Bien choisir son outil PPM

Le project portefolio management, abrégé PPM, consiste à gérer plusieurs projets (sous forme de portefeuille) en adéquation avec la stratégie d’entreprise. Afin de faciliter cette démarche, il existe plusieurs outils dits PPM qui proposent des fonctionnalités différentes. Le tout est de savoir lequel est le plus adéquat à votre entreprise en se posant les bonnes questions. 🧐

Il faut en effet adopter une approche stratégique tout en cernant les objectifs et attentes de votre entreprise envers un tel outil. Pour vous aider à y voir plus clair, nous vous avons rédigé un guide complet.

C’est parti. 👇

Qu’est-ce qu’un outil PPM ?

Un outil PPM est un logiciel qui vous assiste dans les processus clefs du management de votre portefeuille de projet. L’intérêt d’adopter ce type d’outil est qu’il va vous permettre de davantage structurer votre démarche de gestion de portefeuille de projets.

Il se différencie d’un logiciel de gestion de projet, car il intègre la gestion des plannings et des ressources, et apporte une vue de l’ensemble des projets de l’entreprise. De plus, il apporte la possibilité de piloter des activités qui étaient précédemment silotées.

Les avantages de l’utilisation d’un outil PPM pour consolider sa démarche

Le principal avantage de l’utilisation de logiciels PPM est qu’ils offrent un moyen simple d’évaluer vos projets actuels et potentiels par rapport à vos objectifs métiers en s’appuyant sur des indicateurs clefs et des données analytiques concrètes.

Ces données centralisées vont devenir la pierre angulaire autour de laquelle vos décisions vont s’articuler. En effet, ce logiciel va se positionner comme véritable atout pour le PMO (Project Management Office ou Project Management Officer).

👉 Au quotidien, une solution de gestion de portefeuille de projets va aider les chefs de projets et PMO à améliorer la planification et la prise de décision au regard du rapport coûts/bénéfices.

En outre, une solution logicielle de gestion de portefeuille de projets vous montre la voie à suivre en offrant :

• des objectifs organisationnels centralisés
• une interface simple, mais fonctionnelle permettant de visualiser et organiser les projets
• des outils optimisés pour la collaboration et la communication
• des analyses et reportings
• la flexibilité et la polyvalence requises pour répondre aux nombreux besoins et demandes organisationnels

Pourquoi utiliser un logiciel PPM ?

Centraliser et consolider les données

L’utilisation d’un logiciel de Project Portfolio Management associé à une méthode de récolte et catalogage des données permet de générer des ensembles de données variés que les organisations vont ensuite traiter pour organiser la prise de décision en correspondance.

✏️ À noter : Un autre atout intéressant est que cela permet de rester informé en permanence et en temps réel des performances des projets quel que soit le nombre de projets gérés simultanément.

Cela est d’autant plus important que le logiciel va stocker les données projets de manière centralisée laissant la possibilité au PMO d’examiner les données depuis un emplacement unique prenant tous les paramètres en compte.

👉 Nous vous conseillons d’exploiter les fonctionnalités d’historique et d’analyse afin de prévoir avec précision les efforts qu’un projet futur nécessitera.

D’autre part, ces fonctionnalités offrent la possibilité de créer des modèles prévisionnels aidant à prédire l’issue d’un projet et d’évaluer l’efficacité d’un processus de résolution de problèmes.

Faciliter la collaboration et la communication entre les parties prenantes

Le désilotage des données de projets conduit naturellement à l’unification des processus adoptés par chaque équipe et au besoin d’informations multilatérales.

✏️ À noter : Outre désiloter les données projets, ce logiciel aide à désiloter les équipes afin d’uniformiser les pratiques pour créer une méthode de travail transversale et réplicable.

L’adoption d’une solution logicielle PPM apporte davantage de transparence sur les projets en cours à toutes les parties prenantes garantissant que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

En définitive, l’outil :

• favorise la communication pour une meilleure productivité
• tient les équipes et parties prenantes informées de l’avancée des projets
• aide à mieux documenter les notes de projet et les informations communiquées en réunion
• favorise l’initiative de retours sur expérience en temps réel
• renforce le travail collaboratif grâce à l’appropriation et la responsabilisation des tâches

Quelles questions se poser pour choisir un outil ?

Quel est votre niveau de maturité en gestion de projet ?

Les 5 niveaux de maturité en Project Portfolio Management

La 1ʳᵉ étape pour choisir un bon outil PPM est de déterminer le niveau de maturité et donc de déterminer les capacités actuelles de votre organisation en fonction de ce qui est déjà en place.

Pour ce faire, on identifie 5 niveaux selon le modèle de Gartner, du plus bas au plus élevé :

L’évaluation de votre niveau de maturité

Pour déterminer le niveau de maturité de votre entreprise, il faut se poser les bonnes questions, à savoir :

• Quelles sont vos aspirations pour faire mûrir vos capacités PPM ?
• Dans quel délai et avec quel degré de progression cherchez-vous à gagner en maturité ?
• Le mode projet est-il déjà largement adopté par votre direction, ou le management par projet est-il encore en phase de déploiement ?
• Quel est le taux de roulement de vos équipes projets ? Combien de “nouveaux” chefs de projet devront adopter vos pratiques ?
• Les instances de gouvernance (comités de décision par exemple) pour les lancements de projets et revues de portefeuilles de projets sont-elles déjà en place ? Ou sont-elles à créer ?
• Est-ce que de manière générale, l’adoption d’un outil PPM est un outillage d’une pratique existante ou une toute nouvelle méthode de travail ?

👉 Ne soyez pas surpris si vous vous situez au niveau 2. C’est le stade le plus courant, car les stades suivants nécessitent des méthodes plus agiles et davantage axées sur l’entreprise.

Combien de projets composent votre portefeuille ?

La volumétrie est un paramètre important. En effet, l’adoption d’un outil Project Portfolio Management est envisageable à partir de 20 projets simultanés. En deçà, une démarche bureautique et collaborative suffit.

✏️ À noter : Gardez à l’esprit que plus vous devrez gérer de projets en même temps plus vous aurez besoin d’un outil offrant des fonctionnalités d’organisation et de structuration.

Un autre aspect important à garder en tête est la scalabilité. Demandez-vous qui sont les services qui vont bénéficier de l’outil et à combien s’élève leur nombre. Plus les services seront nombreux, plus la volumétrie sera impactée. Il est donc préférable d’adopter un outil supportant jusqu’à 2 à 3 fois votre volume de projet de départ (celui de votre service).

Quel potentiel ROI à l’adoption d’un outil PPM ?

L’enjeu est ici de déterminer combien vous rapportera la mise en place d’un outil PPM. Autrement dit, quel sera le retour sur investissement (ROI) de l’adoption d’un tel outil par votre entreprise. Pour le déterminer, il faut d’abord mesurer la place des projets dans votre organisation.

Afin de répondre à cette question, voici des pistes d’interrogations :

• Quelles sont les types de projets gérés ?

La réussite de vos projets va directement affecter votre chiffre d’affaires. Choisir un outil PPM adapté aux enjeux de vos projets est donc indispensable.

• Les processus d’animation du portefeuille de projets sont-ils trop coûteux ?

Mettre en place un tel outil permettrait d’automatiser et faciliter le travail des PMO. Directement lié à la volumétrie des projets, l’enjeu est ici de savoir s’il y a un réel besoin d’optimisation du temps de gestion et de gouvernance.

• De mauvaises décisions ont-elles découlé d’une démarche de gestion de portefeuille de projets classique ?

L’avantage d’un outil PPM est qu’il structure de façon efficace les données projets et vous n’êtes pas sans savoir qu’une mauvaise décision, découlant d’une mauvaise gestion, peut avoir de lourdes conséquences. La question à se poser ici est : faut-il réduire l’incertitude dans les arbitrages ?

• Les projets et ressources mobilisées sont-ils alignés avec la stratégie d’entreprise ?

Si votre vision d’ensemble sur les projets en cours n’est pas en adéquation avec la stratégie d’entreprise, cela peut affecter votre chiffre d’affaire. Mettre en place une solution de gestion de portefeuille de projets vous permettrait d’élargir votre champ de vision pour prendre tous les paramètres en compte.

• La démarche de gestion de portefeuille de projets traditionnelle est-elle adoptée par les équipes ?

L’enjeu est ici de savoir si l’adoption et l’utilisation d’une méthode PPM est-elle à optimiser grâce à un outil.

Quel serait le coût total d’acquisition (TCO) ?

Le coût total d’acquisition (TCO / Total Cost of Ownership) vous permettra de bien évaluer le ROI d’un outil Project Portfolio Management. Le TCO va prendre en compte les coûts d’implémentation de l’outil (temps en interne, licence du logiciel, prestations éventuelles, transfert de compétences) et les coûts récurrents, liés aux outils utilisés. Ce sont précisément ces coûts récurrents qui peuvent changer l’équation économique de votre outil PPM.

Pour vous permettre de répondre à cette question, voici des pistes d’interrogations :

• Combien coûtera une évolution vers la plateforme ? Prenez en compte les évolutions des pratiques et de votre méthode existante vers le nouvel outil, l’élargissement du périmètre de gestion et la configuration du nouvel outil.

• Quelle est la charge de gestion de l’outil (administration des utilisateurs, administration technique, administration des évolutions potentielles) ?

• Combien coûte la formation d’un utilisateur ? Combien de temps faut-il à un utilisateur pour être opérationnel sur l’outil ?

• Combien coûterait un déploiement de l’outil dans un autre service ? Quel serait l’impact sur les licences, la configuration des utilisateurs et les formations ?

💡 Vous l’aurez compris le maître mot pour le choix d’un outil de gestion de portefeuille de projets est la stratégie ! Il faut se poser les bonnes questions pour déterminer avec précision l’outil qui sera le plus adapté à votre entreprise et à votre mode de fonctionnement.

💪 Vous disposez dorénavant de toutes les informations nécessaires pour choisir un outil de gestion de portefeuille de projets adaptés à votre entreprise.

🌈 Et cela tombe bien, car chez Gryzzly, nous avons justement développé un outil qui permet de gérer ses projets par le temps tout en prenant en compte des données budgétaires et de rentabilité.

✨ Découvrez notre solution et laissez-vous tenter par un essai gratuit.