Pour correctement gérer votre portefeuille de projets, nous vous conseillons de mettre en place une méthode vous permettant de classifier les projets qui sont en accord avec votre stratégie.

Dans cet article, nous vous détaillons le processus de gestion de portefeuille de projets par étapes.

C’est parti. 👇

Déterminer la stratégie globale

La 1ère étape consiste à établir la stratégie appliquée aux projets de votre entreprise.

Par exemple, si la stratégie d’une entreprise de construction est de ne construire que des maisons autonomes, un projet d’une maison classique sera rejeté car, comme il ne correspond pas à la stratégie d’entreprise, il ne peut pas s’insérer dans la gestion de portefeuille de projets de l’entreprise.

👉 Tous les projets de votre portefeuille de projets devront être axés autour de cette stratégie.

Son autre avantage est de communiquer de manière transparente entre les équipes quant aux projets sélectionnés ou non afin que chacun puisse partager une vision commune.

✏️ À noter : L’aspect stratégique est ce qui va différencier la gestion de portefeuille de projet de la gestion de projet.

Fixer des objectifs concrets

La 2ème étape de votre méthode de gestion de portefeuille de projet est de vous fixer des objectifs concrets. C’est-à-dire quels sont les objectifs que vous cherchez à atteindre en mettant en place ce processus de gestion de portefeuille de projets.

Ainsi, le suivi des performances des projets fait partie intégrante du pilotage du portefeuille. Pour évaluer la réussite de vos projets, il est important de définir des indicateurs clés de performance en adéquation avec votre stratégie globale.

Quelques indicateurs de performance que vous pouvez suivre :

• le pourcentage de dépassement des délais
• le taux d’avancement
• l’écart entre le coût réel et estimé des projets
• l’écart entre le temps estimé, vendu et passé

🐻 Pour vous aider à effectuer ce suivi, nous vous recommandons d’utiliser un outil qui prend en charge et confronte tous ces indicateurs.

Définir une méthode de priorisation

En plus de la stratégie globale, vous devez concevoir une stratégie vous permettant de classer les projets afin de définir si oui ou non ils doivent faire partie de votre portefeuille de projets. L’idée est de déterminer votre futur processus d’établissement des priorités des projets.

🧐 Pour cela, nous vous conseillons de rédiger une liste de questions à vous poser ou une liste de critères selon lesquels vous allez classer les projets en ordre de priorité.

👉 Priorisez les projets qui apportent le plus de valeur ajoutée à votre portefeuille de projets, et donc à votre entreprise et répartissez vos ressources en fonction de ce classement.

✏️ À noter : Vos critères de priorisation peuvent être amenés à évoluer en fonction de la stratégie et de la situation du marché sur lequel votre entreprise est positionnée.

Une autre solution consiste à faire appel à une matrice de priorisation des projets. Une matrice des priorités est un outil de gestion du temps et des projets qui vous aide à vous concentrer sur les éléments importants et à maintenir vos projets stratégiques sur la bonne voie.

Il en existe plusieurs mais nous avons sélectionné celle qui nous paraît la plus pertinente par rapport à notre thématique de gestion de portefeuille de projets. Cette dernière est basée sur les 4 quadrants de gestion du temps développés par le chef d’entreprise Stephen Covey. Ainsi, elle divise les projets/tâches en 2 dimensions : urgence et importance, impact et effort.

Attention toutefois car, l’étape de priorisation est située ultérieurement. Cette étape ne consiste qu’à définir votre méthode. La priorisation arrive plus tard dans votre processus. Ne brûlez pas les étapes. 😉

Analyser les projets du portefeuille

Une fois que vous avez déterminé votre méthode de priorisation, il faut évaluer chacun des projets de votre portefeuille. Cette analyse de chaque projet individuellement est ce qui va déterminer, conjointement avec la méthode de priorisation, la priorité qui sera accordée aux projets.

L’évaluation passe par plusieurs critères ou questions à vous poser, à déterminer en fonction de vos objectifs globaux. Voici quelques exemples :

• Quel sera le ROI estimé ?
• Combien de temps et de ressources sont nécessaires à la réalisation du projet ?
• Quel est le coût de réalisation de chaque projet ?
• Certains projets peuvent-ils être fusionnés pour gagner en efficacité ?
• Quel est le coût de réalisation de chaque projet ?

Après avoir caractérisé vos projets, classez-les dans des catégories. Vous êtes libres de créer le type de catégories que vous souhaitez, cependant la norme veut que vous créiez une catégorie pour les projets terminés, et pour ceux qui génèrent davantage de valeur ajoutée.

👉 Cette analyse va aussi vous permettre d’évaluer le risque général de votre portefeuille de projets en comparant la probabilité de réussite technique au profit attendu.

Faire le tri

Suite à votre analyse, il faudra vous assurer que les projets de votre portefeuille de projets sont en phase avec votre stratégie d’entreprise. Cette partie est en réalité un tri dans votre portefeuille à effectuer en fonction de vos conclusions d’analyse.

Il peut arriver que vous repériez des projets qui ne correspondent pas du tout à votre portefeuille de projets. Dans ce cas, n’hésitez pas à les enlever de votre portefeuille de projet.

🧐 En effet, c’est grâce à cette étape d’alignement que vous comprendrez si vos ressources sont déployées sur des projets à réelle valeur ajoutée pour votre entreprise.

Mettre en oeuvre

Une fois que vous avez écarté les projets non conformes, il vous reste à prioriser les projets restants en accord avec votre stratégie de priorisation.

Ceci fait, vous pourrez alors, si possible, avec l’aide d’un logiciel PPM :

• déterminer les ressources à allouer à chaque projet
• définir les budgets nécessaires
• planifier les projets et tâches associées aux projets sélectionnés

✏️ À noter : Cette étape nécessite la collaboration de toutes les parties prenantes des projets pour répondre à toutes les contraintes et prendre des décisions communes.

💡 A la fin de cette étape, vous devriez avoir un portefeuille de projets bien plus efficace mélangeant productivité, rentabilité et prévention.

Tester et adapter

Pour cette dernière partie, il ne vous reste plus qu’à monitorer l’évolution de vos projets grâce aux KPIs à suivre que vous vous êtes fixés en amont. Grâce à eux, vous pourrez facilement déterminer si les projets de votre portefeuille ont atteint leurs objectifs.

Dans le cas contraire, n’hésitez pas à redéfinir vos priorités et faire plusieurs tests car vous n’obtiendrez un bon processus de gestion de portefeuille de projets qu’au bout de plusieurs essais.

✏️ À noter : La clef de la réussite est de vous adapter et d’apporter des changements au fur et à mesure.

👉 Vous pouvez néanmoins adopter un logiciel de gestion de portefeuille de projet pour faciliter l’acquisition de cette méthode. Il en existe de multiples plus ou moins complexes permettant de s’adapter à tous les niveaux de maturité PPM d’une entreprise.

💡 Désormais la gestion de portefeuille de projet n’a plus aucun secret pour vous. Cet article est le dernier de notre focus sur le project portfolio management. Vous possédez à présent toutes les clés pour débuter dans cette discipline très utile au quotidien des chefs de projets et PMO (Project Management Officer).

🤓 Notre dernier conseil est de bien définir votre stratégie d’entreprise car c’est elle qui va devenir les fondations de votre gestion de portefeuille de projet. De plus, n’hésitez pas à faire appel à un outil PPM pour vous aider dans cette démarche. Il vous aidera au quotidien sur de nombreux aspects de la gestion de portefeuille de projets tout en répondant à vos attentes.

🌈 Et cela tombe bien, car chez Gryzzly, nous avons justement développé un outil qui permet de gérer ses projets par le temps tout en prenant en compte des données budgétaires et de rentabilité.

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