Nous sommes allés à la rencontre de Nicolas Jambon, FP&A analyst, qui travaille au sein de l’équipe finance chez Meero : plateforme mondiale de photographie à la demande.

Il a accepté de nous partager la recette secrète qui a permis à Meero d’identifier leurs axes d’amélioration et de maintenir une croissance forte. De quoi s’agit-il ? Il semblerait que cela ait un rapport avec la mise en place d’une démarche de suivi des temps, une dose de pédagogie et une analyse transversale.

Alors ouvrez bien grand vos yeux et bonne lecture ! 😉

Le suivi du temps : un outil devenu indispensable

Au début, les équipes Meero n’utilisaient pas un outil dédié à la récolte des temps passés. Ils effectuaient un suivi des temps par projet à l’aide d’un Google Sheet. Mais avec la croissance rapide de l’entreprise, un effectif grandissant et un nombre de clients qui ne cessait de croître, il devenait de plus en plus compliqué de réaliser un suivi fiable, précis et qualitatif. Les équipes finances avaient du mal à avoir une visibilité nette du temps passé par les équipes sur les projets.

C’est à ce moment-là que la question de l’adoption d’un outil de suivi des temps a été mise sur la table. Nous laissons Nicolas vous expliquer les raisons 👇

“Nous avons voulu avoir un outil de suivi des temps pour être capable d’analyser de manière plus précise le temps passé par les membres de nos équipes sur tel ou tel client. C’est un outil important, car il nous permet d’avoir une vision plus stratégique, plus analytique de chaque projet, afin de nous assurer qu’un projet soit convenable en termes de temps passé par les équipes.

Le but est ensuite, c’est de nous permettre de tirer des conclusions sur certains marchés, certaines régions du monde et certains clients. Afin de diriger notre société sur les marchés les plus pertinents.”

Gryzzly : l’outil de suivi des temps qui a fait la différence

Prendre la décision de mettre en place une démarche de suivi de temps est une chose, mais choisir le bon outil de suivi du temps peut parfois s’avérer difficile. Il en existe tellement ! Du côté de Meero, c’est Astrid Mallet (Financial Planning and Analysis Manager) qui a mené à bien ce projet. Nicolas raconte ce qui a fait la différence 👇

“Je me souviens qu’Astrid avait fait le choix de s’inscrire à la période d’essai de 14 jours. Ce qui nous a permis de tester l’outil en interne tous ensemble. Nous avons apprécié l’approche de Gryzzly. Toutes nos équipes travaillent sur Slack, donc la possibilité de saisir ses temps via un chatbot intégré au Slack était vraiment clé pour nous.

Ce qui nous a aussi plu, c’est le fait que Gryzzly nous offre une possibilité de précision dans chaque projet, tout en étant capable de limiter à certaines équipes l’accès à certaines informations. Et puis bien entendu, la flexibilité du produit, qui est très facile de lecture, a fait la différence.”

Une adoption du suivi des temps par les équipes réussie

Du côté de Meero, l’adoption du suivi des temps par les équipes s’est déroulé sans soucis. Et vous avez de la chance, Nicolas nous a donné le feu vert pour vous communiquer leur recette secrète 👇

“Dès le début, nous avons décidé de faire pas mal de pédagogie. Il y a des équipes qui vont tout de suite comprendre pourquoi on leur demande de nous dire sur quoi ils ont travaillé sur un mois, et d’autres qui ont moins l’habitude et qui n’apprécieront pas l’idée d’avoir à le faire. Donc on a essayé de faire en sorte que tout le monde comprenne pourquoi le suivi des temps est important pour nous.

Il faut faire preuve de beaucoup de pédagogie, sinon les collaborateurs vont manquer de volonté à déclarer leurs temps correctement. Ce qui n’est bon pour personne, puisque ça nous empêche d’y voir plus clair pour sur nos projets. C’est dans notre intérêt que les équipes aient compris le sens de ce suivi, que ce n’est pas du flicage, mais un moyen d’être plus efficace sur certains clients.”

💡 Vous l’aurez compris, pour Nicolas le secret se cache derrière la pédagogie.

Le fait que les managers soient intégrés dans le déploiement de l’outil a aussi eu son importance. Cela a permis au pôle finance de s’appuyer sur eux pour faire le lien avec les différentes équipes.

La structuration de la démarche de suivi des temps chez Meero

Meero a décidé de ne pas suivre le temps de toutes leurs équipes, mais seulement de celles qui travaillent pour livrer le produit final, à savoir la photo.

🧐 Concrètement, comment ont-ils fait pour structurer leur suivi des temps ?

Meero a opté pour un suivi des temps passés par les équipes sur un projet. Ce projet est en réalité relié à un client. Car chaque client a ses spécificités : soit de zones, soit de complexité de produits attendue (et donc le besoin de ressources : nombre de personnes ou quantité de temps nécessaire). C’est pour cette raison qu’ils ont décidé d’organiser leur suivi du temps en s’attardant principalement sur les temps passés par chaque équipe pour les différents clients.

Une analyse approfondie des données obtenues

En tant que FP&A analyst, la mission de Nicolas est de récupérer chaque fin de mois les données de suivi (temps passés récoltés), dans le but de les analyser. Il va mener une analyse approfondie en décortiquant chacune des données, ce qui va par la suite lui permettre de faire plusieurs constats 👇

“Premièrement, ça va me permettre de voir si le temps passé sur un client est convenable ou non. Mais ça va aussi nous permettre de mettre en exergue certaines faiblesses qu’on peut avoir sur des processus de livraison.

Le suivi des temps est vraiment un outil qui nous aide à nous améliorer en interne et à avoir une vision plus précise d’où est-ce que les équipes passent leur temps.Grâce à cette analyse nous avons un historique, ce qui nous permet également de prendre du recul sur nos prix.”

Grâce aux fonctionnalités d’export de Gryzzly, Nicolas réalise son analyse dans un document Excel, qu’il transmet ensuite aux managers.

✏️ À noter : Même si l’analyse par le pôle finance est uniquement faite a posteriori, en fin de mois, d’un point de vue stratégique, cette analyse leur permet de savoir là où ils doivent s’améliorer et là où ils doivent continuer leurs efforts. Mais Gryzzly leur permet aussi de savoir si les projets sont rentables : quels sont les projets à creuser, et quels sont les projets à revoir.

Conseils pour mettre en place une démarche de suivi des temps

Nicolas a souhaité partager ses recommandations à tous ceux qui souhaitent mettre en place une démarche de suivi des temps au sein de leur société. Selon lui, tout repose sur deux éléments clés.

💡 Le premier élément clé : c’est la communication 👇

“Mon conseil n°1, c’est de faire beaucoup de pédagogie auprès des équipes. Car par exemple, dans le pôle finance nous sommes sur une fonction support et non pas une fonction Delivery. Ce qui fait que finalement, on a tendance à ne pas spécialement connaitre la personne qui va faire souvent du suivi des temps. Je pense qu’il faut faire preuve de beaucoup de pédagogie pour faire comprendre aux collaborateurs que nous ne sommes pas là pour les fliquer, car à leurs yeux la fonction finance peut avoir tendance à passer pour le policier de service et c’est n’est pas le but. Donc je pense qu’il y a vraiment une grosse partie pédagogie à travailler en amont.”

💡 Le deuxième élément essentiel : c’est la transversalité 👇

“De mon point de vue, plus le pôle finance se donnera les moyens de comprendre le métier et les actions des opérationnels, plus il arrivera à justifier l’importance du suivi des temps et à rendre pertinente l’analyse des points d’attention avec les managers opérationnels. Le suivi des temps, c’est un outil qui est très bien, mais c’est encore plus efficace quand on comprend ce que font quotidiennement les équipes à qui on demande de remplir les temps.”

✨ C’est donc sur ces mots que s’achève notre article. Nous tenons à remercier Nicolas Jambon, de la team Meero, pour avoir pris le temps de nous partager son expérience. Nous avons passé un agréable moment en sa compagnie.

Nous espérons que ce cas d’usage vous aura plu et vous aura aidé à en savoir plus sur l’importance, mais aussi sur l’utilité du suivi des temps en entreprise 🐻