Chiffrage projet : garantissez le succès de votre projet grâce au triptyque : temps vendu, estimé et réalisé

L’estimation du temps alloué à un projet est souvent négligée. Or, ce travail préparatoire est ce qui va réellement cadrer votre travail au cours du projet. Découvrez comment la précision de vos estimations va améliorer votre rentabilité projet. 👇
Chiffrage projet : garantissez le succès de votre projet grâce au triptyque : temps vendu / estimé / réalisé

Les 3 définitions à connaître pour chiffrer votre projet

Avant d’aller plus loin, commençons par expliciter la différence entre les trois types de temps que l’on peut définir lorsque vous chiffrez votre projet. 🙃

Le temps vendu

Le temps vendu correspond au temps annoncé sur votre devis et qui sera facturé au client. Idéalement, le temps vendu doit être supérieur au temps réalisé afin de dégager une marge.

Le temps estimé

Le temps estimé correspond au temps dont vous pensez avoir besoin pour exécuter le projet. C’est cette estimation qui va orienter la façon dont vous et votre équipe allez appréhender les tâches en fonction du délai.

Il sert notamment à fixer des objectifs internes de temps tout en gardant une marge de manœuvre par rapport au temps vendu.

Le temps réalisé

Le temps réalisé correspond au temps que vous avez réellement passer sur le projet. C’est le temps déclaré par vos collaborateurs lors de la saisie des temps.

Plus il se rapproche du temps estimé plus on considère que l’estimation était juste et que le projet s’est déroulé sans accroc.

Les bénéfices d’un bon chiffrage estimatif de projet

Mieux vendre vos projets grâce à un budget juste et tenable

Savoir estimer vos projets revient à savoir estimer la valeur en temps de vos collaborateurs. Il est donc important de connaître cette valeur pour vendre au prix le plus juste vos prestations à un client.

Si par exemple vous sous-estimez un projet, le budget alloué à ce-dernier sera donc sous-estimé aussi. Et lorsque le budget alloué au projet est insuffisant pour couvrir vos coûts c’est votre rentabilité qui s’écroule.

👉 Vendre vos projets au juste prix est ce qui va déterminer le pendant et l’après d’un projet.

✏️ À noter : Mieux vous saurez estimer la valeur de votre travail, mieux vos projets se dérouleront et, à terme, plus vous pourrez influer sur la croissance de votre rentabilité.

Anticiper les coûts de production

Respecter le budget alloué au projet est indispensable dans un objectif de profit. Ainsi, savoir chiffrer le coût d’un projet en termes de ressources humaines est primordial. C’est cette estimation des charges par rapport au temps facturé qui va vous permettre d’établir la rentabilité de chaque projet.

👉 Connaître vos coûts de production est essentiel pour négocier un budget qui pourra amortir ces coûts.

✏️ À noter : Pour ce faire, un suivi régulier de vos coûts est un excellent atout.

Calculer votre marge prévisionnelle

En plus d’estimer vos coûts internes, vous allez devoir établir votre taux journalier moyen, c’est-à-dire le prix que vous allez facturer à votre client pour une journée de travail sur son projet. Ce sont ces deux indicateurs qui vont vous permettre de déterminer votre marge prévisionnelle, c’est-à-dire la marge réalisable sur ce projet.

Ce qui vous permettra plus tard de comparer votre marge prévisionnelle avec votre marge réelle et vérifier la qualité de votre estimation !

✏️ À noter : Mieux vaut prévoir un temps facturé supérieur au temps estimé pour assurer la rentabilité de vos projets.

Comment bien définir votre chiffrage grâce à l’estimation du temps

Estimer le temps alloué à un projet est une étape importante et connexe au chiffrage budgétaire. Pour y parvenir, il existe plusieurs méthodes. On peut par exemple citer :

Finalement, il n’y a pas vraiment de méthode miracle précise. Cependant, pour vous aider à y voir plus clair, nous vous proposons de lister les éléments à garder en tête lorsque vous estimez le temps de vos projets. 😉

Anticipez les délais et retards de production

La 1ère étape dans l’estimation du temps à allouer à un projet est de déterminer sa durée globale. Connaître la durée de vos projets vous permet de le situer dans le temps et de découper le temps attribué à chaque tâche ensuite.

La durée du projet va dépendre de trois variables : la 1ère étant la date de rendu du livrable maximale à votre commanditaire, la 2ème étant la disponibilité de vos ressources, et la 3ème étant le temps nécessaire à chaque tâche.

Vous n’êtes pas sans savoir que tout bon chef de projet prévoit toujours un délai supplémentaire afin de couvrir les différents retards. Cependant, lorsque la durée nécessaire à l’élaboration d’un projet a été trop sous-estimée, ce délai n’est pas toujours suffisant.

👉 Bien estimer la durée de votre projet s’avère donc capital si vous ne voulez pas vous retrouver dans une position délicate vis-à-vis de votre client.

✏️ À noter : Estimer le temps que prendra chaque tâche est plus facile que de déterminer le temps global qu’un projet prendra.

Chiffrer vos projets

Vérifiez la disponibilité de vos ressources

Outre une problématique de délai à tenir, il faut également vous assurer que vos ressources sont disponibles. Savoir avec exactitude le nombre d’heures que prendra une tâche à un collaborateur vous permettra de déterminer par la suite s’il est disponible ou non pour participer à un autre projet.

✏️ À noter : L’enjeu est ici d’établir un plan de charge résumant la charge prévisionnelle affectée à chaque ressource, tout en tenant compte de son quota horaire.

Prenez en compte votre plan de charge

Admettons que vous n’ayez pas prévu assez de temps pour finir un projet, vous vous retrouvez submergé par la quantité de travail et devez impérativement boucler ce projet. Que faites-vous ?

Deux options s’offrent à vous :

Peu importe votre choix, aucune des deux n’est viable.

Une dernière solution peut également être envisagée : plutôt que de surcharger vos collaborateurs en interne, vous pouvez faire appel à un freelance. Cependant, son taux journalier moyen sera bien supérieur aux charges de vos salariés.

👉 Optimiser votre temps estimé vous permettra d’éviter ce scénario catastrophe et brouillon, d’autant que les problématiques de temps sont inévitablement liées aux problématiques budgétaires.

✏️ À noter : Le temps estimé n’est pas égal au temps réalisé. Pour éviter les mauvaises surprises, effectuez un suivi des temps de vos collaborateurs sur chaque tâche. Ces données chiffrées vous permettront d’établir une tendance et ainsi de mieux estimer vos temps.

Barres de progression - Gryzzly

💡 Vous l’aurez compris, estimer le temps dans le cadre d’un projet est une tâche ardue, mais qui, si elle est faite avec rigueur, peut vous apporter de nombreux bénéfices.

Pour vous aider dans cette tâche, nous vous conseillons d’utiliser un outil qui mêle suivi des temps et suivi budgétaire parfaitement adapté pour des problématiques de gestion de projet.

🎁 Cerise sur le gâteau, notre Gryzzly intègre désormais le temps estimé, en plus du temps passé, sur le tableau de bord de vos projets.

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