Il y a une ressource dont la valeur est incommensurable pour les entreprises : le temps.

Chaque minute qui passe est perdue à jamais. Impossible de la récupérer ou de réécrire le cours de l’histoire pour en tirer le maximum.

Mettre en place une démarche de timetracking n’est pas simple et nécessite l’appui d’outils intuitifs, tels que la feuille de temps ou timesheet.

Définition : qu’est-ce qu’une feuille de temps ou timesheet ?

Se présentant sous la forme d’un tableur collaboratif, un outil de timesheet permet de réaliser le suivi des temps tout au long d’un projet.

Dans les faits, chaque collaborateur est invité à inscrire ses informations au fur et à mesure de l’avancée du projet. Par exemple, ils indiqueront le temps passé pour rédiger un email ou alors, ils notifieront l’ensemble du groupe de travail de l’achèvement d’une tâche.

Pour le chef de projet, une feuille de temps permet de déterminer avec exactitude la charge de travail supportée par chaque personne. Et ce n’est pas tout… grâce à cet outil de time tracking, il aura la possibilité de déterminer le temps restant pour atteindre des objectifs et les réévaluer en un coup d’œil.

Oui… La feuille de temps a un tel pouvoir.

En parallèle, cet outil permet de mieux répartir les missions et d’avoir toujours un coup d’avance. Étant donné que les informations sont en permanence mises à jour, le chef de projet a à tout instant la possibilité de savoir où il en est.

Quelles sont les différentes parties d’une feuille de temps ?

C’est sans doute une question qui vous brûle les lèvres…

Dans les faits, quelles sont les composantes que l’on retrouve sur une timesheet ? Tout dépend de votre bon vouloir. Il peut y avoir autant de catégories que vous le désirez. Cependant, dans sa version de base, une feuille de temps comporte trois sections : le suivi de temps, le taux horaire et la calculatrice.

Le suivi des temps

Est-il possible d’utiliser les timesheet sans évoquer le suivi des temps ? Absolument pas.

Dans tous les tableurs, il se doit d’y avoir des sections dédiées uniquement à la collecte du temps de travail effectué. Parfois, l’employé inscrit son heure d’arrivée et son heure de fin, laissant au logiciel le soin de faire le calcul. Dans d’autres cas, il note directement le nombre d’heures qu’il a consacré à la mission.

Le taux horaire

Pour faciliter la facturation, les feuilles de temps incluent quasi-systématiquement le taux horaire individuel. Il s’agit du montant que vous pourrez facturer à vos clients par heure de travail accomplie.

À noter qu’une bonne feuille de temps peut aussi inclure des cases dédiées aux heures supplémentaires ou aux astreintes. N’oubliez pas qu’il est fort probable que vos salariés dépassent les 35 heures de travail hebdomadaires. Votre méthode de suivi des temps doit en tenir compte.

La calculatrice

Pour finir se trouve la calculatrice de feuille de temps.

C’est ici que le taux horaire est multiplié par le nombre d’heures de travail effectif. Très souvent, une formule permet de réaliser automatiquement cette équation. Si besoin est, le logiciel inclura les heures supplémentaires et les astreintes.

Quels sont les avantages des feuilles de temps ?

Ce n’est pas par hasard que les feuilles de temps connaissent un tel succès. En effet, les timesheets permettent de décupler la productivité des chefs de projet sans efforts titanesques. Comment ? En procurant les cinq avantages ci-dessous 👇.

⏰ Mesurer l’effort sur chaque tâche

Il n’est pas toujours facile de savoir quelle durée allouer à une tâche en particulier. Heureusement, avec les feuilles de temps, les managers ont la possibilité de collecter des données et d’en extraire cette information cruciale.

Sur la timesheet, chaque personne enregistre automatiquement le temps passé à effectuer une mission. Le total est additionné, donnant ainsi une vision avérée des ressources à prévoir.

💡 Prenons un exemple concret.

Supposons que vous soyez responsable de la prospection téléphonique, laquelle est effectuée du lundi au mercredi.

Lundi, vous avez consacré 120 minutes à cette activité et échangé avec cinq clients. Mardi, vous avez eu trois clients au téléphone durant un total de 90 minutes. Et finalement, mercredi, prospecter vous a pris 135 minutes pour sept clients.

Après analyse, il ressort que par jour, la prospection téléphonique requiert une moyenne de 115 minutes pour cinq clients. Un appel froid passé à un prospect a donc une durée de 23 minutes.

Prochainement, le chef de projet n’aura qu’à multiplier 23 par le nombre de prospects potentiels afin d’obtenir le temps à allouer à ce volet. Ainsi, s’il désire un minimum de 10 prospects par jour, il devra y consacrer 230 minutes.

💪 Mieux gérer la charge de travail

Une équipe au summum de sa productivité se démarque par l’excellente répartition de sa charge de travail.

En tant que manager, vous devez absolument éviter que certaines personnes peinent à occuper leurs journées (le fameux bore-out) tandis que d’autres croulent sous le travail. Et c’est là que Gryzzly peut s’avérer utile. En plus de simplifier votre suivi des temps, l’outil donne une vue complète des taux d’occupation de tout un chacun.

Après avoir analysé la feuille de temps automatiquement générée par Gryzzly, vous pourrez mieux répartir le travail. Retirez certaines missions aux personnes surchargées et allouez-les à d’autres qui ont plus de temps libre.

En agissant de la sorte, vous éviterez les baisses de régime, pouvant dans certains cas menées jusqu’au burn-out ou au bore-out.

🤔 Correctement budgétiser le projet

Le coût réel d’un projet inclut de nombreuses composantes parmi lesquelles les dépenses matérielles, les fournisseurs et la main-d’œuvre interne. De toutes, la charge salariale est sans conteste l’une des plus difficiles à évaluer.

En effet, il n’est pas rare qu’un salarié travaille sur plusieurs projets au sein de la même entreprise. En foi de quoi, il est difficile d’estimer les heures réellement consacrées au projet qui vous intéresse et la rémunération y afférant.

Avec la feuille de temps, les chefs de projet savent combien d’heures les salariés ont réellement consacré à l’initiative. Il est donc plus facile de budgétiser le projet et de respecter les coûts.

😇 Éviter les retards sur vos projets

Étant donné que la feuille de temps vous donne une vision en temps réel de l’avancée de votre projet, vous êtes capable d’anticiper des événements.

De manière régulière, regardez les informations apparaissant sur votre tableau de bord. Ainsi, vous saurez quand une tâche est proche de son échéance et pourrez réagir promptement. Finis les retards et les gâchis de ressources liés à une mauvaise gestion.

💡 Responsabiliser et rendre autonomes les équipes

Donner de la transparence aux équipes sur les objectifs de temps peut leur permettre de se responsabiliser. Ainsi, lorsqu’elles détecteront que le temps restant au budget n’est pas suffisant par rapport au travail qu’il reste à faire jusqu’à la réalisation de leurs tâches, elles pourront alerter leur manager. Il pourra ainsi réorganiser les plannings et avertir le client.

Plus qu’un outil de timetracking, la feuille de temps aide votre équipe à mieux gérer ses horaires et les ressources qui lui sont alloués. Elle fournit également des pistes d’amélioration à vos employés. 🤗