Le time-tracking en gestion de projet

💡 Le time tracking ou suivi du temps, est l’art de calculer le temps passé, par vous ou vos équipe, à travailler sur un projet donné. Essentiel pour les entreprises qui souhaitent booster leur productivité et leur rentabilité, le time tracking permet de :

• Gagner du temps en optimisant l’organisation du travail et en réduisant les distractions.
• Améliorer la collaboration en équipe en favorisant la communication et la transparence.
• Facturer au temps passé de manière précise et transparente, ce qui permet d’améliorer la rentabilité des projets.

Si cette pratique est parfois mal acceptée dans les équipes, le suivi des temps peut en réalité s’avérer très utile pour les agences, les cabinets de conseil, ou même les startups qui travaillent sur de nombreux projets différents en même temps !

Que ce soit pour booster votre productivité, mieux travailler en équipe, ou faire (enfin !) des factures qui correspondent au temps passé pour une mission, on vous propose 6 bonnes raisons de passer au time tracking ! 🕑

1. Parce que (souvent) vous vendez du temps

Il existe plusieurs façons de vendre ses projets : au résultat, via un package… Ou encore au temps passé !

Beaucoup d’entreprises basent leur chiffrage sur une estimation du temps passé sur un projet. Si cette estimation est très utile pour construire un devis cohérent, elle correspond rarement à la réalité et est souvent imprécise !

En effet, divers facteurs peuvent influencer la durée du projet, tels que :

• Sous-estimation initiale du temps nécessaire
• Retards imprévus
• Ajout de collaborateurs

Le time tracking permet de pallier ces imprécisions en fournissant des données fiables sur le temps réellement passé sur chaque tâche.

En s’appuyant sur ces données, les entreprises peuvent :

• Facturer au temps passé de manière précise et transparente
• Mieux piloter leurs projets et identifier les points d’amélioration
• Améliorer leur rentabilité

Le time tracking, c’est donc mieux piloter ses projets, et facturer en se basant sur des données fiables. 👌

2. Parce que vous pouvez ajuster vos factures, et donc gagner plus d’argent

Comme dirait le bon vieux dicton “le temps, c’est de l’argent” ! Et ceux qui font du time tracking l’ont bien compris.🕵️

Que vous vendiez vos prestations à la journée, à la demi-journée ou à l’heure, il est souvent difficile d’avoir une véritable visibilité sur le temps qu’on prévoit de passer sur un projet.

Grâce au time tracking, vous êtes désormais en mesure de savoir précisément le temps que vous avez passé sur une mission. Vous pouvez donc ajuster votre facture et vos futurs devis en conséquence. Pas bête la guêpe. 😉

3. Parce que vous gagnez en productivité

Jongler entre vos différentes missions peut être un véritable défi ! Vous oubliez ce que vous faisiez à la minute où vous changez d’onglet, vous avez à peine le temps de vous concentrer sur un sujet, qu’un client vous appelle… la productivité peut en pâtir lorsqu’on est multi-casquettes.

Là-dessus, le time tracking vous aide à vous concentrer, en vous permettant :

• D’allouer un temps précis à chaque tâche
• D’éviter les distractions et les interruptions
• De mesurer votre avancement et identifier les points d’amélioration

En gros, le suivi du temps vous permet d’accomplir plus en moins de temps !

4. Parce que vous perdez en stress

🤯 Gagner en productivité ne rime pas toujours avec moins de stress ! Vous êtes désormais partagés entre plusieurs projets urgents, sans visibilité claire sur le temps restant pour chacun…

👉 C’est là que le time tracking change la donne ! En vous offrant une vision précise des deadlines et du temps passé sur chaque tâche, il vous permet de gérer votre temps sereinement.

Vous pouvez ainsi prioriser les missions critiques, déléguer certaines tâches si nécessaire, et même prévoir du temps pour vos retours clients.

5. Parce que vous pouvez mieux piloter votre entreprise

Pour une agence qui vend du temps, le time tracking est une véritable mine d’or d’informations permettant de prendre des décisions stratégiques et d’améliorer la performance globale.

Le time tracking permet de construire des indicateurs précis et pertinents pour l’agence, à savoir :

• La rentabilité des projets : Vous pourrez identifier les projets les plus rentables et ceux qui le sont moins afin d’ajuster la stratégie commerciale.

• Les besoins en recrutement : Le suivi des temps permet de déterminer le moment opportun pour recruter de nouveaux talents en fonction de la charge de travail.

• L’acceptation de nouveaux projets : Évalue la faisabilité et la rentabilité d’un projet avant de s’engager.

De ce point de vue, avoir de la visibilité sur les temps dédiés à un projet, c’est une excellente base de discussion pour améliorer la productivité au sein d’une équipe, et obtenir :

• Une meilleure connaissance de soi : chaque collaborateur peut analyser ses propres performances et identifier ses points forts et ses points faibles.

• Une amélioration du travail en équipe : il favorise ainsi la communication et la collaboration entre les équipes en partageant une vision commune du temps passé.

• Un renforcement des partenariats : la transparence créée permet de tisser des liens de confiance avec les clients et les partenaires.

6. Parce que vos collaborateurs gagnent en autonomie

Dernier élément, mais non des moindres : le time tracking, lorsqu’il est correctement mis en place, devient un précieux allié pour le travail d’équipe.

Il réduit considérablement le stress lié à la gestion du temps et favorise une atmosphère de collaboration plus efficace. Grâce à une meilleure compréhension de leurs responsabilités individuelles, les membres de l’équipe peuvent mieux se coordonner et travailler ensemble de manière plus cohérente.

En confiant à chacun la responsabilité de suivre son propre temps, vous encouragez une culture de l’autonomie au sein de l’équipe. Les membres se sentent plus responsables de leur propre travail, ce qui les motive à être plus efficaces et engagés.

Cette approche décharge également les managers du fardeau fastidieux de collecter les temps. Ils peuvent ainsi se concentrer sur des tâches plus stratégiques et favoriser un environnement de travail plus productif.

👉 Le time tracking est donc un outil formidable pour améliorer votre organisation et accroître votre efficacité. Utilisé correctement, le suivi du temps peut générer des gains et des économies non négligeables pour votre entreprise.

Cependant, il est essentiel de mettre en place le suivi des temps de manière appropriée dans votre entreprise ! L’objectif du time tracking est de faciliter la vie de vos collaborateurs, et non de la compliquer davantage.

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