Gagner en productivité grâce à la matrice d’Eisenhower

Prioriser ses tâches, c'est gagner en productivité. Eisenhower l’avait bien compris. On vous dévoile sa méthode pour gérer votre temps comme un président. 👇
Gagner en productivité grâce à la matrice d’Eisenhower

Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?

La matrice d’Eisenhower est une matrice de décision destinée à organiser les tâches selon leur importance et leur urgence. Elle permet de prioriser simplement les tâches pour se concentrer sur l’essentiel.

Elle tire son nom de son inventeur David Dwight Eisenhower, 34ème président des États-Unis. Eisenhower était célèbre pour son incroyable productivité malgré ses 2 mandats marqués par 2 périodes particulièrement difficiles : la Seconde Guerre Mondiale et la guerre froide. Son efficacité remarquable s’explique en partie par la matrice qu’il avait créée.

Ainsi, la matrice d’Eisenhower distingue 4 catégories de tâches :

🧐 En 1989, la matrice Eisenhower est popularisée par l’homme d’affaires Stephen Covey dans son livre “Les 7 habitudes des gens efficaces”. Dans son livre, Stephen Covey va créer une autre matrice des priorités, implicitement inspirée de celle d’Eisenhower.

👉 Covey va alors ajouter une dimension de temporalité à la matrice originelle, car pour lui nous sommes gouvernés par l’horloge et la boussole. La boussole donne un cap, représente les valeurs et les missions tandis que l’horloge symbolise les activités du quotidien et la façon dont on gère son temps.

Matrice d'Eisenhower

La différence entre urgent et important

Bien qu’elles semblent similaires, les notions d’importance et d’urgence sont totalement différentes lorsque appliquées à la matrice d’Eisenhower. Connaître cette distinction peut vous aider à comprendre et à compléter la matrice, car ses 4 quadrants sont organisés autour de 2 axes : importance et urgence.

Les tâches urgentes signifient qu’elles doivent être traitées immédiatement et impérativement. On définit l’urgence lorsque, si la tâche n’est pas exécutée dans les délais impartis, cela générera des conséquences. Ce type de tâches est généralement réalisé dans l’empressement et nécessite un mode réactif.

Les tâches importantes sont celles que l’on approche stratégiquement. Elles ne sont pas prioritaires, mais participent à atteindre vos objectifs à long terme. Lorsque l’on traite ce type de tâches, on est généralement calme, rationnel et ouvert aux opportunités. Cela fait appel à un mode actif.

✏️ À noter : Nous vous conseillons d’anticiper au maximum les tâches importantes afin de ne pas vous laisser surprendre et si vous voulez exploiter au mieux vos ressources.

👉 Ce n’est pas parce qu’une tâche n’est pas urgente qu’elle n’est pas importante ! En effet, lorsqu’une tâche n’est pas urgente, on a tendance à estimer qu’une tâche n’est pas importante. Et par conséquent, on priorise l’urgent et délaisse l’important.

🧐 C’est pour contrer cette façon de raisonner que la matrice d’Eisenhower est pertinente dans le sens où elle va nous forcer à travailler sur les tâches qui sont bénéfiques sur le long terme.

Comment fonctionne la matrice ?

Quadrant 1 : important et urgent / à traiter en priorité

Le 1er quadrant de la matrice correspond aux tâches urgentes et importantes. Ce sont les tâches qui nécessitent une attention immédiate et qui contribuent à la réalisation des objectifs à long terme.

Dans cette catégorie, on peut lister :

✏️ À noter : Outre les éléments listés plus haut, il est rare d’avoir des tâches qui sont à la fois urgentes et importantes. Si vous en avez, c’est souvent dû à une mauvaise planification. On peut par exemple citer un compte rendu à réaliser, qui devait initialement être placé dans le quadrant 2 ou 3, mais que vous n’avez pas cessé de reporter.

🧐 Les tâches qui apparaissent dans cette catégorie sont bien souvent les plus stressantes , car ce sont celles qui vous préoccupent le plus, d’où l’importance de prioriser vos tâches pour mieux gérer votre temps.

Quadrant 2 : important, mais pas urgent / à planifier

Le 2ème quadrant correspond aux tâches importantes, mais dont le degré d’urgence est inférieur à celles du 1er quadrant (date butoir lointaine), et qui contribuent à l’accomplissement des objectifs à long terme.

Dans cette catégorie, on peut lister :

✏️ À noter : Idéalement, vous devez investir le maximum de temps possible sur les tâches qui correspondent à cette catégorie, car c’est celle qui va vous apporter le plus de valeur ajoutée.

👉 Curieusement, ce sont aussi les tâches que l’on a le plus tendance à négliger. En effet, à cause des tâches urgentes à traiter, on remet ces tâches au lendemain.

Cependant, il y a toujours des tâches urgentes à traiter, c’est pourquoi il est important de savoir prendre du recul pour consacrer du temps aux tâches de fond qui vous permettront de travailler de façon plus efficace, voire éventuellement de réduire le nombre de tâches urgentes et importantes à traiter à terme.

Quadrant 3 : urgent, mais pas important / à déléguer

Le 3ème quadrant correspond aux tâches qui nécessitent une attention immédiate, mais qui n’ont pas réellement d’impact sur votre travail, et qui ne correspondent pas à vos objectifs à long terme.

Dans cette catégorie, on peut lister :

✏️ À noter : Bien souvent, les tâches de cette catégorie sont importantes pour les autres, mais pas vous.

De plus, lorsqu’on est mal organisé, c’est généralement sur ce quadrant que l’on perd le plus de temps. Aussi, il faut veiller à ce que ces tâches n’occupent pas une place plus importante que celles du quadrant 2 au risque d’avoir, à tort, l’impression d’accomplir beaucoup de tâches, alors qu’en réalité les projets à réelle valeur ajoutée sont négligés.

👉 Dans cette optique, vous pouvez ajouter les tâches à déléguer dans ce quadrant.

En effet, comme ces tâches ne mobilisent pas vos compétences, vous pouvez les déléguer afin de mieux gérer votre charge de travail, votre gestion du temps et de vous investir sur les tâches importantes mais pas urgentes.

Quadrant 4 : ni urgent ni important / à abandonner

Le 4ème quadrant correspond aux tâches sans importance et sans date butoir, qui n’ont pas d’impact direct positif sur vos objectifs à long terme. Ce sont généralement les tâches, voire éléments parasites, qui ne correspondent à aucun autre quadrant et qui gênent votre productivité.

Dans cette catégorie, on peut lister les mauvaises habitudes improductives comme :

🧐 D’un point de vue purement productif, ces tâches sont vouées à disparaître pour permettre plus d’efficacité. Cependant, gardez à l’esprit que, bien que ces “tâches” soient parasitaires, elles n’en sont pas moins importantes, car elles permettent à votre cerveau de décrocher. En effet, les études actuelles montrent que nous sommes moins performants sans pause.

Matrice d'Eisenhower

Appliquer la matrice à votre travail du quotidien

Maintenant que vous connaissez en détail en quoi consiste la matrice d’Eisenhower, il est temps de remplir la vôtre. Pour ce faire, aidez-vous des dénominations plutôt significatives des 4 quadrants.

Ensuite, observez les résultats :

👉 Ne soyez pas surpris si votre 1ère matrice d’Eisenhower n’est pas parfaite.

Au contraire, n’hésitez pas à la revoir toutes les semaines en comparant avec l’importance réelle que vous aurez donné à certaines tâches. Utilisez les similarités entre les projets et la récurrence de certains pour vous aider à catégoriser et à réajuster votre matrice.

Aussi, impliquez le reste de votre équipe dans ce processus. Un bon exercice peut être de réaliser une matrice d’Eisenhower par personne par semaine et de revenir collectivement dessus en fin de semaine.

Cela vous permettra de comparer la façon dont vous et vos collaborateurs ont réellement travaillé par rapport à ce qui était prévu dans la matrice (sur quelles tâches avez-vous passé le plus de temps ?) et d’identifier comment votre perception de l’urgent et de l’important a évolué.

👉 Cette analyse vous permettra de davantage optimiser votre manière de créer vos matrices d’Eisenhower et donc aussi de travailler.

Corrigez les mauvais comportements

Si vous constatez que vous consacrez trop de temps à certaines catégories de tâches, voici ce que nous vous conseillons de faire.

Quadrant 1 : important et urgent

Si vous passez la majorité de votre temps à effectuer des tâches de cette catégorie, soit vous êtes quelqu’un d’important dans votre entreprise, soit vous êtes un bourreau de travail. Certes, les décisions importantes se prennent en haut de l’échelle de la hiérarchie, mais peut-être devriez-vous davantage faire confiance à votre équipe en leur confiant des responsabilités afin de réduire votre charge de travail.

Dans ce cas, ces tâches seraient à déplacer dans le quadrant 3 avec les tâches à déléguer. Si cela ne suffit pas, vous devriez probablement embaucher ou revoir votre définition d’urgence.

Si vous ne faites pas partie des têtes pensantes de l’entreprise, peut-être devriez-vous vous demander si tout ce que vous jugez important et urgent le sont vraiment.

Posez-vous les questions suivantes :

✏️ À noter : Dans ce cas de figure, visez un juste équilibre entre les quadrants 1 et 2.

Quadrant 2 : important, mais pas urgent

Idéalement, vous devez consacrer la plupart de votre temps aux tâches de cette catégorie. Cependant, cela ne veut pas dire que vous ne devez passer aucun temps sur les tâches du quadrant 1.

Comme nous vous l’indiquions plus haut, le principe est de viser un juste équilibre entre les quadrants 1 et 2. Ainsi, si vous passez peu, voire aucun temps sur les tâches du quadrant 1, c’est le signe que vous pouvez endosser plus de responsabilités.

👉 C’est notamment l’occasion de vous challenger et de mettre en avant vos aptitudes, comme la priorisation.

Quadrant 3 : urgent, mais pas important

Si vous passez la majorité de votre temps sur des tâches urgentes et peu importantes, c’est le signe que vous devez davantage faire confiance à vos collaborateurs en leur donnant la chance de faire leurs preuves.

Vous n’avez pas besoin d’être sur tous les fronts. Car, même avec une organisation millimétrée, vous ne pouvez pas tout gérer par vous-même. C’est pourquoi la matrice d’Eisenhower intègre la notion de délégation, car manager consiste à bien plus que superviser.

✏️ À noter : L’enjeu est donc de connaître ses propres limites pour ne pas être paralysé par le nombre de tâches à accomplir.

👉 Accordez la gestion de certaines tâches et projets à vos collaborateurs s’ils démontrent la capacité de pouvoir les gérer par eux-mêmes. Cela vous permettra de gagner du temps et de l’efficacité sur des tâches importantes et peu urgentes.

Quadrant 4: ni urgent ni important

Le quadrant 4 est la catégorie associée à la procrastination. Si vous vous apercevez que vous passez davantage de temps le nez en l’air ou à faire de petites choses sans réel intérêt, c’est qu’il est sans doute temps de faire une pause.

Si vous ressentez que vous n’arrivez pas à vous concentrer dans votre travail, c’est que vous êtes fatigué et surmené. Le meilleur remède est alors de vous lever et de vous changer les idées afin de prendre une réelle pause plutôt qu’essayer de vous forcer et de perdre le peu de concentration qu’il vous reste dans des tâches quelconques.

Barres de progression - Gryzzly

💡 Vous l’aurez compris, la matrice d’Eisenhower est un outil indispensable pour permettre une prise de recul quant à la gestion du temps et des priorités, et permet une prise de conscience quant à la façon d’appréhender l’urgence.

Gardez à l’esprit que la façon dont vous organisez votre quotidien au travail va impacter de manière positive comme négative votre productivité et le temps passé sur certaines tâches.

Pour compléter votre matrice d’Eisenhower, nous vous conseillons d’ajouter une dimension de temporalité comme le suggère Stephen Covey. Ainsi, votre priorisation des tâches n’en sera que plus performante. Cela vous permettra de déterminer avec exactitude le temps et l’effort que vous prendra chaque tâche.

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