Les rudiments de la gestion de portefeuille de projets

La gestion de portefeuille de projets est une alternative plus complète à la gestion de projet, car elle intègre la gestion des risques et la stratégie d’entreprise. Laissez-nous vous la présenter. 😉
Les rudiments de la gestion de portefeuille de projets

Les bases de la gestion de portefeuille de projets

Qu’est-ce que le PPM ?

La gestion de portefeuille de projets , aussi appelé portfolio management ou project portfolio management en anglais et abrégé en PPM ou GPP, consiste à gérer un ou plusieurs portefeuilles (ensemble de projets) de projets d’une entreprise de façon centralisée en y appliquant la stratégie d’entreprise.

La gestion de portefeuille de projets est attribuée au Project Management Office, dans le cas d’un service dédié, ou au Project Management Officer, dans le cas d’un employé seul missionné à cette tâche. Le service et le statut sont tous deux abrégés en PMO.

La différence entre suivi de projet et gestion de portefeuille projets

Le suivi de projet consiste à appliquer des connaissances et compétences afin de mener à bien le projet. Le suivi de projet est donc associé à la notion opérationnelle d’un projet.

A contrario, la gestion de portefeuille projets va centraliser les informations de suivi des projets au sein d’un même portefeuille pour répondre aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Cette centralisation offre une vision plus globale des projets en cours alors que le suivi de projet va se concentrer sur un projet en particulier.

👉 En outre, la gestion de portefeuille de projets permet de relier la stratégie et la mise en œuvre. C’est-à-dire effectuer les projets qui sont en accord avec la stratégie d’entreprise.

Le rôle du responsable PMO

Suivre le déroulé des projets

La 1ʳᵉ mission du PMO est de prioriser et de planifier les différents projets. Ayant une vision globale sur l’avancée des projets en cours, c’est à lui que revient la tâche de comprendre quels sont les projets à exécuter en premier et pourquoi au regard de la stratégie d’entreprise.

👉 Le rôle du responsable PMO est de discerner les projets à prioriser en s’appuyant sur différents facteurs de productivité, comme la charge des ressources, pour justifier sa décision.

Piloter le portefeuille de projets

De par sa vision globale, le responsable PMO est celui qui va équilibrer la capacité et la demande, attribuer les ressources à l’exécution des projets (en fonction des tâches déjà attribuées sur des projets en cours).

Il est aussi en charge d’optimiser le portefeuille de projets : vérifier les performances et surveiller le statut de chaque projet (délais, répartition des ressources, coûts).

✏️ À noter : Le PMO doit régulièrement transmettre les reportings qu’il fait à la direction afin de tenir compte de la bonne évolution des projets en cours.

Cette vision transversale du déroulé des projets permet ainsi au PMO de proposer des axes d’amélioration quant à l’exécution des projets, en identifiant les sources d’inefficacité, les risques et les opportunités.

Être un support à la gestion de projet

La 3ᵉ mission du responsable PMO est d’accompagner le chef de projet et l’équipe dans l’exécution des tâches en mettant en place une démarche commune à suivre pour tous les projets.

👉 Cette démarche peut se traduire par une méthodologie à suivre ou par la mise en place d’un outil PPM. Dans les deux cas, le responsable PMO doit s’assurer de l’adoption de cette démarche par l’équipe.

D’autre part, il arrive parfois que le PMO contribue à la gestion opérationnelle du projet et endosser le rôle de chef de projet. Cela reste néanmoins un cas particulier.

Les rudiments de la gestion de portefeuille de projets

À quoi sert la gestion de portefeuille de projets ?

Centraliser les données des projets

La multitude de projets sur lesquels travaillent les équipes d’une entreprise fait que, sans une démarche de gestion de portefeuille de projets, le suivi de projet peut vite devenir brouillon.

L’intérêt de la gestion de portefeuille de projets est que cela va centraliser les suivis des différents projets pour permettre de mieux piloter les tâches (stratégiques et opérationnelles) selon les mêmes méthodes avec un objectif commun. Cette centralisation va également permettre de s’assurer du respect de la stratégie d’entreprise.

D’un autre côté la centralisation permet aussi de repérer les projets qui ont des similitudes ou dépendent les uns des autres. En somme, la centralisation permet d’obtenir de la donnée concrète pour orienter intelligemment ses futurs projets.

Voici quelques exemples :

✏️ À noter : En somme, la gestion de portefeuille projet permet grâce à la centralisation de réduire les risques (dépassements de délais et de coûts), d’augmenter la productivité en réutilisant une méthode qui a déjà fait ses preuves, et d’identifier les actions qui garantissent un meilleur retour sur investissement.

Prioriser les projets

La gestion de portefeuille de projets permet à l’entreprise d’identifier les projets qui sont prioritaires et qui sont stratégiquement plus adaptés à l’entreprise.

Pour ce faire, l’entreprise va s’appuyer en partie sur les données concentrées au sein du PPM pour déterminer le bénéfice potentiel d’un projet et où il est le plus judicieux de concentrer les ressources.

👉 La gestion de portefeuille de projets améliore la prise de décision en associant les notions opérationnelles et les objectifs stratégiques tout en permettant de prendre du recul sur les décisions en fonction des données récoltées sur les précédents projets.

D’autre part, cette visibilité permet également aux entreprises d’éviter d’investir du temps et des moyens dans des projets redondants et à faible valeur ajoutée. Si une redondance est identifiée, le responsable PMO va pouvoir apporter des ajustements au projet, voire mobiliser des ressources supplémentaires sur les projets à plus forte valeur ajoutée.

Aligner les projets à la stratégie d’entreprise

L’objectif principal est de faire correspondre les projets avec la stratégie d’entreprise. Il n’y a aucun intérêt à se lancer dans un projet qui ne répond pas aux objectifs globaux de l’entreprise.

La gestion de portefeuille de projets permet donc de cadrer cet alignement sur les projets et de justifier de la prise de décision pour que toute l’équipe soit en accord avec cette-dernière.

Apporter de la transparence

Le PPM permet d’avoir une vision d’ensemble sur tous les projets en cours. Ce qui bénéficie autant à l’équipe (qui peut s’y référer) et aussi à la direction (qui gagne en visibilité sur la pertinence et le bon déroulé des projets).

Les équipes travaillent de manière plus transparente et collaborative. Les membres de l’équipe peuvent échanger des idées, connaître les tâches à venir et savoir qui est chargé de quoi.

✏️ À noter : Avec des données régulièrement mises à jour, les membres de l’équipe ont davantage de visibilité sur leur travail et sur celui de leurs collaborateurs, ce qui leur permet d’évaluer l’avancement du projet et de les responsabiliser.

Gérer plus finement les ressources

La centralisation apportée par un outil PPM permet d’avoir une vision globale sur les moyens et ressources nécessaires sur les projets : humains, financiers, technologiques/techniques.

La vision globale permet notamment de comprendre rapidement quelles sont les ressources disponibles à attribuer sur un nouveau projet. Et, a contrario, quelles sont les ressources surchargées.

✏️ À noter : Grâce à la gestion de portefeuille de projets, le chef de projet peut s’assurer qu’il dispose toujours des ressources appropriées et du nombre de ressources nécessaires pour accomplir les projets dans les délais et à des coûts raisonnables.

👉 Une bonne démarche PPM aide également les entreprises à tenir leur budget.

Anticiper les risques

La vision globale sur tous les projets permet d’anticiper et de prévoir les éventuels problèmes dès lors que le suivi des projets est régulier et permet de constater les signes annonciateurs.

Par exemple, si une entreprise suit de près l’avancement d’un projet et y affecte les ressources nécessaires, le projet aura plus de chances d’être mené à bien. C’est ce suivi qui permet aux entreprises de minimiser le risque de retard dans les projets, la mauvaise gestion des ressources et des budgets, le manque de cohésion et le manque d’accès aux outils requis.

Pour quelles entreprises s’adresse cette méthodologie de travail ?

La gestion de portefeuille projet, de par ses nombreux avantages, s’adressent donc à toutes les typologies d’entreprises. C’est une méthodologie de travail qui peut être appliquée dans tous les domaines et indépendamment de la taille de l’entreprise.

En effet, toutes les structures ont intérêt à adopter cette pratique qui conforte la réussite des projets adoptés, tout en minimisant les risques, ce qui apporte un gage de croissance à l’entreprise.

Barres de progression - Gryzzly

Vous l’aurez compris la mise en place d’une démarche de gestion de portefeuille de projets apporte de nombreux avantages au sein d’une entreprise. De plus, elle peut être complétée par la mise en place d’un outil PPM qui saura vous accompagner au quotidien dans la gestion de vos projets.

Et vous avez de la chance, car chez Gryzzly, nous avons développé un chatbot qui permet de suivre l’avancée vos projets en temps réel grâce au suivi des temps. 🐻

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