Pour une entreprise, le temps est quelque chose de précieux qu’il ne faut surtout pas gaspiller. Chaque minute compte et utiliser son temps à bon escient peut permettre de gagner de l’argent. La maitrise du temps apparait alors comme indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise. Et pour cela, rien de tel que le système de suivi des temps. Cette démarche souvent perçue comme un fardeau par certains est loin d’être inutile, le time tracking pourrait bien devenir un atout majeur pour votre entreprise.

C’est un outil qui peut vous faire bénéficier de nombreux gains et économies. Pour vous le démontrer, nous vous partageons les 5 raisons qui font que mesurer le temps est une ressource très généreuse en matière de gains et économies pour votre entreprise.

En avant toute, c’est parti pour la lecture 🤗

Mesurer les temps en interne : un gain de temps pour les managers

Le suivi des temps est un outil de management précieux, qui vous offre des données cruciales pour votre entreprise. Grâce aux données fournies, vous serez en mesure d’avoir une vue d’ensemble sur l’avancement de votre équipe, des tâches et des projets. Toutes ces informations sont recensées en un seul et même endroit, il vous suffira alors d’un seul coup d’œil pour savoir ce qui va et ce qui ne va pas. Le time tracking est le garant d’une transparence totale et vous permettra entre autres de savoir :

• Quelles tâches prennent le plus de temps.
• Quels membres de l’équipe sont sous l’eau.
• Si vos projets sont sur le bon chemin.
• Ect.

Ces informations vous donneront l’occasion d’utiliser le temps de votre équipe à bon escient et de garder vos projets sous contrôle. Le suivi des temps vous permettra de retravailler la manière dont vous pensez vos projets : comment vous les évaluez, comment vous travaillez dessus et comment vous allez pouvoir améliorer des projets en fonction de ces données.

La mise en place du suivi des temps est un travail de fond, mais il vous sera bénéfique, car une fois mis en place cela vous apportera de nouvelles perspectives. À l’heure actuelle, le time tracking est également un gain et une économie par rapport aux nouveaux modes de management. Avec la crise du Covid-19 et la démocratisation du télétravail, le suivi des temps apparait indispensable pour rester connectés avec ses collaborateurs, peu importe ou ils travaillent. Il semble même que le suivi des temps et le télétravail soit un combo parfait, et plus particulièrement quand celui-ci a une application intégrée à votre plateforme de communication collaborative (type Slack ou Teams).

De manière générale, le suivi des temps vous aide à piloter vos projets et votre équipe en temps réel. Cette solution s’avérera très utile pour vous aider à comprendre et analyser les situations, ce qui vous permettra d’organiser votre travail de manière efficace. Et ceci est loin d’être négligeable, particulièrement dans une période de travail à distance.

Une meilleure efficacité et productivité globale

Utiliser le suivi des temps via un logiciel de gestion peut vous aider à optimiser les performances de votre équipe. Qu’on soit bien d’accord : il ne s’agit pas d’exploiter cet outil pour juger ou mettre en lumière vos collaborateurs qui sont à la traîne, mais de vous assurer que le travail est correctement réparti et qu’il est gérable pour l’ensemble des membres de votre équipe. En effet, pour la gestion des tâches, l’équilibre stress-performance est essentiel pour tirer le meilleur parti de votre équipe. Un collaborateur trop stressé et surchargé n’est jamais bon signe, et se révèle très souvent improductif. Les données fournies par votre suivi des temps vous permettront de réorganiser les tâches des membres de votre équipe, avant qu’ils ne sachent plus où donner de la tête.

🧐 Imaginons que vous avez sous-estimé le temps dont un de vos collaborateurs a besoin pour terminer une tâche. Le time tracking va vous permettra de vous adapter, lorsque vous vous rendrez compte qu’il peut avoir besoin de quinze heures de plus pour finaliser cette tâche.

Le KPI à suivre :

Taux d’occupation = (Temps déclaré / temps disponible) * 100

Par exemple : Un salarié en contrat de 35 h a saisie depuis plusieurs semaines près de 42 h par semaine, on est donc sur un taux d’occupation à 120% et une situation qui dure. À vous de prendre les actions nécessaires : faire un point avec la personne, déléguer à d’autres les tâches ne pouvant être faites, trouver les éléments de blocage ou de ralentissement, envisager un recrutement, etc.

Pour vous aider dans cette démarche vous pouvez observer la répartition de son temps de travail sur les différents projets / tâches qu’il est amené à réaliser.

En offrant un aperçu sur la façon dont vous et votre équipe passez vos temps, il sera plus facile pour vous de diriger les projets et de vous concentrer sur les priorités, afin de rester aligné sur vos objectifs. Gardez en tête que le temps perdu équivaut à de l’argent perdu, c’est pourquoi il est nécessaire que vous compreniez où va votre temps. Après tout, une meilleure productivité est synonyme de plus d’argent, n’est-ce pas ?

🤔 Utilisez-vous un outil de communication, comme Slack ou Teams ? Si ce n’est pas encore le cas, nous vous conseillons de vous y mettre au plus vite. La mise en place de ce type d’outil est un gain et une économie dans le temps que prend votre communication interne. Cela rend les échanges plus fluides et plus rapides, insufflant ainsi une meilleure cohésion d’équipe, et notamment en situation de télétravail.

À noter : Faire adopter le suivi des temps à son équipe peut être difficile. Faites leur comprendre que le time tracking est là pour vous aider à équilibrer les charges de travail, à gérer de manière proactive et à garder l’équipe concentrée sur ses priorités. Et surtout, proposez-leur un outil pratique, simple et sympa, par exemple une application ou un chatbot qui s’intègre directement à votre plateforme de communication 🐻

Un gain de temps pour la justification de vos aides de financement

Si vous êtes une entreprise innovante et que vous réalisez des travaux de Recherche et Développement (R&D) vous êtes forcément éligibles à certaines aides de financement de l’innovation (telles que le crédit impôt recherche ou le crédit impôt innovation). Nous en sommes conscients, la gestion du CIR ou du CII est loin d’être une balade de santé : être éligible aux aides est une chose, mais les justifier en est une autre.

Justifier les aides de financement est souvent une charge lourde, qui prend beaucoup de temps et qui est la cause de plusieurs tracas pour le dirigeant, CEO ou CTO. Obtenir une visibilité sur les temps passés en R&D par les membres de votre équipe peut se révéler être un vrai challenge. Pourtant vous avez besoin de connaître précisément ce qui se passe au niveau de la R&D, dans le but d’être capable de justifier le montant de vos aides et anticiper le montant de crédit d’impôt que vous allez percevoir. Pour vous libérer de cette charge mentale, nous vous conseillons vivement d’adopter le suivi des temps. En optant pour un outil de time tracking, la récolte des temps de travail de vos collaborateurs sera facilitée. Plus besoin de courir à droite et à gauche ou d’avoir peur d’avoir commis une erreur lors d’un calcul de crédit d’impôt, qui viendrait remettre en question l’obtention de vos aides.

Le KPI à suivre :

Dépense de personnel éligibles (pour une personne) = (Temps de travail passé sur des tâches R&D * salaire chargé) * 50% (43% à partir du 1er janvier 2021)

À noter : Le suivi des temps permet de faire des exports conformes et sans efforts. Sécurisez vos crédits d’impôts en cas de contrôle deviendra un véritable jeu d’enfant. Elle n’est pas belle la vie ? 😜

Le suivi du temps est donc un gain de temps pour la justification de vos aides de financement, mais pas seulement : c’est aussi une économie d’argent et de ressources humaines. Inutile de réquisitionner un membre de votre équipe ou de recruter une personne à temps plein pour cette tâche, le suivi des temps fait le travail pour vous. Votre seule mission sera de convertir vos collaborateurs à l’outil 😉 Un gain de temps et une économie à ne pas négliger, surtout quand on est une startup ou une scale-up.

Une facturation des coûts de vos projets clients plus précise

Si vous êtes un cabinet de conseil, une agence de communication, un freelance, un bureau d’études, ou encore un bureau d’architecte, vous vendez vos services et facturez surement vos clients à l’heure ou à la journée. Il est possible que vous ne facturiez peut-être pas réellement à vos clients les tarifs que vous devriez facturer. C’est pourquoi une solution de suivi des temps est indispensable pour votre entreprise. Si vous n’enregistrez pas le temps que vous consacrez réellement à un client, ou à un projet, vous ne pouvez pas facturer le client de manière juste. Résultat vous perdez de l’argent.

Savoir quoi facturer est important. Le suivi des temps vous offre une meilleure compréhension et idées des coûts réels d’un projet, ce qui vous aidera à facturer vos clients de manière transparente et précise. À l’aide d’une solution de time tracking vous serez en mesure de générer des rapports précis à présenter aux clients. Ce qui est un excellent moyen de rassurer vos clients sur le fait que les projets sont gérés de manière efficace et productive. Votre entreprise pourra enfin facturer exactement ce qu’elle mérite 💰

En plus de vous aider à justifier vos coûts de projets clients, la mise en place d’un suivi des temps vous donnera une vision plus précise du nombre d’heures que vous avez consacrées sur vos différents projets, ce qui vous permettra de préparer des devis ou des propositions plus justes et concrètes, ainsi que de définir des délais pour vos futurs clients avec plus de confiance. Un atout clé pour clarifier et ajuster le prix de vos services.

Le KPI à suivre :

Taux de rentabilité projet (ou taux de marge nette) = (Marge nette / Budget vendu * 100)

Le taux de marge nette représente pour vous un objectif de rentabilité à atteindre pour chacun de vos projets.

Par exemple :

Une économie d’argent sur les recrutements pas essentiels

Comme nous l’avons vue précédemment, une solution de suivi des temps vous offre l’occasion d’avoir une vue à 360°, en temps réel, sur le travail que vous et vos collaborateurs fournissent. Mais ce n’est pas tout : le suivi des temps peut vous aider à anticiper un recrutement, ou au contraire vous éviter un recrutement non essentiel.

L’accès à ces informations de suivi fiables et précises, issues du time tracking, vous permettra de savoir précisément quels postes sont en surcharge ou en sous-charge, mais aussi de prendre conscience de la valeur de ce que vous apportera, ou pas, une personne de plus. Cela signifie qu’il vous sera plus facile d’être à même de prendre de meilleures décisions en matière de ressources humaines, et peut éviter des erreurs de recrutement coûteuses (comme recruter plus de personnes alors que la charge de travail ne le justifie pas).

À noter : Le suivi des temps peut également vous aider à estimer la répartition des coûts par projet, ainsi qu’à maitriser ces coûts.

KPI à suivre :

Taux d’occupation de l’équipe = Moyenne des taux d’occupation de chaque personne de l’équipe

À mettre en perspective avec la moyenne des taux rentabilité des projets de cette équipe

Envisager un recrutement sera plus évident sur une équipe avec un fort taux d’occupation et un haut taux de rentabilité projet.

👉 De toute évidence, le suivi des temps est synonyme d’un certain nombre de gains et économies pour votre entreprise. C’est une véritable valeur ajoutée pour le bon fonctionnement de votre entreprise.

🕑 Si vous n’êtes pas encore familiarisé au suivi des temps, sachez qu’il n’est jamais trop tard pour commencer à suivre le temps dans votre entreprise. Le plus important avant de vous lancer est de choisir le bon outil de time tracking et de savoir comment structurer votre suivi 😉

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