Quelles attentes avoir envers un outil PPM ?

Un outil PPM est un outil très complet. Cependant, comment savoir quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin et qui répondent à vos attentes ? On vous aide à y voir plus clair. 👇
Quelles attentes avoir envers un outil PPM ?

Les fonctionnalités clefs indispensables

Une plateforme tout-en-un

Le 1er élément clé à attendre auprès de votre futur outil de gestion de portefeuille de projets est sa capacité à gérer plusieurs facteurs à la fois. C’est-à-dire challenger la capacité de l’outil à être multitâche.

Un bon outil PPM doit vous permettre de :

👉 La capacité de l’outil à traiter toutes ces tâches en simultané est ce qui va déterminer la précision de vos KPIs. En effet, tous ces facteurs se recoupant, il est indispensable que votre futur logiciel PPM vous fournisse des indicateurs de performance en prenant toutes les variables en compte.

✏️ À noter : Les indicateurs recueillis par le logiciel PPM est ce qui va vous permettre de mieux anticiper et gérer les risques tout en vous apportant une aide à la décision.

Une dernière fonctionnalité indispensable à tout bon outil PPM est la génération de reporting complet. Cela vous permettra, à la fin de chaque projet, d’évaluer sa réussite et de comprendre les facteurs qui ont joué un rôle dans la réussite du projet.

🧐 N’hésitez pas à examiner les reportings projets, ils pourront vous apprendre comment améliorer votre façon de travailler.

Le travail en mode collaboratif

Un autre élément indispensable à un logiciel de gestion de portefeuille de projets est sa capacité à intégrer plusieurs utilisateurs. C’est une fonctionnalité importante , car toutes les équipes projets doivent avoir accès aux détails des projets en cours.

👉 Cela permet aux chefs de projets comme aux collaborateurs de situer l’avancée des projets.

✏️ À noter : Le logiciel PPM apporte de la transparence et facilite la communication pour un travail collaboratif plus productif. Grâce à lui, toutes les parties prenantes sont au fait des projets.

Une interface et expérience utilisateur agréables

Votre futur outil PPM doit être facile à utiliser et ne doit pas nécessiter de formation particulière avant d’interagir avec l’outil. Un logiciel PPM bien pensé doit offrir un large éventail de fonctionnalités, sans nécessiter de connaissances techniques.

👉 La prise en main de l’outil doit être facile et accessible à tous car l’outil a vocation à être utilisé à tous les niveaux de l’entreprise. De plus, une interface et expérience utilisateur simples vous économiseront les éventuelles formations lorsqu’une personne rejoindra l’équipe.

Une vue détaillée des projets

Toutes les données récupérées ou intégrées manuellement à votre outil PPM doivent être visualisables grâce à des graphiques ou des workflows. Cette interface doit vous permettre de comprendre plus facilement les tenants et aboutissants de vos projets et de creuser l’information facilement si besoin.

La personnalisation de l’outil

Enfin, votre futur logiciel de gestion de portefeuille de projet doit être personnalisable. En d’autres termes, il doit s’adapter à votre manière de travailler et à l’organisation de votre société.

Il doit, par exemple, vous offrir la possibilité de créer vos propres tags pour faciliter le travail de filtres, de gérer vos vues sur l’outil (créer vos propres graphiques avec les KPIs qui vous intéressent), d’exporter des rapports au format et avec les données qui vous intéressent, etc.

Les 8 cas d’usage d’un outil PPM

Maintenant que vous savez quelles sont les principales fonctionnalités indispensables d’un outil PPM, nous allons les confronter à vos besoins et attentes afin de mettre en lumière les différentes manières d’utiliser l’outil.

Pour ce faire, nous allons séparer les cas d’usage d’un logiciel PPM en 2 catégories pour vous aider à faire un choix d’outil en fonction de votre niveau de maturité PPM. La 1ère catégorie correspond au niveau 2 de maturité selon l’échelle de Gartner et la 2ème catégorie correspond aux niveaux 3, 4 et 5 de l’échelle.

🧐 Pour rappel, le niveau de maturité d’une organisation en PPM est une échelle sur laquelle vous pouvez évaluer votre niveau en fonction de ce qui est déjà en place.

👉 Si vous ne savez pas à quel niveau votre entreprise se positionne, nous vous conseillons d’aller voir notre article sur comment bien choisir son outil PPM.

Mieux s’organiser

Si vous souhaitez avoir la garantie que vos équipes travaillent sur les bonnes tâches au moment approprié, un outil PPM est ce qu’il nous faut. En effet, utiliser un outil de gestion de portefeuille de projets est une bonne manière d’améliorer la planification.

2️⃣ Au niveau de maturité 2, votre principale problématique est de mettre continuellement à jour la répartition des équipes afin d’optimiser les ressources.

👉 Les critères qu’il vous faudra alors rechercher dans un outil PPM sont la centralisation de la gestion des projets et l’uniformisation et la priorisation des pratiques.

3️⃣➕ Aux niveaux de maturité 3 et plus, vos principales problématiques sont d’analyser les avantages et inconvénients des différents scénarios et de traduire la stratégie d’entreprise en réalisation en termes de capacités métiers et de feuille de route.

👉 Les critères qu’il vous faudra alors rechercher dans un outil PPM sont :

Apporter de la valeur métier

Grâce à un outil de gestion de portefeuille de projet, votre objectif va passer d’une exécution pure et simple des projets à créer de la valeur métier. Pour ce faire, le PMO (Project Management Office ou Project Management Officer) doit prendre en considération les différentes manières dont les équipes accomplissent leurs tâches.

Car, bien que le principe d’utilisation d’un outil PPM soit d’uniformiser les pratiques, ce n’est pas toujours le cas. En effet, certains projets vont nécessiter une approche différente des autres afin d’exploiter la meilleure approche pour atteindre le résultat escompté, ce qui nécessite au PMO de faire preuve de souplesse quant à la planification sur l’outil PPM.

Il doit donc savoir effectuer la planification avec un logiciel qui prend en charge à la fois l’approche orientée jalons et l’approche itérative ainsi que les activités structurées et non structurées.

👉 Pour ce cas d’usage, les capacités d’exécution dont vous avez besoin sont similaires pour les 2 catégories de niveaux :

La génération de reportings et analyses

Une autre de vos attentes envers cet outil est de vous aider à améliorer la prise de décision, c’est-à-dire qu’elle soit mieux informée aux moyens d’indicateurs clés, et plus rapide. Ainsi, un outil de gestion de portefeuille de projet doit fournir une visibilité en temps réel sur les activités et projets, sur les ressources, sur les délais et sur les budgets alloués aux projets.

🧐 Ce large champ de vision permettra au PMO d’évaluer le statut des projets et de décider d’éventuels ajustements.

2️⃣ Au niveau de maturité 2, vous attendrez d’un outil PPM qu’il soit capable de vous fournir des vues intuitives, pertinentes et facilement partageables à chaque partie prenante.

👉 Les critères qu’il vous faudra alors rechercher dans un outil PPM sont l’élaboration de rapports, tableaux de bord et vues prédéfinis et personnalisables.

3️⃣➕ Aux niveaux de maturité 3 et plus, vous attendrez d’un outil PPM qu’il soit capable de vous fournir une analyse complète couvrant l’ensemble des projets du portefeuille, de la visibilité sur la performance et un cadre de gouvernance.

👉 Les critères qu’il vous faudra alors rechercher dans un outil PPM sont :

La gestion de la demande

Employer un logiciel PPM est la meilleure solution afin d’obtenir une vision globale de vos projets en cours. Il va apporter plus de visibilité sur la demande et la disponibilité en désilotant les pôles de votre entreprise.

Il fournit donc une vue d’ensemble de la demande et permet de prioriser les objectifs en fonction de différents critères d’évaluation et de la capacité des ressources. Ainsi, les projets porteurs d’une plus grande valeur ajoutée sont davantage identifiables et débutés.

2️⃣ Au niveau de maturité 2, votre principale problématique est de collecter et évaluer la demande au sein d’une solution mutualisée.

👉 Les critères qu’il vous faudra alors rechercher dans un outil PPM sont :

3️⃣➕ Aux niveaux de maturité 3 et plus, votre principale problématique est de centraliser tous les types de demande et de les évaluer en fonction de votre stratégie d’entreprise.

👉 Les critères qu’il vous faudra alors rechercher dans un outil PPM sont :

Le suivi budgétaire

Toute bonne solution de gestion de portefeuille de projet doit intégrer un suivi budgétaire de vos activités. Votre principale attente, ici, est d’associer vos coûts à votre suivi de projet afin d’établir des objectifs réalistes, de comprendre comment les financements stratégiques sont utilisés et de les réaffecter si nécessaire tout au long du projet.

2️⃣ Au niveau de maturité 2, vous attendrez d’un outil PPM qu’il soit capable de planifier et de mesurer au niveau des projets :

3️⃣➕ Aux niveaux de maturité 3 et plus, vous attendrez d’un outil PPM qu’il soit capable de planifier et mesurer au niveau des projets ET des portefeuilles :

La gestion des ressources et des temps

La gestion de ressources vient en complément à la planification. La gestion des ressources englobe plusieurs enjeux : mobiliser les bonnes personnes sur les activités importantes, assurer une réalisation efficace même lorsque les conditions et les priorités évoluent, et suivre et mesurer les coûts.

Ainsi, votre principale attente, ici, est de gérer simultanément tous ces facteurs en vous aidant à déterminer si votre entreprise dispose de la capacité nécessaire pour accepter les demandes et quelles ressources conviennent pour chaque projet.

Néanmoins, pour obtenir ces métriques, vos collaborateurs doivent déclarer avec précision le temps qu’ils consacrent à chaque tâche. Ensuite, vous pourrez rapprocher ce temps aux budgets.

2️⃣ Au niveau de maturité 2, votre principale problématique est de gérer vos ressources au niveau des projets avec une saisie des temps appréciée.

👉 Les critères qu’il vous faudra alors rechercher dans un outil PPM sont :

3️⃣➕ Aux niveaux de maturité 3 et plus, votre principale problématique est de planifier des ressources au niveau des portefeuilles pour maintenir l’alignement avec les objectifs métiers.

👉 Les critères qu’il vous faudra alors rechercher dans un outil PPM sont :

Le suivi de rentabilité

L’objectif principal de toute entreprise est la création de bénéfices. Une solution PPM a pour vocation de vous y aider en créant de la valeur métier. Pour cela, il est essentiel de démontrer les tâches accomplies.

2️⃣ Au niveau de maturité 2, votre principale problématique est la gestion de base de la réalisation des bénéfices.

👉 Les critères qu’il vous faudra alors rechercher dans un outil PPM sont :

3️⃣➕ Aux niveaux de maturité 3 et plus, votre principale problématique est la gestion avancée de la réalisation des bénéfices.

👉 Les critères qu’il vous faudra alors rechercher dans un outil PPM sont :

L’adoption et le délai de rentabilisation

Enfin, votre dernière attente envers cet outil est qu’il soit adopté par toute votre équipe. C’est pourquoi il est primordial de choisir une solution peu contraignante et utile à tous. Aussi, il est important que vous privilégiiez une solution capable d’intégrer toutes les activités de votre entreprise.

C’est ce qui permettra également de maintenir l’alignement de chaque pôle sur les mêmes objectifs. Une fois que vous avez sélectionné un outil, introduisez l’outil avec une approche de mise en œuvre axée sur l’adoption comprenant une formation.

2️⃣ Au niveau de maturité 2, vous attendrez d’un outil PPM qu’il devienne la plateforme de référence pour tous.

👉 Les critères qu’il vous faudra alors rechercher dans un outil PPM sont :

3️⃣➕ Aux niveaux de maturité 3 et plus, vous attendrez d’un outil PPM qu’il vous permette de vous concentrer sur les données qui comptent le plus aux yeux des parties prenantes, pour résoudre d’abord les problèmes prioritaires et réduire le délai de rentabilisation.

👉 Les critères qu’il vous faudra alors rechercher dans un outil PPM sont :

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💡 Désormais, vous savez à quels besoins une solution logicielle de gestion de portefeuille de projet va répondre. Cependant, avant de vous orienter vers un outil, nous vous conseillons de d’abord réfléchir à ce qu’une démarche PPM apporterait à votre entreprise.

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