Le temps qui s’évapore dans les agences : un gisement de rentabilité caché
Quand on dirige une agence, on a toujours le même rêve : livrer des projets créatifs, satisfaire les clients, et dégager une marge confortable.
Et pourtant, beaucoup de dirigeants se retrouvent avec cette impression étrange : “On travaille énormément, nos équipes sont à fond… mais à la fin du mois, il reste peu.”
La vérité, c’est que la rentabilité d’une agence ne s’évapore pas dans la créativité. Elle disparaît dans un endroit bien plus banal : le temps mal suivi.
1. Seulement 60 % du temps est réellement facturé
Les benchmarks sont assez constants : les agences ne facturent en moyenne que 60 à 65 % du temps réellement travaillé.
Autrement dit, sur une semaine de 40 heures, un collaborateur en agence consacre près de 15 heures à des tâches qui ne seront jamais facturées : gestion interne, échanges multiples, ajustements imprévus.
Imaginez une équipe de 20 personnes. Cela représente 300 heures par semaine de travail “hors facturation”. C’est l’équivalent de deux postes à temps plein… entièrement absorbés par des activités invisibles.
Ce n’est pas forcément un problème en soit. Toute agence a besoin de ce temps “hors facturation” pour fonctionner, collaborer et progresser.
Le vrai enjeu, c’est de savoir exactement où il se situe.
Car une fois identifié et suivi, il devient beaucoup plus simple de l’optimiser, d’éviter les débordements… et surtout d’assurer que la part facturable couvre bien ce qui ne l’est pas.
2. Le poids de la communication
Communiquer, c’est normal… mais il faut savoir ce que ça représente. Dans les agences, elle est permanente. Entre les briefs, les points clients et les échanges internes, la journée peut vite disparaître en discussions.
Et ce n’est pas une impression : une étude relayée par Early montre que 57 % du temps de travail est consacré à la communication ! Emails, appels, réunions, Slack ou Teams..
👉 Pour une équipe de 10 personnes, cela représente plus de 20 journées-homme par semaine.
Dit comme ça, c’est énorme. Mais ce temps n’est pas inutile : il permet d’aligner les équipes, d’assurer la qualité et de maintenir la relation client.
Le vrai enjeu, c’est de le mesurer. Tant que la communication reste un “bloc invisible”, impossible de savoir si elle sert les projets… ou si elle commence à grignoter sérieusement la rentabilité.
3. Les réunions : une hémorragie silencieuse
Dans le monde des agences, la réunion avec le client fait partie du quotidien. Pourtant, une étude Atlassian a montré que 31 % des réunions sont jugées inutiles.
Multipliez ce chiffre par le nombre de clients, par le nombre de projets, et vous obtenez des dizaines d’heures gaspillées chaque mois.
Et ces heures ne disparaissent pas seulement de vos plannings : elles s’évaporent aussi de vos factures. Car très souvent, ce temps n’est pas intégré dans le budget client.
Le vrai risque n’est donc pas d’avoir des réunions, mais de ne pas savoir combien de temps elles représentent sur un projet. Sans suivi, difficile de voir si un budget est mangé par des allers-retours imprévus.
4. Les projets débordent toujours un peu
En moyenne, 50 % des projets sont livrés avec un dépassement de budget. Un chiffre respectable, mais qui devient problématique s’il n’est pas mesuré ou anticipé.
Ce qui compte, c’est de repérer tôt les signes de dérapage. Et justement un outil de suivi devient alors une alarme précoce.
Dans le domaine tech interne (développement d’outils, de plateformes), plus de 30 % des projets connaissent des dérives majeures en termes de délais et coûts selon BCG.
Le temps passé à corriger ou réorienter un projet, s’il est tracé, devient une donnée utile pour calibrer les prochains briefs et protéger votre marge.
5. Excel : l’outil qui rassure mais qui coûte cher
Selon Deltek, 70 % des agences utilisent encore Excel pour suivre leurs temps et projets (Deltek Agency Growth Report, 2019).
Excel rassure, il est familier. Mais il ne donne aucune vision dynamique : impossible d’anticiper un dépassement de budget, ou de voir en temps réel où s’évapore le temps.
Le résultat, c’est qu’on découvre les problèmes après coup, quand la marge est déjà partie.
6. La gestion du temps peut booster le chiffre d’affaires de 61 %
On parle souvent du suivi des temps comme d’un sujet d’organisation interne. Mais en réalité, c’est un levier de croissance. D’après une étude relayée par EARLY, citant Accelo, les entreprises qui structurent leur gestion du temps peuvent voir leur chiffre d’affaires croître jusqu’à 61 %.
👉 Pourquoi un tel écart ? Parce que le temps, une fois mesuré, devient une ressource optimisable :
- les heures non facturées sont mieux absorbées
- les dépassements projets sont détectés plus tôt
- les équipes se concentrent sur ce qui apporte réellement de la valeur au client.
Dans une agence, cette discipline n’étouffe pas la créativité. Elle la protège. Elle garantit que les heures passées sur les projets sont utilisées au maximum de leur potentiel, et que l’agence en récolte vraiment les fruits.
Le temps est le premier actif des agences
Les agences vivent de leur créativité. Mais leur rentabilité dépend d’une seule chose : la capacité à transformer le temps en valeur facturable.
- Trop de temps part dans l’administratif
- Trop de réunions échappent au budget Trop de projets glissent sans alerte
La créativité n’est pas en cause. Le problème, c’est le pilotage du temps. Un outil de suivi des temps n’est pas un frein à la liberté créative. C’est un garde-fou qui protège la marge et redonne aux équipes la clarté dont elles ont besoin.
Parce qu’au fond, une agence ne vend pas que des campagnes, des visuels ou des stratégies. Elle vend du temps bien utilisé.