vous fixer une date limite plus tôt que la vraie deadline afin ce genre de situation déplaisante. En somme, gardez du temps pour les imprévus !

Regrouper les tâches similaires par projet ou par type

Lorsque vous changez de type de tâche ou de projet, votre cerveau doit faire une bascule afin de se remettre dans le contexte adéquat. Cette manœuvre génère de la fatigue voire du temps si c’est un sujet ou des compétences que vous maîtrisez moins.

👉 Ainsi, pour optimiser votre productivité, consacrez chaque bloc de temps aux tâches similaires afin de limiter cette étape de changement de contexte.

Désactiver les notifications

Au quotidien, nous sommes sans cesse sollicités voire dérangés par des notifications en tout genre. Lorsque vous en avez la possibilité, n’hésitez pas à désactiver les notifications ou, à défaut, enclencher le mode “ne pas déranger” afin de stopper les interruptions intempestives.

👉 Plusieurs appareils et outils prennent en compte cette fonctionnalité qui est bien utile pour signaler à vos collègues que vous ne voulez pas être dérangé et que vous consulterez leurs messages plus tard.

Ne pas répondre directement

Lorsque vous recevez des notifications de messages de votre messagerie professionnelle, type Slack ou Teams, ou que vous recevez un email, ne répondez pas de suite. Finissez votre tâche en cours et répondez ensuite.

👉 Remettre à plus tard le fait de répondre permet de ne pas vous couper dans votre élan et de limiter les interruptions.

✏️ À noter : Idéalement lorsque vous exécutez une tâche qui nécessite beaucoup de concentration, coupez les notifications. Ensuite, lorsque vous aurez fini la tâche sur laquelle vous étiez, rattrapez et répondez aux messages et emails en une fois.

Fixer les résultats attendus avant une réunion

Les réunions, ou points, sont des étapes importantes et nécessaires à votre quotidien afin de discuter avec votre équipe ou un client. C’est ce qui fait avancer votre travail mais paradoxalement c’est aussi ce qui vous fait parfois perdre le plus de temps.

Nous avons tous connu une réunion qui s’éternisait ou dont la conversation s’écartait du sujet principal. Pour pallier à ce problème, établissez des objectifs clairs à votre réunion. De quoi voulez-vous discuter avec les participants ? Quelles sont vos attentes ?

✏️ À noter : Une fois que vous avez déterminé vos objectifs, prévoyez un temps limité à la réunion. Cela vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel.

Organisez vos emails

Votre boîte email est un trou sans fond dans laquelle vous ne retrouvez jamais rien ? Vous perdez bien trop de temps à retrouver certains emails ? Vous n’arrivez pas à hiérarchiser l’importance de chacun d’entre eux ? Si la réponse est oui, alors votre boîte mail doit être rangée de toute urgence.

Rassurez-vous, il existe des solutions pour vous aider à organiser votre boîte de réception. En effet, plusieurs outils de messagerie proposent diverses fonctionnalités de tri (par dossier, libellé, etc).

Vous pouvez par exemple :

• Archiver les emails qui contiennent des informations importantes mais qui ne nécessitent pas de réponse immédiate
• Créer des libellés comme “urgent”, “en attente”, “action nécessaire”
• Utiliser des filtres pour attribuer automatiquement des libellés aux emails entrant en fonction de leur expéditeur ou d’un mot-clé contenu à l’intérieur de l’email
• Vous pouvez mettre en place des emails types contenant des réponses prédéfinies.

👉 Tout comme vos dossiers, vos emails méritent d’être rangés afin d’y répondre plus efficacement et rapidement.

Dites “non” plus souvent

Refuser de faire une tâche n’est pas synonyme de fainéantise. Bien au contraire, cela prouve que vous savez juger de vos priorités et que vous considérez plus important de vous concentrer sur vos tâches actuelles.

✏️ À noter : En faire trop ne vous apportera pas de la reconnaissance si vous n’arrivez pas à tout gérer en aval.

De plus, déléguer une tâche est aussi synonyme que vous considérez ne pas être la personne la plus qualifiée pour l’accomplir. Gagner du temps c’est aussi attribuer les tâches aux personnes qui sont les mieux habilitées à les réaliser.

Les bonnes habitudes de gestion du temps

Éviter de tout faire en même temps

Peut-être que vous avez l’impression d’être plus efficace en traitant plusieurs choses à la fois. Mais c’est finalement tout l’inverse qui se produit. Notre cerveau n’est pas en mesure de se concentrer de manière efficace sur plusieurs tâches à la fois.

En effet, traiter de plusieurs sujets à la fois demande une gymnastique constante à votre cerveau, ce qui ne favorise pas la productivité. Celui-ci doit sans cesse rechercher les éléments de contexte aux tâches associées, résultat il en ressort épuisé.

✏️ À noter : Pour être réellement efficace, concentrez-vous sur une tâche à la fois. Vous verrez que vous obtiendrez des résultats plus probants et plus rapidement que si vous vous dispersez.

Organiser son espace de travail

Si vous peinez à retrouver des éléments de travail, c’est que vous n’êtes pas assez organisé. Organiser son espace de travail, que ça soit votre bureau ou vos dossiers professionnels stockés sur votre ordinateur, est la 1ère clé pour arrêter de perdre du temps inutilement.

👉 Prenez quelques minutes pour faire un peu de rangement et vous verrez que vous n’en serez que plus reconnaissant envers vous-même. Agencez votre poste de travail pour bénéficier d’une posture confortable sur la durée et d’une bonne liberté de mouvement.

D’autant qu’un espace de travail mal rangé peut se répercuter sur votre ressenti. Ne dit-on pas un esprit sain dans un environnement sain ?

Traiter les petites tâches entre 2 réunions/heures de concentration

Dans la même mécanique que la méthode “Eat The Frog”, qui établit que vous devriez vous débarrasser de la tâche la plus conséquente en 1er lieu, le fait de garder pour plus tard les tâches mineures vous permet de correctement utiliser votre temps à des moments appropriés.

On s’explique : cela ne sert à rien de vous atteler aux tâches mineures les unes à la suite des autres peu importe leur nombre. Ce n’est pas la quantité mais l’importance qui doit établir votre ordre de priorité afin de qualifier votre temps.

Traiter des tâches mineures les unes à la suite des autres vous fait gaspiller de l’énergie que vous pourriez consacrer à des tâches plus complexes. Pour pallier à ça, traitez de ce genre de tâches avec parcimonie, lorsque vous avez du temps libre, entre 2 tâches plus complexes, réunions ou après le repas.

✏️ À noter : Utilisez ces tâches pour vous remettre en condition de travail et/ou pour souffler car elles demandent moins de concentration que les autres.

Faîtes des pauses

Votre cerveau a besoin de décrocher pour rester efficace. Même lorsque vous êtes débordé, ne gardez pas la tête dans le guidon. Vous aurez certes l’impression que faire une pause est contre productif. Cependant, **faire une pause permet de relâcher la pression et permet à votre cerveau de récupérer. **

👉 Faire une pause favorise la concentration. Vous verrez qu’au retour vous vous sentirez mieux et serez plus productif avec l’esprit aéré.

Pendant vos pauses, bougez - levez-vous de votre chaise - et essayez de limiter, voire couper, votre exposition aux écrans afin de reposer vos yeux.

Mettre en place une routine

Faîtes en sorte de trouver des habitudes à votre façon de travailler. Planifiez vos tâches sur un calendrier et essayez de trouver une récurrence à celles-ci. Vous pouvez par exemple établir un jour de la semaine à une tâche particulière ou organiser vos journées selon le même fil conducteur.

😉 Vous remarquerez qu’avec le temps ce petit effort d’organisation deviendra un mécanisme bien utile pour gagner en efficacité.

Se débarrasser des facteurs de distraction et des mauvaises habitudes

Nous sommes tous sujets à la distraction dans un monde où nous sommes de plus en plus connectés. Celle-ci peut venir de votre téléphone qui s’allume à chaque notification, à la machine à café qui fait du bruit, etc.

Pour s’en débarrasser, la 1ère chose à faire est d’identifier les facteurs de distraction quotidien qui coupent votre concentration. Les mauvaises habitudes sont aussi fatalement sources de distraction. Identifiez-les également.

Une fois que vous avez déterminé tous les comportements qui vous font perdre en efficacité, trouvez des solutions. Si les notifications vous gênent, utilisez la fonction “ne pas déranger’’. Si vous n’arrivez pas à vous concentrer avec du bruit autour de vous, mettez un casque à réduction de bruit et écoutez de la musique propice à votre concentration.

👉 Ne vous flagellez pas si vous avez du mal à tenir vos bonnes résolutions au début. Soyez indulgent avec vous-même car on ne change pas du jour au lendemain. Cependant, gardez votre motivation et vous verrez qu’au fil du temps les bonnes habitudes deviendront des automatismes.

Stopper la procrastination

N’attendez pas le moment opportun pour vous occuper d’une tâche. Déjà parce qu’il peut prendre du temps à se produire, voire ne jamais survenir. Et ensuite car, si vous n’êtes pas préparé, vous êtes susceptible de ne pas le voir se manifester et de le laisser passer.

Au travail, aucun employeur ne vous laissera le luxe d’attendre “le bon moment” pour exécuter une tâche. Alors prenez votre courage à deux mains et arrêtez de remettre à plus tard ce que vous pourriez faire maintenant.

👉 L’inspiration vient avec la motivation.

Ne visez pas la perfection

Vouloir bien faire est une chose, vouloir trop en faire est contre productif. Le principal est de traiter vos tâches de façon efficace, dans les temps impartis et de les faire bien.

✏️ À noter : Au diable la perfection. Vous ne pourrez l’acquérir qu’en apprenant de vos erreurs. Alors considérez le moindre de vos efforts comme de précieuses étapes dans votre apprentissage constant.

Ne pas s’attarder sur des détails

Dans le même genre que notre point précédent, ne bloquez pas sur des détails. Gardez une vision globale de votre tâche et demandez-vous si ce qui vous paralyse est réellement important quant aux directives qu’on vous a donné.

✏️ À noter : Concentrez vos efforts sur l’essentiel et gardez votre énergie pour les prochaines tâches à accomplir.

🧐 Et voilà s’en est fini de notre liste de tips pour apprendre à mieux gérer votre temps au travail.

Si vous voulez compléter ces notions, nous vous encourageons grandement à aller lire notre article consacré aux méthodes et stratégies les plus connues de gestion du temps.

Nous vous donnons un dernier conseil pour la route. Rien de mieux que de mettre en place un outil de suivi des temps afin de vous aider à les structurer.

🐻 Et ça tombe bien car chez Gryzzly, nous avons mis au point un outil de suivi des temps bien pratique et bien sympathique.

✨ On vous laisse le découvrir tranquillement et peut-être serez-vous tenté par un essai gratuit.