Nous avons eu le plaisir de rencontrer Meïwen Monod-Del Dago, Admin & Operations Coordinator au sein de Verteego : plateforme d’IA prédictive de haute précision.

Elle a accepté de nous partager la formule secrète qui a permis à Verteego de pouvoir piloter leurs projets comme des chefs. Comment ont-ils fait ? La seule chose qu’on peut vous dire, c’est que grâce à leur secret ils sont dorénavant capable d’anticiper les éventuels retards et de savoir combien d’heures ont été nécessaire à l’exécution de certains projets. Pour ce qui est du reste, nous vous laissons le découvrir dans cet article.

Bonne lecture ! 😉

Le témoignage vidéo de Meïwen

Une démarche de structuration des temps par projet

Pour mener à bien leur projet, la team Verteego a décidé de mettre en place une démarche de suivi des temps. Cette dernière a principalement 3 avantages pour eux. Elle leur permet entre autres de :

• Connaître les temps passés sur les différents projets : dans le but de les analyser afin de voir si cela correspond à ce qui avait été prévu. Ce qui permet de voir si les calculs sont bons et s’ils arrivent à estimer correctement les temps qu’ils consacrent à chaque projet.

• Récolter les temps pour justifier leur Crédit Impôt Recherche (CIR) : quand on est éligible à une aide de financement de l’innovation, il faut pouvoir être en mesure de justifier les temps passés sur les projets éligibles.

• Mieux gérer les équipes et anticiper de potentiels recrutements : Savoir si leurs équipes sont surchargées ou pas leur offre la possibilité d’ajuster les différentes tâches, d’anticiper de potentiels recrutements ainsi que leurs capacités à intégrer de nouveaux projets.

Verteego a fait le choix de ne suivre le temps d’une partie de l’entreprise seulement : l’équipe Produit et certains des temps passés par les membres de l’équipe Customer Success.

🧐 Concrètement, comment ont-ils fait pour structurer leur suivi des temps ? Nos fans de l’IA ont opté pour un suivi des temps passés par projet. Meïwen vous donne la raison 👇

“On a décidé de classifier nos temps par projet plutôt que par client, afin de pouvoir faire des comparatifs, suivre nos avancées et ensuite adapter notre démarche. Nous savons que certaines personnes le structure plutôt dans une thématique client, en créant un projet par client et dans celui-ci des sous-projets. Mais nous, puisqu’on a souvent plusieurs projets par client, on a décidé de structurer notre suivi par projet. Ce qui nous permet d’étudier nos propres prestations. Par exemple, on peut analyser l’ensemble des prestations qui sont relatives à la prévision des ventes promotionnelles.”

Le suivi des temps avant Gryzzly : un vrai casse-tête

Au départ, la team Verteego n’utilisait pas un outil dédié à la récolte des temps passés. Ils effectuaient un suivi des temps par projet, à l’aide d’une multitude de fichiers Excel qui étaient déposés sur le drive et partagés avec les membres de l’équipe. Mais ils se sont très vite retrouvés confrontés à quelques difficultés. Les équipes Customer Success et les chefs de projet qui avaient pour mission de s’occuper du suivi des temps devaient constamment vérifier si tout le monde avait correctement complété ses temps sur le fichier Excel concerné. Ce qui leur prenait beaucoup de leur temps, car ils devaient examiner s’ils n’y avaient pas d’erreurs, mais surtout relancer en permanence un certain nombre des membres de l’équipe, qui oubliaient de remplir leur temps. Meïwen vous explique pourquoi 👇

“On avait un Excel par projet, et dans chaque fichier, il y a avait plusieurs sous-onglets. C’était à chacun de savoir où trouver son Excel pour renseigner ses temps. Ce qui n’était pas évident et très chronophage. Beaucoup d’entre nous oubliaient donc de remplir leur temps. Il faut l’avouer, un Excel multi-onglets posé sur le drive, ça n’aide pas à ce qu’on s’y mette et ça s’oublie vite. Les responsables du suivi passaient donc énormément de temps à relancer les équipes.”

C’est en voyant que la situation devenait de plus en plus complexe que la question de l’adoption d’un outil de suivi des temps est arrivée sur la table.

Gryzzly : l’outil de suivi des temps qui fait mouche

Clément Guillon, le co-fondateur de Verteego, s’est mis à la recherche de l’outil de suivi du temps idéal. Pour orienter sa réflexion et se limiter dans les critères, il est parti du principe que puisque toute l’équipe travaille sur Slack (logiciel de communication en interne) il serait super de trouver un outil qui puisse directement y être intégré. Gryzzly proposant un chatbot Slack qui simplifie la récolte du temps de travail, c’est tout naturellement que Verteego a décidé d’opter pour notre outil.

Meïwen vous partage ce qui lui a tout de suite plu chez Gryzzly 👇

“On a testé l’outil : ça fonctionnait bien. Et c’est assez ludique avec le petit ours qui vient te parler. C’est mignon et puis voilà. Comme ça, ça laisse aussi passer la pilule du “je renseigne mes temps pour qu’on cartographie un petit peu ce que j’ai pu faire dans la semaine”. Mais pour le coup, oui, c’est assez naturellement que notre choix s’est orienté vers Gryzzly et on ne le regrette pas. C’est un super outil qui est fluide et accessible.”

Une mise en place rapide et une adoption par les équipes réussie

Chez Verteego, la mise en place de leur nouvel outil de suivi des temps s’est déroulée sans encombre. Ce sont la team admin, le manager du Customer Success et le COO qui se sont occupés de paramétrer l’outil. Meïwen vous raconte comment cela s’est déroulé 👇

“Franchement, c’était très fluide. On a juste eu le petit temps de démarrage. Il a fallu qu’on comprenne comment bien paramétrer chacun de nos projets et comment l’outil fonctionne, mais aussi qu’on se familiarise avec les différentes fonctionnalités. Ensuite une fois qu’on avait bien compris ça, c’était nickel. Puis l’outil reste assez simple, donc pas de difficultés insurmontables à affronter.”

L’adoption du suivi des temps par les membres de l’équipe s’est également bien passée, même si au début il y a eu un petit peu de crainte de la part de certains. Ce qui est loin d’être étonnant, car toute suite, quand on annonce qu’on va mettre en place un outil qui va venir suivre chacun des temps travaillés, ça peut faire peur. Meïwen nous a donné l’autorisation de vous partager comment Verteego a fait pour rassurer ces équipes 👇

“On a vraiment accordé de l’importance à la mise en place d’une démarche pédagogique, afin d’expliquer quels sont les temps à renseigner et quel est le but du suivi des temps. On a tout de suite voulu faire comprendre qu’on est conscient qu’une personne ne va pas renseigner 5 jours toutes les semaines : c’est normal. Il y a forcément des temps où elle fait des tâches qui concernent l’activité en interne. Il y a donc vraiment eu un travail pour expliquer quels sont les temps qui nous intéressent et ceux qui ne nous intéressent pas.

Ensuite, l’autre mission, c’était de faire en sorte que nos collaborateurs n’aient pas l’impression que l’on souhaite savoir ce qu’ils font à tout bout de champ, car ce n’est pas du tout le but. Nous leur avons donc expliqué que notre démarche avait pour objectif de nous permettre de justifier notre CIR et de comprendre les temps que nous investissons dans chaque projet.”

Pour que l’adoption du suivi des temps soit unanime au sein des équipes, l’arme secrète de Verteego a été la mise en place d’une démarche pédagogique. Et cette démarche se poursuit lorsque des nouveaux collaborateurs arrivent au sein de l’entreprise. Pour les familiariser à l’outil dès leur arrivée, Verteego a décidé de mettre en place une petite présentation spéciale “Welcome Gryzzly”. Initiative qui nous a plutôt fait sourire 🐻

3 conseils pour mettre en place une démarche de suivi des temps

Pour conclure l’article en beauté, Meïwen a souhaité partager 3 conseils à tous ceux qui souhaitent mettre en place une démarche de suivi des temps au sein de leur entreprise.

💡 Le premier conseil : bien définir et identifier les temps à suivre dès le début 👇

“D’après moi, il faut bien mettre à plat les temps dès le début, afin d’éviter les couacs et devoir recommencer son historique différemment. J’entends par là qu’il est important de bien identifier les temps que vous souhaitez étudier, ceux qui vont vraiment être importants pour vous, et les temps que vous allez pouvoir laisser de côté.

Pour se faire, je vous conseille de regarder attentivement les différents KPI qui sont pertinents à suivre, pour ensuite vous assurer que vous pouvez bien les insérer dans l’utilisation de votre outil de suivi des temps. Par exemple : le taux journalier.”

💡 Le deuxième conseil : bien choisir votre outil de suivi des temps 👇

“C’est aussi très important de bien choisir l’outil ! Choisissez surtout un outil simple d’utilisation, afin qu’il puisse être facilement adopté par toute l’équipe. Pour le coup, c’est le cas avec Gryzzly. C’est un outil rapide et accessible, qui est en plus intégré à notre outil de communication interne.

Un aspect qui est aussi plutôt sympa, c’est qu’il fait les relances à notre place en envoyant un petit message de rappel dans le chat : ce qui est pas mal. Ça permet à chacun de s’auto-gérer et s’auto-responsabiliser.”

💡 Le troisième conseil : faire de la pédagogie 👇

“Si vous voulez que ça fonctionne, il est nécessaire de passer par de la pédagogie. Il est essentiel d’expliquer à vos équipes comment vous allez utiliser cet outil en interne, et surtout dans quel but. Il ne faut pas qu’ils perçoivent ça comme une charge en plus, car au contraire, c’est un outil qui va vous permettre d’économiser en termes de temps.

Je vous conseille donc de mettre en avant ce gros avantage, et de leur faire comprendre que ce n’est pas du tout de l’auto-flicage. Et puis, dites leur bien qu’il n’y aura plus de père fouettard qui viendra faire de la relance et ça, c’est vraiment le must du must.”

✨ Ce sont sur ces dernières paroles que s’achève notre article. Nous adressons un grand merci à Meïwen Monod-Del Dago pour avoir pris le temps de nous partager son expérience. Nous avons beaucoup apprécié échanger avec elle. C’était un moment très agréable.

Nous espérons que ce cas d’usage vous aura plu et vous aura aidé à en savoir plus sur l’importance, mais aussi sur l’utilité du suivi des temps en entreprise 🐻