Booster sa productivité avec la méthode Pomodoro
Qu’est-ce que la méthode Pomodoro ?
La méthode Pomodoro est une solution de gestion du temps inventée par Francesco Cirillo dans les années 1980. Alors étudiant, Francesco Cirillo élabore cette technique afin de l’aider à rester concentré sur ses études. Pour ce faire, il détermine des durées de travail et de repos qu’il chronomètre à l’aide d’un minuteur de cuisine en forme de tomate. Et c’est ainsi que la méthode (signifiant tomate en italien) est née.
Le principe de cette méthode est simple : elle consiste à découper ses tâches en sessions de travail de 25 minutes sans interruption, entrecoupées de pauses de 5 minutes. On dit qu’un intervalle de travail correspond à un pomodoro. Après 4 pomodoros, vous pouvez prendre une pause plus longue de 15 à 30 minutes.
👉 Vous remarquerez qu’elle s’inspire largement de la technique du timeboxing, consistant à découper une tâche en plusieurs sous-tâches auxquelles on accorde un temps défini à ne pas dépasser.
✏️ À noter : Vous l’aurez compris, la technique Pomodoro alterne séances de travail intensives et temps de pause, ce qui permet de se concentrer au maximum sur une période de temps déterminée, avec un objectif de productivité optimal. Les pauses quant à elles servent à faire décrocher votre cerveau et à rester dans cet état d’esprit de concentration sans pour autant vous tuer à la tâche.
Cette méthode s’adresse à toutes les typologies de travailleurs, étudiants comme salariés.
Attention, une séance de pomodoro demande de la concentration. Si vous ne jouez pas le jeu, ça ne sert à rien de la mettre en place. Ces périodes de temps de travail doivent être exemptes de toutes distractions. Coupez les notifications, passez votre téléphone en silencieux et ne le consultez pas, etc.
Cependant, il y a des interruptions que vous ne pouvez pas prévoir comme un appel à recevoir ou un collègue en difficulté qui a besoin de votre aide immédiatement.
Dans ces cas-là, Francesco Cirillo détaille la démarche à suivre comme suivant :
- Indiquez à la personne concernée que vous êtes occupé
- Prévoyez ensemble un moment pour répondre au problème
- Ajoutez la réunion à votre agenda
- Reprenez votre séance de travail
- Contactez votre collègue à la fin du cycle
👉 Cette approche vous permet de faire preuve de respect envers vos collègues tout en vous concentrant totalement sur votre travail.
Cependant, si pour une raison quelconque, vous n’arrivez pas à éviter les interruptions, coupez et reprenez votre session depuis le début. On établit qu’un pomodoro est indivisible. Lorsque vous êtes interrompu, deux choix s’offrent à vous : l’activité imprévue doit être notée et reportée ou le pomodoro doit être stoppé.
Pour vous aider à mettre en place la méthode, plusieurs options sont possibles :
- utiliser un minuteur physique classique : mécanique ou électrique
- utiliser un minuteur digital : celui de votre téléphone ou ordinateur
- utiliser un minuteur Pomodoro
Certaines applications proposent des minuteurs spécialement conçues pour chronométrer des séances pomodoros. Vous n’avez qu’à spécifier la durée de vos 3 temps (travail, pause courte et longue) et l’application vous avertira avec un signal sonore de la fin de chaque session. Le petit plus est qu’elle compte le nombre de sessions de pomodoro effectuées chaque jour vous permettant de suivre vos activités. Enfin, certaines vous proposent même de limiter les notifications des réseaux sociaux, appels et autres pour favoriser la réflexion.
Parmis les applications Pomodoro ont peut citer :
- Be Focused (gratuite)
- Flat Tomato (gratuite)
- Focus To-Do : Pomodoro & Tâches (gratuite)
- Tomato One (1,99€ sur l’App Store)
Comment s’en servir ?
Les différentes étapes de la méthode sont les suivantes :
- Constituez une liste de tâches à réaliser dans la journée, classées par priorité
Il est important d’effectuer cette étape de préparation afin que vous puissiez exécuter les tâches les plus importantes et urgentes en premier. Pour déterminer un ordre de priorité parmi vos tâches, vous pouvez par exemple faire appel à la matrice d’Eisenhower.
Quelques astuces de préparation :
1️⃣ Une fois votre classement établi, il se peut que ayez une tâche particulièrement conséquente à accomplir, dans ce cas, segmentez-la afin de vous fixer plusieurs petits objectifs. Par exemple, si vous devez rédiger un article, vous pouvez découper cette tâche en plusieurs sessions de travail : faire de la veille, établir le plan, écrire l’article, relire et corriger les fautes d’orthographe. Évidemment la rédaction de l’article vous prendra plus de 25 minutes, vous devrez alors découper à nouveau cette tâche pour, par exemple, vous fixer un objectif d’une partie du développement rédigée par pomodoro.
2️⃣ A l’inverse, certaines tâches vous prendront moins d’un pomodoro. Réunissez-les pour les traiter et vous en décharger en même temps. Pour ce genre de tâches, vous pouvez utiliser la méthode Pomodoro comme choisir de ne pas l’utiliser. Libre à vous de déterminer si ces petites tâches méritent une concentration accrue ou non.
- Choisissez une seule tâche sur laquelle vous vous limiterez pendant la session
- Lancez le chronomètre de 25 minutes et travaillez pendant la durée définie
- Lorsque le minuteur sonne, indiquez que vous avez terminé la tâche et prenez une pause de 5 minutes
Au cours de la pause, bougez ! Mettez ce temps à profit pour vous lever, vous étirer, boire un verre d’eau, bref déconnectez-vous du travail et aérez-vous l’esprit. Aussi évitez les activités fatigantes mentalement pour laisser à votre cerveau le temps de se reposer.
Idéalement, décollez vos yeux des écrans afin de faire une réelle pause pour vos yeux et votre cerveau. Donc on évite les réseaux sociaux et le téléphone portable. 😉
- Répétez le même processus pour faire un total de 4 sessions de pomodoro
- Après avoir terminé 4 pomodoros, faites une pause plus longue de 15 à 30 minutes
- Recommencez jusqu’à avoir fini les tâches de votre to-do-list en veillant à noter le nombre de séances de travail qu’il vous a fallu pour accomplir une tâche
✏️ À noter : Consigner le nombre de séances réalisées par tâche et par jour vous permettra de mieux organiser vos tâches et temps de travail. Ainsi la prochaine fois que vous devez effectuer une tâche similaire, vous aurez une estimation concrète du temps qu’il vous prendra pour la réaliser.
🐻 Pour vous aider dans cette prise de note, nous vous conseillons d’allier outil de suivi des temps et calendrier des tâches.
La technique Pomodoro appliquée en groupe
Qui a dit que la méthode Pomodoro était une technique solitaire ? Car bien au contraire, managers, elle peut vous aider à améliorer votre productivité en tant qu’équipe et davantage motiver vos collaborateurs.
Appliquer cette technique en équipe permet de synchroniser les périodes de travail et de temps de pause pour que votre équipe se sente à termes plus unie, même à distance. Dans le cadre d’un projet commun, vous pouvez également l’utilsier pour que tous vos collaborateurs se concentrent sur une même tâche.
Elle s’adresse aussi bien aux indépendants et aux télétravailleurs qui ont du mal à fixer eux-mêmes leur cadre de travail et à préserver leur attention sur une période de temps.
Les avantages de cette méthode
On liste plusieurs avantages à cette méthode :
1. Mieux mesurer son temps
En notant vos tâches accomplies à chaque fin de session, à la fin de la journée vous aurez un bon indicateur de votre temps de travail.
2. Une meilleure planification des projets et tâches
Avec le temps vous serez capable d’estimer combien de pomodoros sont nécessaires à la réalisation d’une tâche. Ainsi, vous serez capable de planifier vos tâches et vos projets avec plus de précision.
3. Davantage de satisfaction
Tenir l’inventaire de tout ce que vous avez accompli en plusieurs séances de travail, vous procurera davantage de satisfaction en fin de journée au regard du travail accompli.
4. Gagner en efficacité
Le but premier de la méthode Pomodoro est de vous faire gagner en productivité en réduisant les distractions pour favoriser la concentration. D’un côté, Francesco Cirillo décrit un processus permettant de gérer les distractions. Tandis que de l’autre, cette technique permet de se focaliser sur une seule tâche à la fois. Elle vient prévenir la mauvaise habitude de travailler sur plusieurs tâches en même temps, ce que nous faisons tous, mais à quoi nous ne sommes pas adaptés par nature.
5. Moins de fatigue intellectuelle
Cette méthode se base sur une autre observation du comportement humain : nous ne sommes pas capables de rester concentrés de façon prolongée sur une tâche. Cette méthode répond donc à cette constatation en introduisant des courtes pauses pour prévenir la baisse de performance en berne. Les pauses sont essentielles pour permettre à votre cerveau de se reposer pour ensuite reprendre le travail au maximum de votre capacité, sans trop vous fatiguer.
6. Davantage de motivation
Segmenter vos tâches à accomplir dans un délai court défini vous motive à en faire plus dans le temps imparti. Car plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus elle prendra de temps. C’est le principe de la loi Parkinson. En appliquant la méthode Pomodoro, vous serez surpris de constater qu’on peut faire beaucoup de choses en 25 minutes. Autre argument intéressant pour vous y mettre : la longue pause à laquelle vous avez droit après 4 pomodoros saura vous motiver.
7. Fixer vos objectifs
En appliquant cette méthode et suivant religieusement vos activités par rapport aux temps, vous prendrez conscience qu’on passe quotidiennement beaucoup de temps à faire quelque chose qui n’est pas essentiel. Cela permet de redéfinir vos priorités et perfectionner votre méthode.
Adapter la méthode à son style de travail
Vous pouvez si besoin ajuster la méthode afin qu’elle vous corresponde mieux.
Revoir la durée des pomodoros
Si vous avez besoin de plus de temps au cours d’une session de pomodoro, vous pouvez allonger sa durée. Le but n’est pas de vous couper dans votre élan. Elle doit être un outil de travail modulable.
👉 Nous vous conseillons de finir la tâche (ou au moins la partie) sur laquelle vous travailliez avant de prendre une pause.
Pomodoro au bon moment
Le nombre de pomodoro à effectuer par jour n’est pas immuable.** C’est vous qui choisissez le nombre dont vous avez besoin** pour finir vos tâches de la journée. Notez cependant que vous n’êtes pas obligé de faire des sessions de pomodoro pour toutes les tâches que vous devez accomplir.
✏️ À noter : Encore une fois, c’est à vous de décider si la tâche à venir nécessite une concentration accrue et donc s’adaptera bien à cette méthode.
Si en fin de journée, il ne vous reste plus qu’à répondre à quelques mails ou organiser votre journée du lendemain, vous n’avez pas nécessairement besoin d’appliquer cette méthode.
Coupler la méthode à d’autres stratégies
Pour davantage gagner en efficacité, vous pouvez combiner plusieurs méthodes de gestion du temps. On vous a déjà cité la matrice d’Eisenhower qui vous aidera à définir les priorités dans vos tâches. Il en existe plusieurs autres qui sauront vous accompagner dans l’organisation de vos tâches pour ensuite les traiter avec la méthode Pomodoro.
🧐 De manière générale, la technique Pomodoro a fait ses preuves car elle s’inspire directement de la méthode de timeboxing, classée première lors d’un test proposant 100 astuces pour gagner en productivité.
🚀 Cependant, son efficacité dépend de 2 facteurs : la rigueur avec laquelle elle est mise en place et d’un individu à l’autre elle ne procurera pas les mêmes effets. En effet, si vous faîtes déjà preuve d’organisation dans votre travail la méthode Pomodoro n’est peut être pas faite pour vous. Alors qu’elle sera un allié indispensable pour d’autres. En revanche, si une méthode toute faite ne vous convient pas, vous pouvez toujours vous inspirer de nos 17 conseils pour mieux gérer son temps au travail.
🐻 Enfin, nous vous conseillons de l’associer à un outil de suivi des temps pour garder une trace de vos accomplissements et des temps nécessaires. Cet historique vous permettra d’analyser vos performances et d’améliorer votre technique.
✨ On vous laisse découvrir tranquillement notre outil et peut-être serez-vous tenté par un essai gratuit.