Comment anticiper les dépassements de budget sur vos projets ?

Saviez-vous que plus d’un quart des projets échouent en raison d’un mauvais pilotage budgétaire ? Et oui, ce sont même 28 % des projets qui sont concernés, Retrouver dans notre article tous les pièges à éviter et les bonnes pratiques à adopter !

N’importe quelle ESN à déjà livré un projet avec plusieurs mois de retard. Les raisons peuvent être nombreuses : mauvais chiffrage en amont, modifications du périmètre initial du projet, trop nombreux allers retours client, délais de réponse client trop long, imprévu lors de la production, etc.

Ne commettez pas la même erreur. Réalisez votre gestion de budget avec soin pour éviter pareil scénario.

Qu’est-ce qu’un dépassement de budget ?

Les agences et sociétés de services négocient un budget avec leurs clients pour réaliser une prestation. Ce budget correspond à un périmètre de projet à réaliser avec des livrables attendus. Bien souvent, ce budget est lié à un temps à passer ainsi qu’à des dépenses externes qui sont nécessaires à la réalisation du projet.

Si l’on passe plus de temps de prévu (exemple : on double le temps sur une phase de projet par rapport à ce qui a été prévu initialement), ou si l’on dépense plus (on a provisionné 3000€ de freelance mais finalement ça nous coûte 5000€), on se retrouve en position de dépassement budgétaire.

Les conséquences à ce dépassement peuvent être nombreuses :

• besoin de renégociation du budget financier
• frustration du client et de l’équipe projet
• diminution de la marge
• perte de chiffre d’affaires voire perte nette
• risque de voir partir le client chez un concurrent, etc

Quelles sont les causes du dépassement de budget ?

Les raisons d’un dépassement peuvent être multiples et peuvent arriver à deux moments de vie du projet : avant et durant le projet..

Avant : comme un mauvais chiffrage, et/ou les problématiques durant le projet.

Pendant le projet – ici deux possibilités :

• les problèmes internes, ex : imprévus lors de la production, arrivée d’un autre plus gros projet qui monopolise une partie de votre équipe.
• les problèmes externes, ex : modification du périmètre de projet par le client, ou nombreux allers-retours.

Les erreurs avant projet

Bien souvent, celles-ci concernent le périmètre du projet ou l’estimation de l’effort à fournir pour le réaliser.

En effet, si il y a plus de tâches à réaliser que ce qui a été chiffré, que le cadre n’est pas clairement défini avec le client, ou qu’il y a des divergences de perceptions entre vous et votre client sur les résultats attendus en fin du projet, ce sera la porte ouverte aux dérapages et il y aura frustrations des deux côtés. De plus, cela engendrera forcément des frictions financières et pourra nécessiter une renégociation de l’enveloppe budgétaire, afin d’éviter la perte de profit pour l’agence.

Pour éviter cela, nous vous conseillons lors des premiers rendez-vous en amont de poser les bonnes questions pour bien délimiter le contour de projet, et pourquoi pas d’en faire un cahier des charges pour valider le tout, ainsi le résultat et le périmètre du projet sont clairement définis et contractualisés.

D’autres erreurs peuvent également survenir dans la genèse du projet, et notamment une mauvaise estimation du temps à consacrer. Cela impactera directement le budget et donc la marge nette finale.

Petite astuce, chiffrer cela avec les personnes expertes du sujet qui sauront estimer au mieux tout en prenant une marge de sécurité en cas d’imprévu. 😉

Les difficultés pouvant survenir pendant le projet

Les possibles embûches ne s’arrêtent malheureusement pas après avoir bien cadré le projet.

En effet, un bon suivi de projet sera nécessaire pour éviter toutes dérives financières et retard de livraison de la prestation, et pouvoir les empêcher tout en vous adaptant en conséquence. Relation client, bon management des équipes, suivi du planning, du budget et notamment de sa consommation seront vos clés de réussite pour un bon pilotage projet. Ils vont permettront de réagir rapidement et ainsi de pouvoir facturer au bon moment.

Nous vous avons dressé une liste non exhaustive des difficultés qui peuvent se mettre en travers de votre route.

Les problèmes externes

Les problèmes externes concernent plus particulièrement la relation entretenue avec le client, qui pourra fluidifier ou altérer la bonne conduite du projet.

Premier cas d’altération, le client répond très en retard lorsqu’il y a besoin de validation pour passer à l’étape suivante : le planning peut en être compromis pour la suite. Pour éviter un retard, et donc l’insatisfaction du client, il est essentiel de bien faire prendre conscience à ce dernier des conséquences sur la roadmap du projet qu’un délai de réponse long pourrait avoir. Si la deadline projet est importante, les échanges doivent être fluides dans les deux sens !

Deuxième cas de figure, cette fois le client souhaite modifier le périmètre initial du projet. Alors, le choix vous revient : accepter et prendre les modifications à bras le corps pour tenir le délai, soit expliquer l’impact sur le travail à fournir et donc que cela implique une modification du budget projet.

Les problèmes partenaires

Un de vos prestataires ou partenaires clés est en retard et cela impacte votre projet ? Ces situations sont complexes car il est difficile de faire entendre cela à votre client. “C’est votre problème !” vous répondra-t-il. Et quelque part, il a raison.

Dans cette situation, comment faire ?

• Côté client : La solution réside souvent dans une bonne communication avec votre client en lui expliquant les raisons des blocages, en précisant que vous faites tout votre possible pour accélérer les choses. Certaines problématiques sont souvent entendables et acceptables par votre client. Vous pourrez ainsi vous permettre de négocier un délai supplémentaire ou un effort budgétaire.
• Côté partenaire : Il faudra vous prémunir de ce genre de situation dans le contrat conclu, avec des pénalités pouvant lui incomber en cas de retard pénalisant, tout en le désignant responsable de trouver des solutions.

Si le problème à trait à une mauvaise estimation de l’effort à fournir ou d’un blocage technique, il est possible de négocier avec votre client un effort budgétaire. Autrement, trouver ensemble une solution de contournement ou une modification du périmètre du projet peut également être un compromis.

Les problèmes internes

C’est ici que le plus de cas de figure peuvent se présenter :

• départ d’une personne
• difficulté technique mal anticipée
• conflits internes
• manque de disponibilité de l’équipe car un gros projet prend le pas sur le vôtre…

Pour palier à ces imprévus, 3 points clés :

• Un suivi minutieux de votre projet : pour prendre la bonne décision au bon moment et réagir en cas de risques
• Une écoute et une communication continue avec votre équipe projet : élément essentiel pour détecter les risques avant qu’ils ne deviennent bloquants et prendre des actions correctives en accord avec les personnes qui réalisent le projet. Votre équipe se sentira écoutée, valorisée et cela renforcera leur engagement sur le projet.
• Une communication efficace, humaine et ferme avec votre client : il est important d’avoir le bon degré de transparence avec votre client en cas de problème interne. Les non-dits sont dévastateurs pour votre relation client et la confiance qu’a ce dernier en votre entreprise.

Comment être sûr que le pilotage budgétaire soit correct ?

Réussir son suivi budgétaire est plus facile que vous ne le pensez. Même sans avoir la vigilance de Sherlock Holmes, vous pouvez parfaitement respecter le budget tout comme les délais.

Comment ? En utilisant un logiciel de pilotage budgétaire projet.

Ne laissez rien au hasard ou à l’appréciation humaine. Faites plutôt confiance à Gryzzly, l’ours violet qui maîtrise vos budgets clients 🐻.

En intégrant un logiciel de suivi budgétaire dans vos opérations, vous évitez la dérive des objectifs. En effet, il suffit d’un clin d’œil sur l’interface de la solution logicielle pour savoir où vous en êtes réellement. Êtes-vous encore sur la trace de vos objectifs initiaux ou êtes-vous sur le point d’aller au-delà du budget projet initial ?

Et ce n’est pas tout.

Grâce à son interface intuitive, Gryzzly permet d’anticiper les dépassements de budget. Dès que vous remarquez qu’une dépense tend à excéder le budget client, mettez en place des stratagèmes pour la réduire. Réorganisez votre équipe, revoyez les coûts et faites tout le nécessaire pour éviter que la situation n’empire.

Eh oui… Un bon suivi budgétaire permet d’avoir plusieurs coups d’avance et, par ricochet, de ne jamais se retrouver pris au piège.

Un pilotage budgétaire réussi implique d’avoir toujours une vision précise des événements en cours. Et pour cela, rien de mieux que de se fier au regard perçant de Gryzzly, l’ours violet qui traque les défauts de vos budgets clients.