Le timeboxing : une méthode pour arrêter la procrastination

Qu'est-ce que le timeboxing ? Comment le mettre en place et comment s'en servir pour allier efficacité et objectifs ? On vous explique tout. 👇
Le timeboxing : une méthode pour arrêter la procrastination

Qu’est-ce que le timeboxing ?

Le timeboxing, aussi appelée gestion par blocs de temps en français, est une technique de gestion du temps qui délimite le traitement d’une tâche à un temps défini. On attribue un temps limité mais réaliste à la réalisation d’une tâche : le délai fixé peut être en heures, en jours, voire en semaines selon la complexité de la tâche à accomplir. Ainsi, chaque timebox correspond à une tâche donnée à réaliser dans un certain laps de temps.

Cette méthode vise à améliorer votre productivité et lutter contre la procrastination. Car, planifier combien de temps vous prendra une tâche avant même de commencer vous permet de mieux gérer vos tâches par rapport au temps qui vous est imparti.

Avez-vous déjà remarqué que plus vous avez de temps pour réaliser une tâche, plus elle vous demande de temps ? Ce phénomène est décrit dans la loi de Parkinson. Selon cette-dernière, le travail s’étale de manière à occuper tout le temps disponible pour son achèvement.

La loi de Parkinson décrit également que nous avons tendance à prendre plus longtemps que nécessaire pour accomplir une tâche, ou à la repousser, pour finalement l’achever juste avant la date butoire. Le timeboxing vient contrer ce phénomène naturel.

Enfin, la méthode du timeboxing s’applique aux tâches comme aux projets volumineux. Pour ce faire, divisez vos projets en sessions de travail puis en tâches. Vous pourrez ensuite programmer ces tâches grâce à la méthode du timeboxing.

✏️ À noter : Diviser vos projets en tâches et sous-tâches vous aide à ne pas vous décourager et à constater chaque jour votre avancement et vos progrès.

Ne pas confondre timeboxing et time blocking

Attention à ne pas confondre timeboxing et time blocking. Les deux méthodes sont similaires, car ce sont toutes les 2 des stratégies de gestion du temps, mais qui se différencient de la manière suivante :

La mise en place du timeboxing

Définir un bloc de temps pour chaque tâche

La 1ère étape du timeboxing est d’estimer combien de temps il vous faudra pour accomplir la tâche que vous souhaitez traiter. Cette étape n’est pas toujours facile car nous avons tendance à sous-estimer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche.

👉 Ne vous mettez pas la barre trop haute, le principe de cette méthode n’est pas de vous pousser à négliger votre travail.

✏️ À noter : Pour effectuer une estimation correcte, nous vous conseillons de comparer le temps que vous a pris une tâche similaire afin de vous calquer sur ce temps.

Déterminer la nature du bloc

Un bloc de temps peut être souple ou strict.

Souple c’est-à-dire que, si vous n’avez pas fini la tâche sur laquelle vous travailliez lorsque le temps imparti est écoulé, vous vous accordez plus de temps pour la finir.

A l’inverse, un bloc de temps strict implique que lorsque le minuteur sonne vous arrêtiez ce sur quoi vous étiez en train de travailler, que vous ayez fini ou non, pour passer à la tâche suivante. Ce type de bloc est parfait pour ceux qui ont tendance à s’éterniser sur leurs tâches et à perfectionner leur travail.

Il n’y a pas de norme concernant le type de bloc de temps que vous devez adopter. Tout dépend des situations et de votre libre appréciation. Par exemple, lorsque vous vous réunissez en équipe pour une réunion, vous pouvez vous fixer un bloc de temps strict afin d’être sûrs que tous les points à traiter seront abordés.

✏️ À noter : Un bloc de temps souple offre de la flexibilité et est bien pratique lorsque vous ne savez pas combien de temps va vous prendre le travail prévu.

👉 Au fur et à mesure que vous utiliserez cette méthode, il sera plus facile pour vous d’estimer le temps nécessaire pour chaque tâche. L’objectif est de prédire au plus juste le temps dont vous aurez besoin pour tendre à n’utiliser que des blocs stricts.

⚠️ Attention, le type de bloc que vous effectuez doit être défini avant de commencer à travailler. Vous ne pouvez pas changer de type de bloc en cours ou à la fin de la session lorsque le minuteur sonne. Si vous vous engagez à traiter vos tâches sur un bloc de temps strict, respectez cet engagement, sinon la méthode perd de son sens.

Programmer un minuteur

Une fois que vous avez déterminé le temps nécessaire à chaque tâche, programmez un minuteur ou une alarme pour vous indiquer la fin du bloc de temps prévu. La limite de temps vous aidera à vous concentrer efficacement et à ne pas négliger les autres tâches de votre to-do list.

👉 L’alarme sonore vous permet en outre de ne pas vous soucier du temps qui passe et de pleinement vous focaliser sur votre tâche.

Terminer et faire une pause

Lorsque le minuteur sonne, deux options s’offrent à vous en fonction du type de bloc que vous avez choisi en début de session. Vous pouvez soit continuer à travailler sur la tâche en cours, soit passer à la suivante.

Si vous choisissez de prolonger le bloc de temps sur lequel vous étiez, gardez à l’esprit que vous avez aussi d’autres tâches à traiter et que, si cela fait un moment que vous travaillez, prendre une pause n’en sera que bénéfique pour votre concentration et votre efficacité.

👉 De manière générale, faire une pause entre chaque bloc de temps vous permet de vous vider l’esprit et de reposer votre cerveau.

Faire le bilan et répéter le processus

A la fin de chaque session ou de la journée, faites un bilan sur votre travail et sur votre utilisation de la méthode. Avez-vous réussi à traiter tout ce que vous vouliez faire ? Aviez-vous prévu assez de temps ? Si ce n’est pas le cas, est-ce votre estimation qui est à revoir ou est-ce dû à une éventuelle distraction ?

✏️ À noter : Répondez à ces questions de manière honnête et tirez des enseignements des réponses. La clé est d’être en apprentissage permanent : tester, évaluer et corriger.

Les astuces pour bien utiliser le timeboxing dans son travail

Prioriser les blocs de temps définis

Une fois que vous avez défini et planifié des blocs de temps de travail, honorez-les. Ne cédez pas à la tentation de traiter une tâche moins importante ou moins urgente que ce que vous aviez prévu.

👉 Considérez que chaque bloc de temps que vous aviez prévu dans votre emploi du temps correspond à une réunion avec vous-même. Planifier une plage de temps n’est utile que si vous vous engagez à travailler sur la tâche prévue.

Évitez les distractions

Afin de ne pas perdre de temps inutilement sur votre créneau, désactivez les notifications ou utilisez le mode “ne pas déranger”. Cela augmentera votre productivité, mais cela réduira aussi votre stress à la vue de l’échéance qui s’approche alors que vous n’avez pas fini.

Au cours des blocs de timeboxing, l’objectif est de se concentrer pleinement sur la tâche prévue pour travailler efficacement. Et nous savons à quel point la moindre petite distraction peut être fatale. Alors anticipez en stoppant momentanément les notifications ou en utilisant le mode “ne pas déranger”.

👉 Vous pouvez même faire appel aux fonctionnalités de statut personnalisé sur certains outils de messagerie qui permettent d’indiquer clairement à vos collaborateurs que vous avez besoin de concentration et que vous les recontacterez plus tard.

Soyez rassuré, il existe des solutions pour tout de même laisser la possibilité à vos collaborateurs de vous joindre. Ainsi, vous n’aurez accès qu’aux messages réellement importants.

Regroupez les tâches similaires

L’objectif est de garder une cohérence entre vos tâches afin de ne pas changer diamétralement de sujet et de vous faire faire une gymnastique mentale. Essayez au maximum de regrouper des tâches semblables au sein d’un même bloc de temps. Aussi, privilégiez des tâches associées entre 2 blocs consécutifs.

✏️ À noter : Vous verrez qu’en appliquant cette astuce, vous prendrez moins de temps à vous remettre dans le contexte en début de bloc et limitera votre perte d’énergie mentale.

Associez vos tâches à vos temps

Soyez indulgent avec vous-même si vous n’avez pas réussi à tout finir dans les temps. Comme nous vous l’expliquions plus haut, faire une estimation de temps n’est pas chose facile surtout quand on n’a aucun repère.

Pour faire des estimations exactes, nous vous conseillons de noter le temps que vous prend la réalisation de chaque tâche. Ainsi, vous aurez un appui pour comparer vos tâches et, lorsqu’elles sont similaires, estimer avec plus de justesse le temps qu’elles prendront.

🐻 Vous pouvez notamment faire appel à un outil de suivi des temps qui vous aidera à mieux comptabiliser vos temps par rapport à vos tâches.

Associez le timeboxing à une autre méthode de gestion du temps

La 1ère étape du timeboxing est de définir une période de temps accordée à la tâche sur laquelle on va travailler. Cependant, nous n’avons pas évoqué le travail préparatoire de cette technique, qui consiste à choisir sur quelle tâche vous allez appliquer cette méthode en priorité.

En effet, pour choisir quoi faire et dans quel ordre, nous vous conseillons d’associer le tilmeboxing à une autre méthode de gestion du temps qui vous permettra de définir vos priorités : la matrice d’Eisenhower.

La matrice d’Eisenhower vous permettra de classer vos activités selon 4 catégories et d’identifier rapidement quelles sont les tâches à prioriser et sur lesquelles vous devrez appliquer la méthode du timeboxing en premier lieu.

Les avantages du timeboxing

Avoir une concentration accrue

Le timeboxing est une bonne solution si vous avez du mal à vous concentrer au cours d’une journée de 7h de travail. Cloisonner votre journée en plus petits blocs, aidera votre cerveau à mieux identifier les moments de travail et les moments de pause.

Éviter le multitasking

L’intérêt du travail par bloc de temps avec une tâche prédéfinie (ou un ensemble de tâches associées) est de se focaliser uniquement dessus. Nous ne sommes pas faits pour être multitâches et pourtant il est très facile de s’éparpiller.

👉 Le timeboxing résout ce problème en vous fixant un périmètre de travail ce qui évite à votre cerveau de jongler entre les différentes activités.

Établir un planning de travail

Prévoir des blocs de temps vous oblige à prévoir sur quelles tâches vous allez travailler, dans quel ordre et combien de temps vous allez leur consacrer. Toute cette réflexion vous pousse à mieux mesurer votre temps et faire attention à sa consommation.

👉 Ainsi, le timeboxing vous aide à mieux visualiser l’emploi du temps de votre journée de travail.

Apporter un cadre à l’attendu

Dernier avantage du timeboxing, celui-ci place un cadre à ce qui est attendu. En effet, les blocs de temps délimitent à la fois les résultats et les délais.

Si vous pratiquez le timeboxing en équipe, cela est particulièrement efficace dans des efforts de coordination. Un chef de projet a ainsi l’avantage de savoir qu’à la fin d’une certaine période de temps, une tâche prédéfinie sera terminée.

✏️ À noter : Ce cadre est ce qui va vous faire éviter le perfectionnisme inutile. Une fois que la tâche est terminée et que le minuteur a sonné, pas la peine de vous attarder dessus.

Les difficultés d’utilisation du timeboxing

Que faire si on n’a pas fini à la fin du bloc du temps ?

Que vous continuiez ou passiez à un autre bloc dépend de vous. Si vous n’avez pas fini dans le temps imparti, il est possible que vous ayez mal évalué le temps nécessaire. Ce n’est pas grave. Lorsque vous venez à peine d’adopter cette méthode, nous vous conseillons d’opter pour des blocs de temps souples. Et avec le temps, vous aurez plus de facilité à déterminer le temps exigé.

Cependant si cela fait un moment que vous avez adopté la méthode, vous ne devriez utiliser que des blocs de temps stricts. Ainsi, si vous n’avez pas fini une tâche de ce type de bloc, vous pourrez la terminer à l’occasion d’un prochain bloc de temps qui lui sera consacré.

Que faire si le temps limité nous angoisse plus que nous stimule ?

La gestion par blocs de temps n’a pas pour objectif de vous permettre d’accomplir tout votre travail plus rapidement. Si vous ressentez que la qualité de votre travail est ternie car la pression du temps limité vous pousse à finir trop rapidement, ça n’est pas normal.

Cet inconvénient est dû à une mauvaise application de la méthode. Peut-être avez-vous sous-estimé le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche ? Le principe de la méthode de timeboxing est de favoriser la productivité mais pas au détriment de votre santé. Alors soyez raisonnable dans vos estimations, cela vous évitera du stress superflu. Et n’oubliez pas de prévoir et prendre des pauses après chaque bloc de travail.

Que faire pour rester dans un état de concentration optimal entre deux blocs ?

La sonnerie du minuteur indique la fin d’un bloc et le début d’un autre mais cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas effectuer une transition fluide entre les deux. Comme nous vous le suggérions plus haut, l’objectif est de créer une cohérence entre vos blocs successifs justement pour ne pas vous faire décrocher.

👉 Favorisez cette approche et vous verrez que le changement de bloc sera moins frustrant.

Barres de progression - Gryzzly

💡 Ici s’achève notre tour de présentation de la méthode de timeboxing. Comme toutes les méthodes de gestion du temps que nous vous avons présentées, celle-ci ne correspond pas à tout le monde. Libre à vous de l’adapter à votre façon de travailler voire de la décliner.

🚀 Directement affiliée au timeboxing, vous pouvez utiliser la méthode Pomodoro.

😉 De nombreuses solutions de gestion du temps s’offrent à vous et on ne manquera pas de vous les présenter.

🌈 Aussi, pour gérer efficacement votre temps de travail et sa consommation, nous vous encourageons à faire appel à un outil de suivi des temps. Et cela tombe bien, car chez Gryzzly, nous avons justement développé un outil qui permet de facilement suivre le temps passé par rapport à l’avancée des tâches.

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