Ce que vous devez absolument savoir sur le suivi budgétaire

Qu’est-ce que le suivi budgétaire de projet ?

Vous vous demandez qu’est-ce que le suivi budgétaire ? Il se définit comme étant une comparaison à une date précise entre un budget prévisionnel et des dépenses réalisées. C’est un aspect important de la planification de projet.

Le suivi budgétaire (également appelé contrôle budgétaire) consiste à mesurer les écarts budgétaires, à déterminer les écarts significatifs et à les analyser afin d’envisager une action de correction, s’il y a lieu, et instaurer un processus de planification, en prenant en compte les résultats.

Ce suivi budgétaire doit être fait régulièrement et mis à la disposition de l’ensemble de votre équipe. Vous le verrez, ce dernier facilitera le pilotage de votre activité et la maîtrise de vos budgets : en analysant le passé (comparer les activités réalisées avec les dépenses faites) dans le but de prévoir le futur (planification des activités et des dépenses associées).

Suivi budgétaire : pourquoi c’est important ?

Que ce soit lors du montage d’un projet particulier ou dans la gestion quotidienne de votre bibliothèque, il vous faudra assurer un suivi budgétaire complet. Nous vous voyons en train de vous demander “Pourquoi le suivi budgétaire est-il important pour une entreprise?”. Laissez vous guider, nous allons vous éclairer !

Le principal objectif du contrôle budgétaire est l’amélioration de la performance économique de votre entreprise. Son but ? Permettre aux dirigeants d’agir plus vite et mieux sur les variables contrôlables. Vous serez en mesure de gérer à l’avance les écarts constatés, et de comprendre comment les résultats sont générés.

En d’autres termes, le suivi budgétaire a pour objectif de vous pousser à suivre vos charges et investissement dans le but d’anticiper les dérives.

Comment budgétiser un projet ?

Vous êtes chef de projet ? Vous êtes sûrement à la recherche du meilleur retour sur investissement pour votre projet. Sachez que plus vous arriverez à budgétiser votre projet de façon transparente, fiable et précise, plus il sera simple de bien gérer les coûts de ce projet.

La meilleure façon de budgétiser un projet est de cadrer, structurer, phaser puis chiffrer. Pour réussir votre budgétisation de projet, 5 étapes sont essentielles :

• Définir le cadre du projet avec le client : brief et objectifs.
• Définir le(s) livrable(s) et les étapes intermédiaires.
• Estimer les actions et le temps nécessaire pour réaliser ce(s) livrable(s) avec l’aide de vos équipes opérationnelles.
• Regrouper ces actions et mettre un taux horaire ou journalier en face de ces temps.
• Ajouter les ressources externes (si besoin) et le taux de marge appliqué dessus.

Gardez à l’esprit que faire un budget c’est vendre le projet. Inutile de sous-estimer le temps consacré à chaque tâche, car un client préférera que vous soyez clair et honnête avec lui depuis le début, plutôt que de se retrouver à devoir payer une rallonge imprévue.

Les différents modes de facturation pour vos budgets projets

C’est bien beau de décrocher un client, mais encore faut-il bien se vendre. Oui, trouver le mode de vente qui correspond véritablement au travail réalisé et qui permet de dégager une marge suffisante n’est pas si simple. La cause ? Le choix du mode de facturation utilisé par une société de service doit être réfléchi. C’est un choix stratégique, car ses conséquences sont multiples.

Vous avez du mal à faire votre choix ? Ça tombe bien, nous sommes là pour vous éclairer. Nous allons vous présenter 4 modes de facturation pour vos budgets projets :

• Le forfait - En fonction de la demande du client, vous estimez une enveloppe projet fixe, avec une date de livrable et un cahier des charges défini. Ce mode de vente est souvent rassurant pour le client, car elle sous-entend une obligation de résultats. Ce mode est de plus en plus plébiscité, mais pas le plus simple…
• La régie - Chaque journée de prestation sera facturée à un tarif journalier (à l’heure ou à la semaine est plus rare) défini à l’avance. Ce mode de facturation engage souvent des moyens (nombre de personnes, compétences spécifiques…) mis à disposition sur une période donnée.
• L’abonnement (ou facturation récurrente) - Le principe est tout simplement de facturer un montant fixe ou variable de manière régulière (chaque semaine, chaque mois, chaque année…) en échange de ces services.
• Le modèle mixte (forfait + régie) - La régie forfaitée engendre une obligation de résultat avec une facturation mensuelle au temps passé dans la limite d’un budget défini. Elle est utile dans le cas où la quantité de travail requise à l’atteinte de l’objectif est difficilement quantifiable. Mais la facture finale ne pourra pas dépasser le budget initialement prévu.

En fonction des projets et des clients, il arrive parfois que ces 4 modes de facturation cohabitent dans une entreprise. Notre conseil pour faire le meilleur choix ? À chaque mission, réfléchissez à ce qu’il y a de plus valorisant pour vos équipes et de plus sécurisant pour votre entreprise.

Comment structurer vos projets pour un suivi budgétaire efficace ?

Nous le savons tous, les projets coûtent de l’argent. C’est pourquoi nous nous devons d’être capable de gérer et de suivre les dépenses afin de maintenir le projet dans les rails du budget. Vous vous demandez comment structurer vos projets pour réaliser un suivi budgétaire efficace ? Voici 5 astuces que vous pouvez appliquer pour mieux suivre vos budgets projets :

• Le suivi par poste de vente de vos devis (Exemple pour la création d’un site web : page 1, page 2, page 3, intégration et mise en production)
• Le suivi par profils de collaborateurs (DA, consultant, développeur…)
• Le suivi par phases du projets (Avant vente, conception, développement, livraison, suivi et maintenance)
• Regrouper vos projets en portefeuille client
• Regrouper vos projets en pôle d’activité (web, conseil, print, etc.) ou Business Unit

À noter : Gardez à l’esprit que gérer efficacement votre suivi budgétaire est une des clés du succès de vos projets 😉

Les méthodes de suivi budgétaire

Il existe de nombreuses méthodes de suivi budgétaire, mais bien souvent seulement deux arrivent à sortir leur épingle du jeu. À vous d’opter pour celle qui convient le mieux à votre entreprise.

La méthode la plus connue est la comparaison entre : l’estimé, le planifié et le réalisé. L’objectif est de comparer les trois angles différents et toujours faire en sorte que le planifié et le réalisé soit inférieur au budget qui a été estimé. Le moment où vous vous rapprochez de l’estimé doit faire retentir un signal d’alarme ! Cette alerte est le signe que vous devez surveiller votre budget et potentiellement voir avec votre client pour négocier une rallonge, car quand on se rapproche de l’estimé ou qu’on le dépasse vous commencez à rogner votre marge. Et c’est quelque chose qu’il faut éviter à tout prix. Votre but est que vos projets restent rentables et profitables pour l’entreprise, n’est-ce pas ? 😉

Concrètement, tout cela doit être mis en perspective par rapport à la manière dont vous fixez vos taux journaliers moyens (ou TJM).

La deuxième méthode, plus avancée et plus complexe, est la Earned Value (ou la valeur acquise). Cette technique vous permettra de mesurer l’avancement de vos projets et de vous projeter dans le futur, en vous offrant la possibilité de piloter dans les temps les rentrées et sorties d’argent.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de budget ?

Fini les vieux tableaux Excel ! La gestion de budget devient ludique, colorée et agréable grâce aux logiciels de suivi budgétaire. Ces outils répondent tous au même objectif : vous simplifier la vie et vous faire gagner du temps. Intéressant, n’est-ce pas ?

Le coût de votre projet est un indicateur clé de performance. Si vous ne suivez pas votre budget de façon régulière, vous risquez de passer à côté d’informations qui montrent que votre projet ne rentre pas dans les clous. Et c’est là toute l’importance d’un logiciel de suivi budgétaire ! Cet outil vous offre la possibilité d’avoir un œil en continu sur votre budget tout au long de vos projets. Le but ? Vous permettre d’avoir connaissance de tout écart budgétaire dans le temps et vous donner l’opportunité de gérer correctement leur impact. Suivre vos charges et investissement pour anticiper les dérives et mettre en évidence les écarts entre prévisions et réalisations n’a jamais été aussi facile !

Vous vous demandez encore pourquoi utiliser un logiciel de gestion de budget ? Grâce au logiciel de suivi budgétaire vous saurez toujours exactement où en est votre travail et combien d’argent et de temps ont été dépensés, et vous serez en mesure de prédire plus précisément le coût et le calendrier pour l’ensemble du projet.

👉 Ca y est ! Vous êtes maintenant incollable sur le suivi budgétaire. Vous n’avez plus aucune excuse ! Prêt pour piloter et maîtriser vos budgets comme un chef ? C’est parti ! 😉