Contrôle du temps de travail : êtes-vous conformes à la loi ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, nous allons tout d’abord rappeler ce que nous entendons par “contrôle du temps de travail”. Car c’est une notion à différencier du “suivi des temps de travail”. 🧐

Le contrôle du temps de travail = délimiter la durée de travail exercée par des salariés en accord avec la loi

Le suivi des temps de travail = permettre aux salariés de déclarer ce sur quoi ils ont travaillé un jour donné pour permettre à l’employeur de suivre l’avancée des tâches.

Les obligations pour l’employeur

En cas d’horaires collectifs

L’employeur est tenu d’informer et d’afficher les heures auxquelles commence et finit le travail, ainsi que les heures et la durée des repos, conformément au code du travail. Pour ce faire, il est chargé de mettre à disposition un affichage dans l’établissement qu’il signe et date après avoir été communiqué à l’inspection du travail.

Dans le cas où il y aurait un changement de durée ou d’horaire de travail, l’employeur est dans l’obligation d’afficher ces changements en respectant un délai de 7 jours (ou à défaut celui prévu par l’accord collectif). En outre, l’inspection du travail doit être informée des changements et nouveaux horaires.

Enfin, en cas de dispositif d’aménagement du temps de travail (légal ou conventionnel), l’affichage doit également clairement indiquer la période de référence en semaines, et pour chacune d’entre elles, indiquer l’horaire et la répartition de la durée du travail.

En cas d’heures supplémentaires

Bien que l’employeur ne soit pas tenu de mettre en place une démarche de suivi des temps lorsque ses salariés suivent un horaire collectif, sa mise en place est vivement recommandée dans l’éventualité d’accomplissement d’heures supplémentaires ou d’astreintes.

👉 Dans ce cas, l’employeur doit informer les salariés concernés du nombre d’heures de repos compensateur dont ils disposent, de l’ouverture du droit à repos et du délai de prise de ce repos.

✏️ À noter : Le repos compensateur (aussi appelé RCO), est un temps de repos obligatoire accordé à la suite des heures supplémentaires qu’un salarié peut être amené à effectuer, en plus de son quota habituel.

🐻 Mettre en place une solution de suivi des temps permet notamment aux employés de déclarer eux-même les heures qu’ils ont effectuées. Cela permet au salarié de s’assurer de la prise en compte de ses heures supplémentaires ou d’astreinte tout en apportant de nombreux autres avantages à l’employeur.

En cas d’horaires individualisés

Lorsque les salariés ne suivent pas le même rythme de travail, l’employeur est dans l’ obligation de tenir un décompte individuel quotidien et hebdomadaire de la durée de travail effectuée pour chaque salarié. Ce décompte doit être suffisamment précis pour faire apparaître les coupures et les pauses des salariés.

👉 Cette mesure s’applique également aux salariés mobiles ou qui exercent principalement leurs fonctions en dehors de l’entreprise.

Enfin, une fois ces horaires comptabilisés, l’employeur est tenu, sauf dispositions conventionnelles spécifiques, de fournir aux salariés concernés, chaque mois, un document annexé au bulletin de paie mentionnant :

• le nombre d’heures de repos compensateur de remplacement et de contrepartie obligatoire en repos,
• le nombre d’heures supplémentaires effectuées,
• le nombre de jours de repos pris,
• le nombre d’heures d’astreintes effectuées.

✏️ À noter : Attention, cependant, cette obligation de contrôle des temps de travail ne s’applique pas aux salariés concernés par les conventions ou accords collectifs qui prévoient un forfait en heures ou une quantification préalablement déterminée. Si et seulement si, ces conventions ou accords fixent les modalités de contrôle de la durée du travail.

En cas de salariés en forfait jour

👉 On appelle un salarié en forfait jour, un salarié qui est tenu de travailler un certain nombre de jours dans l’année. Il n’est donc pas soumis au respect des durées maximales quotidiennes et hebdomadaires de travail.

Cependant, cette souplesse de travail implique que l’employeur dresse un document de contrôle mentionnant les journées travaillées par le salarié.

De plus, l’employeur doit veiller au respect des temps de repos du salarié. Et régulièrement s’assurer du caractère raisonnable de sa charge de travail, grâce à des entretiens notamment, et de la bonne répartition du travail dans le temps.

Durée légale du travail et amplitude horaire

En pratique, cette obligation de contrôle du temps de travail effectif des employés est instaurée pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ces-derniers. Ainsi, l’employeur est tenu de faire respecter des durées maximales de travail et le droit au repos.

Les durées maximales de travail sont :

• La durée maximale de travail effectif ne peut dépasser 10 heures.
• L’amplitude horaire de travail journalier ne peut excéder 13 heures.
• La durée hebdomadaire du travail ne peut dépasser 48 heures, et 44 heures en moyenne sur une période de 3 mois consécutifs.

Les temps de pause et de repos sont également obligatoires.

Le salarié bénéficie, sauf disposition conventionnelle contraire,

• d’un temps de pause d’une durée minimale de 20 minutes, dès lors que le temps de travail quotidien atteint 6 heures.
• d’un repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives.
• d’un repos hebdomadaire d’une durée minimale de 35 heures consécutives.

👉 En plus de ces durées légales que l’employeur s’engage à respecter, il est dans l’obligation d’assurer un contrôle de la charge de travail des salariés.

Les modalités de décompte envisageables

L’employeur a l’obligation de décompter les heures de travail, dans les cas nécessaires, mais toutefois la loi ne lui impose pas de méthode à utiliser pour le faire. Ainsi, la démarche de décompte utilisée est au choix de l’employeur et peut être réalisée de façon manuelle, informatique ou automatique.

D’autre part, n’importe qui peut être désigné comme responsable du décompte. Toutefois, il est nécessaire d’assurer que le contrôle effectué soit honnête, véridique et vérifiable. De plus, le suivi doit être suffisamment précis.

👉 Pour éviter d’ajouter cette charge de travail à un salarié, l’employeur peut mettre en place un système informatique (comme un système de badge). Cependant, l’employeur doit veiller à ce que le système soit fiable et infalsifiable.

✏️ À noter : Bien que pratique, la mise en place d’un système de contrôle des heures de travail informatisé peut aussi être la source de réticences chez les salariés. Pour ces raisons, avant toute mise en place d’un tel dispositif, les instances représentatives du personnel et les salariés doivent être informées, tout comme la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Enfin, dans le cas où les salariés sont en forfait jour, l’employeur peut demander au salarié d’assurer lui-même le décompte journalier et hebdomadaire de son temps, selon le moyen qui lui sied (registre, cahier ou fiches). Pour ce cas de figure, étant donné que l’employeur n’est pas en mesure de contrôler par lui-même les temps de travail, donner au salarié la responsabilité de noter ses temps est le plus approprié.

En cas de litige

En cas de litige, un employeur qui n’est pas en mesure de présenter le décompte des temps de travail effectifs de ses employés est puni par une amende appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés par ce manquement. De plus, si l’employeur n’est pas en mesure de fournir son propre décompte, les juges se prononceront sur la base des éléments apportés par le ou les salariés.

👉 Quelles que soient les modalités de suivi choisies, l’employeur s’engage à conserver les documents de décompte pour une durée d’un an minimum, afin de pouvoir les présenter en cas de contrôle.

✏️ À noter : Mais en pratique, la durée de conservation des documents est à minima de 3 ans compte tenu du délai de prescription applicable pour le paiement des salaires.

Vous l’aurez compris, l’employeur est toujours dans l’obligation d’encadrer les temps de travail de ses salariés, mais pas toujours de les décompter. 🧐

Nous vous conseillons de faire d’une pierre, deux voire, trois coups. Comme, pouvoir montrer pattes blanches sur les heures travaillées et la bonne gestion des charges de travail.

Mais aussi, et surtout, pour vous :

• prendre du recul sur vos activités
• comprendre la répartition des efforts
• anticiper des recrutements
• identifier les problèmes et améliorer la qualité de vie au travail

👉 Il existe de nombreux outils vous permettant de suivre les temps de travail de vos employés. La clef est de trouver celui qui s’adapte le mieux à votre façon de travailler et à vos envies.

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