Suivi des temps de travail : 8 raisons pour lesquelles vos équipes décrochent

Bien qu’important, le suivi des temps de travail reste une tâche souvent perçue comme “non essentielle”, ou non créatrice de valeur pour vos collaborateurs. Il n’est donc pas rare de les voir peiner à se tenir à cette pratique.

Pourquoi ? Ce n’est pas seulement une question de manque d’intérêt ou de volonté. Il peut y avoir des raisons plus profondes, souvent liées à l’organisation du travail et aux priorités quotidiennes, qui expliquent cette difficulté.

L’objectif de cet article est de vous aider à mieux comprendre le comportement de vos équipes afin de mieux les accompagner.

1. Une surcharge de travail constante

Premièrement, les équipes sont constamment sollicitées. Entre les réunions imprévues, les urgences qui surgissent et les priorités qui changent en permanence, la gestion du temps devient vite secondaire.

La saisie des heures semble alors être une tâche de moins à accomplir. Et souvent, il est plus facile de remettre cette tâche à plus tard. Mais le “plus tard” se transforme rapidement en “jamais”.

2. Le manque de clarté sur l’utilité du suivi

Beaucoup d’équipes n’arrivent pas à voir en quoi le suivi du temps pourrait améliorer leur travail. Si l’objectif de cette démarche n’est pas clairement expliqué, elle devient une contrainte inutile.

Pour certaines équipes, le suivi des heures est perçu comme un moyen de contrôler leur efficacité, sans comprendre comment cela peut réellement aider à mieux gérer les projets, optimiser les ressources ou mieux répartir la charge de travail.

Sans un but précis et visible, cette tâche est juste perçue comme un fardeau supplémentaire.

3. La peur du contrôle et de la surveillance

Le suivi du temps peut rapidement être considéré comme un mécanisme de contrôle. Les équipes peuvent ressentir une forme de surveillance, où chaque minute est scrutée.

Cette pression constante de devoir “justifier” chaque tâche et chaque heure passée peut générer une résistance, notamment lorsque cette tâche est perçue comme une intrusion dans leur manière de travailler. Au lieu de sentir un gain de productivité, elles ressentent une restriction de leur liberté.

4. La culture de l’urgence

Dans un environnement où tout est urgent, il est difficile de prendre du recul. Les équipes doivent constamment gérer leurs priorités et faire face à des demandes de dernière minute.

Le suivi du temps, bien que nécessaire, n’apparaît pas comme urgent pour eux. Et comme l’urgence prime, la saisie des heures passe en arrière-plan.

Le problème ? Une fois qu’on commence à négliger cette tâche, elle devient de plus en plus difficile à gérer. Les jours passent et les heures ne sont toujours pas saisies, ce qui crée un cercle vicieux difficile à briser.

5. La pression sur le rendement

Le suivi des heures met souvent en lumière la quantité de temps réellement passée sur chaque tâche. Pour certaines équipes, cela peut être un facteur de stress.

Si elles ont l’impression que le temps passé sur certaines tâches est plus important que prévu, cela peut être perçu comme un manque d’efficacité. L’idée que chaque minute doit être justifiée, parfois de manière stricte, peut générer un malaise.

Une équipe qui ne se sent pas reconnue pour son travail peut alors éviter de saisir le temps, de peur que cela n’accentue des tensions ou ne mette en évidence des retards non assumés.

6. L’incapacité à évaluer le temps avec précision

Estimer le temps passé sur une tâche n’est pas toujours évident, surtout lorsque des interruptions fréquentes viennent perturber le flux de travail.

Les équipes peuvent trouver difficile de calculer exactement combien de temps elles ont consacré à chaque activité, surtout si ces tâches sont longues ou fragmentées.

Cette incertitude rend la saisie des temps moins précise et, par conséquent, moins attrayante. Elles préféreront ne rien saisir plutôt que d’écrire des estimations approximatives qui risquent d’être erronées.

7. L’absence de retour visible sur l’impact

Il est difficile de maintenir l’engagement dans le suivi du temps si les équipes ne voient pas de retour tangible.

Par exemple, si les données récoltées ne sont pas utilisées pour améliorer la gestion des projets, ajuster les priorités ou optimiser les ressources, le processus devient un simple exercice administratif sans véritable utilité.

Sans retour visible sur les bénéfices du suivi des temps, cette tâche peut sembler une perte de temps et d’énergie. Et lorsqu’il n’y a pas d’impact direct sur le quotidien, l’implication devient difficile à maintenir.

8. La complexité des outils utilisés

Si les outils de suivi du temps sont trop complexes ou peu adaptés aux pratiques quotidiennes des équipes, c’est un frein important.

Un système difficile à utiliser, qui prend du temps pour saisir les informations ou qui ne s’intègre pas bien aux outils déjà utilisés, est une source de frustration.

Il faut veiller à bien choisir son outil de suivi des temps. Il doit être rapide, intuitif et intégré aux habitudes de travail. Sinon, au lieu de simplifier le travail, il devient une contrainte supplémentaire, et les équipes l’évitent, tout simplement.

En fin de compte, comprendre ces raisons permet de mieux adapter les outils et les processus pour rendre cette tâche plus simple et plus efficace.

Le suivi du temps de travail doit être perçu comme un moyen d’améliorer la gestion et de faciliter la planification des projets, pas comme une contrainte supplémentaire à gérer dans un quotidien déjà bien rempli.

Pour aller plus loin et découvrir des solutions pratiques pour faire accepter cette démarche, vous pouvez consulter notre article sur comment faire accepter la saisie des temps à votre équipe.