Une montre à gousset dans la main, l’homme scrute l’horizon. Son rôle ? S’assurer que tous les employés respectent les horaires.

Au paroxysme de la révolution industrielle, c’est ainsi qu’était effectué le suivi des temps. Et puis, l’alphabétisation a laissé plus de marge de manœuvre aux salariés. Ils furent désormais en mesure d’inscrire eux-mêmes leurs heures d’arrivée et de départ dans un registre.

Loin de s’arrêter là, le progrès n’a cessé de révolutionner le timetracking. Aujourd’hui, les pointeuses et les applications de suivi du temps sont au service de l’activité des entreprises.

Et au milieu de toute cette agitation se trouve la votre.

Peut-être ne savez-vous pas exactement ce qu’est le contrôle des heures de travail. Ou alors, vous peinez à en comprendre la réelle importance. Pire encore : il se peut que vous ne sachiez pas quels outils utiliser pour effectuer un suivi des temps efficace.

Heureusement pour vous, les bots de Google vous ont conduit entre les pattes grandes ouvertes de Gryzzly, l’ours violet passé maître en timetracking.

Qu’est-ce que le contrôle des temps ?

Attention à ne surtout pas confondre suivi des temps et contrôle des temps !

Dans le premier cas, il s’agit d’un ensemble de processus ayant vocation à suivre l’employé au quotidien. Ainsi, l’employeur pourra jauger de l’avancée des tâches et valoriser ses projets et leur rentabilité. Ainsi que justifier de la rémunération de ses collaborateurs.

En revanche, le contrôle des temps a pour mission de délimiter le temps de travail effectué par les salariés en s’assurant du respect de la loi.

Ce sont deux notions différentes quoique complémentaires.

Contrôle du temps : que dit la loi concernant l’employeur ?

Les textes de loi sont d’une clarté indiscutable. L’article D.3171-8 du Code du Travail stipule clairement que l’employeur est tenu d’effectuer le contrôle du temps. Et ce n’est pas tout… Dans le cas où votre compagnie aurait des filiales à l’étranger, la directive 2003/88/CE du Parlement européen étend cette obligation à vos succursales.

Ne sont en conformité que les entreprises en mesure de justifier les temps de travail de leurs salariés. Eh bien évidemment, ces derniers doivent respecter le cadre fixé par le Code du Travail.

Tout manquement à ces directives s’accompagne d’une amende de 2 000 € par salarié. La note pouvant très rapidement devenir salée, il vaut donc mieux prendre les mesures qui s’imposent.

Vous vous demandez sans doute comment appliquer ces lois dans le cadre de votre activité. Gryzzly vous répond plus bas 👇.

Quand les horaires sont collectifs

En cas d’horaires collectifs, l’employeur doit notifier l’ensemble des salariés des heures d’arrivée et de départ. En parallèle, ces informations doivent être affichées sur un tableau consultable par tous et à tout moment.

Dans le cas où les horaires de travail venaient à changer, les modifications doivent être annoncées sept jours à l’avance. Et si un dispositif horaire exceptionnel venait à être mis sur pied, ce dernier devrait être mentionné en indiquant les semaines de référence ainsi que les heures.

📝 Bon à savoir : au même titre que les salariés, l’inspection du travail se doit d’être informée de probables changements. Sans son aval, l’employeur ne peut poursuivre sa démarche.

Quand les salariés effectuent des heures supplémentaires

Prévoyez-vous de solliciter vos collaborateurs en dehors des 35 heures de semaine réglementaires ? Dans ce cas, vous avez l’obligation légale de les informer du nombre de jours compensateurs dont ils bénéficieront, de leur droit au repos et du délai à attendre pour profiter de celui-ci.

📝 Bon à savoir : aussi appelé RCO, le repos compensateur est une période de détente auquel a droit tout salarié ayant effectué des heures supplémentaires.

Quand les salariés ont des horaires individualisés

Avec la digitalisation de nombreuses activités, il n’est pas rare que tous les salariés n’aient pas le même rythme de travail.

Dans ce cas de figure, il incombe à l’employeur de tenir les comptes individuels à une fréquence quotidienne ou hebdomadaire. À noter que le suivi des temps doit faire ressortir les pauses et les arrêts de chaque salarié.

💡 Les collaborateurs mobiles ont aussi droit à cette protection.

Une fois le timetracking effectué, les obligations de l’employeur ne s’arrêtent pas là. Chaque mois, en parallèle de la fiche de paie de ces derniers, il doit aussi transmettre à ses salariés un document mentionnant les informations ci-dessous :

• les heures de repos compensateur auxquels ils ont droit ;
• le nombre d’heures supplémentaires ayant été effectués par chaque personne ;
• le nombre de jours de repos sollicités par l’employé ;
• les heures comptabilisées en astreinte.

📝 Bon à savoir : seuls les postes faisant l’objet de conventions ou d’accords collectifs sont concernés par cette obligation de contrôle.

Quand les salariés sont en forfait-jour

Avant d’aller plus loin, il est crucial de revenir sur la notion de salarié en forfait-jour.

En gestion des ressources humaines, cette expression est utilisée pour indiquer des salariés qui ne doivent travailler qu’un certain nombre de jours dans l’année. À la différence des collaborateurs classiques, ils ne sont pas soumis à la règle des 35 heures.

Toutefois, cela ne signifie pas qu’ils ne soient pas couverts par la loi. Afin d’éviter les dérives, ils ne peuvent travailler plus de 218 jours par an. Le respect des règles est attesté par les documents de contrôle établis par l’employeur.

En parallèle du timetracking, les employeurs doivent veiller à ce que les travailleurs en forfait-jour aient un environnement décent. Cela passe par des entretiens réguliers et des audits de la charge de travail de ces derniers.

Comment contrôler le temps de travail dans une entreprise ?

Il existe différentes méthodes pour réaliser le suivi des temps dans une entreprise. Les plus connues sont les fiches de suivi, les logiciels de pointage et les logiciels de gestion.

Naguère, les fiches de suivi des temps** **étaient la norme en entreprise. Faciles à mettre en œuvre, elles avaient néanmoins un souci majeur : leur fiabilité. En effet, les erreurs de saisie étaient fréquentes. Et que dire de la perte irrémédiable de données en cas de destruction du carnet ?

C’est pour répondre à cette problématique que les pointeuses ont vu le jour. Grâce à l’enregistrement automatique des allées et venues, il devenait facile de réaliser le timetracking. Sauf que, là encore, il y avait plusieurs couacs. Non seulement le système était onéreux et nécessitait des aménagements spéciaux mais en outre, il ne convenait pas aux équipes mobiles.

C’est là qu’intervient Gryzzly. Et c’est là que la meilleure solution de suivi du temps a vu le jour : Gryzzly.

Gryzzly est un chatbot s’intégrant à MS Teams et à Slack. Une fois connecté, c’est très simple : le chatbot de Gryzzly utilise un système de rappel quotidien afin d’amener les collaborateurs à renseigner le temps qu’ils ont alloué à telle tâche ou tel projet.

Que vous soyez une PME ou une multinationale, Gryzzly est le logiciel de timetracking qui saura réhabiliter votre relation au suivi du temps.

Sceptique ? Profitez des 14 jours d’essai gratuits offerts par Gryzzly pour vous faire une opinion.