Il existe plusieurs façons d’évaluer la réussite d’un projet. Cependant, 4 indicateurs clés se démarquent et constituent l’angle d’attaque de votre évaluation. 🧐

Le rapport budget consommé / budget vendu

Pour rappel, le budget d’un projet est le prix vendu au client pour la réalisation du projet . Quant à lui, le budget consommé est l’ensemble des dépenses effectuées dans le cadre de la réalisation du projet.

L’un des objectifs du projet est donc de minimiser le budget consommé, ou en tout cas de le réguler, pour être sûr de rester dans les clous. L’enjeu est donc de bien vendre vos projets en amont car il faut garder à l’esprit que le budget vendu doit couvrir le budget consommé . Si ce n’est pas le cas, votre entreprise entamera sa marge..

Le rapport entre le budget consommé et le budget vendu est une variable à surveiller tout au long du projet. En effet, une surveillance continue vous permettra de déceler les problèmes et de les rectifier tant qu’il en est encore temps.

Un budget consommé supérieur à un budget vendu peut être dû à plusieurs facteurs :

• vous n’avez pas bien vendu votre projet
• vous avez sous-estimé le temps ou les ressources nécessaire à la réalisation de ce-dernier
• Le périmètre du projet a été mal évalué en amont du projet ou a été amené à évoluer.

Analyser votre consommation budgétaire est une variable d’autant plus importante à la fin de vos projets. Car analyser votre budget consommé par rapport à votre budget vendu, vous permettra de tirer des enseignements pour les futurs projets.

✏️ À noter : Connaître et comprendre vos coûts réels en termes de fonctionnement, vous permettra à terme de mieux vendre vos projets .

💡 En fonction de la façon dont vous vendez vos projets, le budget peut éventuellement être modulable en fonction de vos coûts au cours du projet. Mais ne vous reposez pas sur cette solution hasardeuse.

Le rapport entre le temps estimé, passé et vendu

Le 2ème indicateur qui va vous permettre d’évaluer la réussite de votre projet est en fait une relation entre plusieurs variables : le temps estimé, le temps passé et le temps vendu.

Vous n’êtes pas sans savoir qu’à moins d’avoir une baguette magique, vous ne pouvez pas connaître à l’avance le temps qu’il vous faudra pour réaliser le projet. Le temps est donc estimé et c’est cette estimation qui va être vendue comme étant la valeur temporelle de votre travail afin de réaliser le projet.

Ici, il faut donc correctement estimer le temps nécessaire au projet afin de le vendre au mieux. Car, dans le cas contraire, si le temps passé sur le projet est supérieur au temps vendu, vous pouvez considérer que vous avez mal vendu le travail de vos collaborateurs.

✏️ À noter : Dans un objectif de rentabilité, le temps passé doit toujours être inférieur au temps vendu .

🧐 Pour que cela soit plus clair, nous allons vous illustrer tout cela avec un exemple. Imaginons que vous prévoyez 25h de travail sur un projet. Ces 25 heures correspondent donc au temps que vous estimez devoir consacrer à ce projet.

Cependant, pour être rentable, vous décidez de vendre le temps de ce projet comme égal à 30h. Or, vous passez en réalité 35h sur ce projet.

Résultat, des courses, non seulement vous avez mal estimé votre temps, ce qui vous a mis en difficulté sur d’autres projets, mais en plus, vous n’avez pas bien vendu le temps de vos collaborateurs, ce qui peut nuire à votre rentabilité.

💡 Le temps est une variable constante au cours de vos projets. Il est donc important de le suivre avec un outil adapté qui vous permettra de connaître en temps réel l’avancement de vos projets tout en vous alertant de votre temps vendu.

👉 Nous vous recommandons une analyse plus fine de vos temps à la fin de vos projets afin de réajuster vos estimations et vos ventes de temps en fonction de vos temps passés.

Les taux de marge

Les 3ème et 4ème KPI à connaître afin d’évaluer la réussite d’un projet sont la marge brute et la marge nette. La marge brute est liée aux coûts externes que votre entreprise va générer pour mener à bien le projet. De son côté, la marge nette est liée aux coûts internes, c’est-à-dire aux salaires de vos collaborateurs mobilisés sur le projet et de vos charges.

Ainsi, les marges brutes et nettes sont étroitement liées à vos coûts de production . Effectuer un suivi de ces coûts peut s’avérer utile pour suivre la rentabilité de votre agence.

Pour rappel, la marge brute et la marge nette se calculent ainsi :

Le KPI de la marge brute est ce qui va vous permettre de déterminer si vous avez bien vendu ou bien rentabilisé les ressources externes et les achats supplémentaires liés à votre projet.

Le KPI de la marge nette est ce qui va vous permettre de déterminer si vous avez correctement vendu le temps de vos collaborateurs.

✏️ À noter : Pensez à définir votre budget vendu en fonction du taux de marge brute et nette souhaité.

Les variables de marges brutes et nettes peuvent être suivies tout au long du projet et analysées en toute fin. Le suivi vous permettra d’éviter d’atteindre un stade critique du projet de devoir éventuellement négocier d’ajustements avec vos clients. Gardez donc à l’esprit que la réussite de vos projets réside dans un suivi régulier de vos marges et de vos coûts.

Enfin, une analyse en fin de projet vous permettra de comprendre ce qui a péché et quels axes d’amélioration vous pourrez mettre en place.

💡 C’est à vous et à votre entreprise de fixer votre objectif de marge prévisionnel . Vous pouvez considérer, pour la marge nette, que celle-ci est correcte entre 30% à 50%, voire plus en fonction de votre activité.

La deadline du projet

Enfin, le dernier indicateur qui va vous permettre de déterminer la réussite de vos projets est le respect ou non de la deadline. Ce KPI est finalement le plus intuitif, mais également le plus contraignant pour votre client.

Veillez donc à faire en sorte de le respecter le mieux possible et ne pas n’hésitez pas à invoquer la sainte deadline pour accélérer un retour client. En effet, rien de mieux pour accélérer la prise de décision client que de lui indiquer que tout retard de sa part aura un effet sur le délai de livraison du projet 😉.

✏️ À noter : Ne négligez pas cet indicateur car chercher à comprendre pourquoi vous n’avez pas pu respecter la date de rendu au client est un levier d’amélioration pour vos prochains projets.

Vous l’aurez compris, évaluer la réussite d’un projet passe par plusieurs indicateurs qu’il faut, pour certains, surveiller au fil du temps, et analyser en fin de projet.

🎯 À retenir : Vous pouvez découper votre travail d’évaluation en 4 phases : suivre, analyser, comprendre et agir. Les 2 dernières étapes étant de comprendre ce qui a péché ou ce qui a, au contraire, été positif, et de chercher des axes d’amélioration ou de continuer à appliquer les points positifs.

💡 Gardez à l’esprit que même lorsqu’un projet s’est mal déroulé, c’est une occasion d’apprendre de vos erreurs. Et à l’inverse, évaluer la réussite d’un projet qui s’est bien passé a aussi beaucoup à vous apprendre pour vous permettre de déceler les techniques que vous avez mises en place intuitivement et que vous pourriez réutiliser sur d’autres projets et tâches.

Chez Gryzzly, nous travaillons sur de la prédiction pour anticiper les risques de dépassement pour mener les projets vers le succès. Basée sur les déclarations précédentes, cette fonctionnalité permettra à terme à nos utilisateurs d’être avertis d’un éventuel futur dépassement.

En attendant, nous vous conseillons d’utiliser un outil qui mêle suivi des temps et suivi budgétaire parfaitement adapté pour des problématiques de gestion de projet. Cela vous permettra de suivre et analyser les KPIs dont vous aurez besoin pour évaluer la réussite de vos projets.

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