9 méthodes incontournables de gestion du temps

Le temps est précieux et s’il est mal utilisé, il est facile d’en perdre. On vous dévoile les méthodes et stratégies pour bien gérer son temps et être plus productif. 👇
9 méthodes incontournables de gestion du temps

Qu’est-ce que la gestion du temps ?

La gestion du temps est l’art d’apprendre à bien investir le temps dont on dispose. En d’autres termes, cela implique :

👉 Une gestion du temps optimisée commence par une harmonisation entre ses tâches et les objectifs globaux de l’entreprise.

✏️ À noter : C’est en comprenant comment votre travail du quotidien contribue à l’organisation que vous pourrez plus facilement identifier les tâches clés.

Pourquoi mieux gérer son temps au travail ?

Nous travaillons tous d’une manière différente. Certains sont davantage boostés par la pression tandis que d’autres préfèrent ne pas être pris de court. D’autres encore estiment que s’organiser représente un gaspillage de temps et d’énergie.

Cependant, être bien organisé permet d’être efficace dans le temps en sachant gérer ses tâches efficacement, dans les délais impartis et par ordre de priorité.

👉 Une stratégie de gestion de son temps demande certes de l’énergie à sa mise en place, mais sur le long terme, elle permet d’être plus efficace et donc de moins gaspiller de temps au quotidien.

On dénombre plusieurs avantages à l’adoption d’une stratégie de gestion du temps :

✏️ À noter : On peut résumer cette liste d’avantages en deux points. Mieux gérer son temps, et donc mieux organiser son travail, permet d’obtenir une meilleure visibilité sur le travail accompli et d’atténuer l’éventualité d’un burnout.

Le travail préparatoire

Avant de vous dévoiler les méthodes et stratégies de la gestion du temps, nous attirons votre attention vers le fait qu’avant de les mettre en place, nous vous conseillons de passer par une phase d’analyse ou d’audit de votre manière de travailler.

Commencez par vous demander là où vous passez le plus de temps. Vous remarquerez que parfois on passe plus de temps que ce que l’on imaginait sur des tâches qui semblent rapides et banales.

👉 Le principe de cet exercice est de vous donner une idée réaliste de ce que vous êtes capable d’accomplir en une journée de travail et de ce qui vous prend le plus de temps.

Pour ce faire, notez au quotidien le temps que vous consacrez aux différentes tâches et, ensuite, analysez vos performances. L’étape d’analyse est importante car elle vous permet, non seulement de rendre compte, mais aussi de déterminer vos futurs axes d’amélioration.

Les méthodes et stratégies de la gestion du temps

La matrice d’Eisenhower

La 1ère méthode que nous allons vous présenter est une méthode relativement connue car elle a été inventée par le 34ème président des Etats-Unis, David Dwight Eisenhower.

Dans sa matrice, Eisenhower découpe les tâches en 4 segments :

Matrice d'Eisenhower

✏️ À noter : Au quotidien, la matrice a pour but de vous aider à prioriser simplement vos tâches pour vous concentrer sur l’essentiel.

😉 Si vous souhaitez en apprendre plus sur cette méthode et booster votre productivité, cela tombe bien car nous avons un article dédié à la matrice d’Eisenhower.

La méthode de Moscow

La méthode de Moscow est en réalité un acronyme dont les lettres signifient :

🐻 Vous l’aurez compris, le “o” du nom de la méthode ne sert qu’à donner un sens à l’acronyme et faciliter sa mémorisation.

✏️ À noter : Cette méthode facilite la prise de décision et est généralement utilisée dans les projets Agiles.

La traditionnelle to-do-list

On ne vous la présente pas : vous connaissez tous la traditionnelle to-do-list dont le principe consiste à écrire une liste de toutes vos tâches. Cependant, pour ne pas que cette liste tourne à la cacophonie, gardez deux éléments en tête :

Premièrement : Ajoutez une dimension de temps à votre to-do-list. C’est-à-dire prévoyez un temps défini pour chaque tâche et ajoutez les délais que vous devez tenir. Un calendrier peut être une bonne solution pour tenir compte de l’avancée de votre to-do.

Deuxièmement : Qui n’a jamais écrit une to-do-list puis laissé une tâche de côté pendant un moment ? C’est ce genre de tâche que vous repoussez sans cesse, car non prioritaire, qui est à réévaluer. Demandez-vous si elles correspondent encore à vos objectifs d’entreprise et s’il est réellement nécessaire de les accomplir.

✏️ À noter : Pour éviter de créer une to-do-list interminable que vous devrez ensuite tenir à jour, nous vous conseillons plutôt de mettre en place une to-do-list par jour, qui va déterminer vos tâches de la journée.

👉 Vous pouvez y réfléchir aussi bien en fin de journée précédente ou au début de votre journée de travail.

Swiss Cheese Method

Aussi appelée, timeboxing ou gestion par blocs de temps, ou méthode du fromage suisse en français, cette méthode consiste à diviser en plusieurs parties une tâche trop conséquente afin qu’elle soit moins décourageante à accomplir.

Le principe est simple. Il vous suffit de découper une tâche en plusieurs sous-tâches auxquelles vous accordez un temps défini à ne pas dépasser pour chacune d’entre elles.

✏️ À noter : Cette méthode est particulièrement utile lorsque vous vous sentez submergé par une tâche. Appliquer cette méthode permet de rendre votre travail moins intimidant et d’avancer progressivement sans vous décourager.

👉 Inventée par Alan Lakein, et décrite dans son livre How to Get Control of Your Time en 1974, la méthode du fromage suisse est, encore aujourd’hui, applicable au quotidien.

Le “time blocking” ou blocage du temps

La méthode du time blocking se rapproche de celle du time blocking à la différence que le time blocking consiste à découper son agenda, ou sa semaine, pour consacrer des blocs de temps aux tâches.

🐻 Par exemple, vous pouvez établir que le mardi est consacré à l’écriture d’un article de blog alors que le vendredi sera consacré à la préparation des posts des réseaux sociaux.

✏️ À noter : Cette stratégie vous permet de vous concentrer sur des tâches de fond sans interruption. Et surtout cela vous fait gagner du temps car vous savez à l’avance ce sur quoi vous allez travailler le lendemain.

La technique Pomodoro

Le principe de la technique Pomodoro est semblable à ceux du time boxing et time blocking car cette technique consiste à bloquer des créneaux de temps consacrés à une tâche. La différence réside dans le fait que chaque créneau de temps est relativement court (25 minutes) et qu’à la fin de chaque session de travail vous fassiez une pause de 5 minutes.

👉 Pour réaliser cette technique, vous aurez besoin d’un minuteur et d’une liste de tâches priorisées. Un créneau de travail doit être consacré à une seule et unique tâche et doit être exempt de toute distraction.

Ainsi, nous vous conseillons de couper vos notifications et de ne pas consulter votre téléphone dans la mesure du possible. Vous pourrez consulter vos notifications à la pause afin de vérifier que vous n‘êtes pas passé à côté de messages importants.

Enfin, après 4 cycles de travail, faîtes une pause de 15 à 30 minutes.

✏️ À noter : Cette technique est particulièrement utile pour améliorer la productivité car elle est basée à partir d’un constat : travailler de façon multitâche et sans pause est contre productif.

Schéma de la méthode Pomodoro

La méthode “Eat that frog”

La méthode Eat that frog, ou “Avalez le crapaud” en français, est tirée du livre de Brian Tracy, “Avalez le crapaud ! 21 bons moyens d’arrêter de tout remettre au lendemain pour accomplir davantage en moins de temps”.

🐻 Pour la petite histoire, l’expression “avalez le crapaud” est tirée d’une citation de Mark Twain : “Si la première chose que vous faites chaque matin est de manger une grenouille vivante, alors vous pouvez poursuivre votre journée avec la satisfaction de savoir qu’il s’agit probablement de la pire chose qui va vous arriver de toute la journée.”

Cette méthode associe le crapaud à la tâche qui vous décourage le plus. Ainsi, celle-ci consiste à débuter votre journée avec la tâche qui vous fait le moins envie (ou la plus difficile) mais qui paradoxalement est importante pour faire progresser votre travail.

✏️ À noter : Cette stratégie vous encourage à traiter les tâches importantes chaque jour, pour que vous puissiez ensuite vous pencher sur les tâches moins urgentes ou importantes.

De plus, cette méthode tire parti du fait que la plupart des gens sont plus productifs lors des 1ères heures de travail.

Alors qu’est-ce que vous attendez pour le manger ce crapaud ? 😉

Le principe de Pareto et la règle des 80-20

Le principe de Pareto repose sur l’observation de l’économiste italien Vilfredo Pareto indiquant que 80% des effets produits d’une action résultent de (seulement) 20% des causes. Ainsi, on peut déduire de ce principe de répartition que 80% des résultats d’une tâche proviennent de 20% du travail accompli.

L’idée est de déterminer quelles sont les tâches qui font partie de ces 20% afin de mieux répartir les efforts fournis et booster sa productivité. Ainsi, si vous observez qu’une activité sur laquelle vous passez moins de temps génère plus de résultats qu’une autre qui est davantage énergivore, rééquilibrez la balance afin de passer plus de temps sur l’activité qui produit plus de résultats.

✏️ À noter : Le principe de Pareto vous permet de déterminer où il est préférable de passer votre temps en fonction des résultats observés.

La méthode “Getting Things Done” (GTD)

La méthode Getting Things Done, que l’on peut traduire par “faire en sorte que les choses soient faites, est une méthode d’organisation et de gestion des tâches décrite par David Allen dans son livre “S’organiser pour réussir”.

Cette méthode part du constat que nous sommes sans cesse sollicités au quotidien ce qui génère du stress. Elle permet de mettre à plat les idées et tâches sur papier pour les traiter efficacement et avancer.

Ainsi, la méthode GTD consiste notamment à écrire une liste de tâches et à les trier et les hiérarchiser pour déterminer ce qui mérite notre attention. Cette méthode est en fait un système qui vise à augmenter la productivité en améliorant notre workflow quotidien.

✏️ À noter : Elle est particulièrement utile lorsque vous vous sentez débordé, paralysé par toutes les tâches à accomplir, et que vous ne savez pas par où commencer.

Barres de progression - Gryzzly

💡 Désormais, vous connaissez les méthodes de gestion du temps au travail les plus connues. Soyez libre d’adapter chacune d’entre elles à votre façon de travailler afin qu’elle soit un allié plutôt qu’une contrainte à suivre.

Afin de compléter votre démarche et afin qu’elle soit le plus efficace possible, nous vous conseillons de mettre en place un outil de suivi des temps. Ce-dernier vous permettra de garder un oeil quotidien sur votre consommation des temps et de vous aider à ajuster votre méthode de travail.

🐻 On dit ça, on ne dit rien, mais chez Gryzzly, nous avons justement développé un outil de suivi des temps de travail bien pratique et bien sympathique.

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