4 étapes pour détecter et analyser vos risques projets

De nos jours, la capacité d’une organisation à anticiper, comprendre et gérer efficacement les risques en gestion de projet détermine largement son succès et sa pérennité. La gestion des risques n’est ainsi pas seulement une mesure de précaution, mais émerge comme un levier stratégique de développement pour les entreprises.

En identifiant les risques potentiels avant qu’ils ne se concrétisent, ces dernières peuvent élaborer des stratégies pour les éviter ou les atténuer, réduisant ainsi les perturbations et les coûts inattendus.

🧐 Mais tout d’abord, quels sont les types de risques ?

Avant de plonger dans les étapes de la gestion des risques, il est essentiel de comprendre les différents types de risques auxquels vous pouvez être confrontés.

Ils peuvent varier en fonction de nombreux facteurs, tels que le secteur d’activité, la taille de votre entreprise ou sa structure opérationnelle. Voici les principaux types de risques à considérer :

- Les risques financiers : Ils se rapportent à tout ce qui peut compromettre la stabilité financière de l’entreprise. Ils incluent les risques liés aux contrats et paiements, à la gestion des coûts opérationnels ou encore à la fluctuation des revenus.

- Les risques opérationnels : Ils concernent les processus internes, les systèmes, et les ressources humaines. Ces risques peuvent découler de défaillances dans les procédures internes, des erreurs humaines, des pannes de système, ou de la gestion de la chaîne d’approvisionnement.

- Les risques de réputation : Dans un monde où l’information se diffuse rapidement, ces risques font suite à des critiques négatives, des scandales ou des événements médiatisés. Ils ont un impact direct sur la confiance des clients et partenaires.

- Les risques légaux et de conformité : Ces risques sont liés aux obligations légales et réglementaires. Le non-respect des lois, des normes industrielles ou des codes de conduite peut entraîner des sanctions, des amendes, ou des litiges.

- Les risques stratégiques : Ils se rapportent aux décisions prises par la direction qui peuvent affecter la direction et les objectifs globaux de l’entreprise.

- Les risques technologiques : À l’ère du numérique, les risques technologiques sont omniprésents. Ils comprennent les cyberattaques, la perte de données, les défaillances de sécurité, et l’obsolescence des technologies etc.

Comment détecter et analyser vos risques ?

Étape 1 : Identification des risques

L’identification des risques est la première étape dans la gestion des risques de tout projet. Elle consiste à détecter et lister tous les risques potentiels pouvant impacter le projet. Pour y parvenir, plusieurs méthodes peuvent être employées :

1. Le brainstorming

On ne le présente plus, le brainstorming avec votre équipe offre une occasion de tirer parti des diverses expériences et perspectives pour identifier un large éventail de risques. Réunissez votre équipe en amont du projet et encouragez chaque membre à partager librement ses idées sans jugement préalable.

2. L’analyse des projets précédents

L’examen des documents relatifs à des projets antérieurs permet de s’appuyer sur les expériences passées pour identifier des risques récurrents. Pensez à chercher dans les archives de l’entreprise les rapports de projets similaires. Notez les problèmes et défis rencontrés dans ces projets et évaluer la pertinence de ces risques pour le projet actuel.

3. Les interviews avec les parties prenantes

Vous pouvez également engager des discussions avec les personnes impliquées dans le projet, incluant clients, fournisseurs, et membres de l’équipe ayant des rôles spécifiques.

Explorez leur expérience et leur perception des risques potentiels, en prêtant une attention particulière à ceux ayant eu un impact significatif sur des projets similaires. N’oubliez pas de préparer des questions ciblées pour explorer leurs perspectives et obtenir des insights précieux. 😉

4. Les check-lists

Finalement, utiliser des check-lists développées à partir d’expériences antérieures aide à ne pas oublier les risques communs dans des projets similaires.

Passez en revue chaque point de la liste pour évaluer son applicabilité au projet en cours et n’oubliez pas d’adapter la check-list au contexte spécifique du projet pour une couverture complète.

Étape 2 : Mesure et évaluation des risques

Une fois les risques potentiels dressés, passons à la phase suivante : mesurer et évaluer ces risques. Cette étape est déterminante car elle vous permet de comprendre non seulement la probabilité que chaque risque se concrétise, mais également l’ampleur de son impact potentiel sur le projet.

En d’autres termes, elle vous aidera à prioriser vos efforts en se concentrant sur les risques les plus critiques. Voici comment procéder à cette évaluation :

1. La démarche d’évaluation qualitative

C’est un processus qui permet de classer chaque risque selon sa probabilité d’occurrence et son impact sur le projet, en utilisant une échelle simple : faible, moyen, élevé.

Cette évaluation binaire aide à hiérarchiser les risques et à identifier ceux qui nécessitent une attention immédiate.

2. L’utilisation de la matrice des risques

Pour visualiser efficacement cette hiérarchisation, il faut employer ensuite la matrice des risques. Elle permet de placer chaque risque à l’intersection de sa probabilité et de son impact, offrant ainsi une vue d’ensemble claire des priorités.

Les risques situés dans la zone de haute probabilité et d’impact élevé sont ceux sur lesquels vous devez vous concentrer en priorité.

3. L’Importance de la tolérance au risque du client

Un aspect souvent sous-estimé, mais essentiel de cette évaluation, est la prise en compte de la tolérance au risque de vos clients, surtout dans les cas où des pénalités pour retard ou d’autres conséquences contractuelles sont en jeu :

• Communiquez avec lui pour comprendre sa tolérance face aux différents types de risques
• Prenez en compte l’impact d’un retard de projet, y compris les conséquences financières et opérationnelles
• Aligner les attentes et les plans de gestion des risques avec les besoins et la tolérance du client

Étape 3: Planification de la réponse aux risques

🗣️ Après avoir identifié et évalué les risques, l’étape suivante dans notre parcours de gestion des risques consiste à planifier comment y répondre.

Cette planification est essentielle car elle définit votre approche proactive face aux risques. Chaque stratégie a son rôle et son contexte d’application, et la clé réside dans le choix de la plus appropriée pour chaque risque identifié :

• L’évitement : Cette stratégie consiste à modifier le plan de projet pour éliminer le risque ou pour protéger le projet de son impact. Elle est souvent la plus désirable, mais peut ne pas être toujours possible.

• L’atténuation : L’atténuation vise à réduire la probabilité d’occurrence du risque ou à diminuer son impact potentiel. Cette approche est couramment utilisée pour les risques qui ne peuvent être complètement évités.

• Le transfert : Le transfert de risque implique de déplacer la responsabilité du risque à une tierce partie, souvent à travers l’assurance ou des accords contractuels. Cette stratégie est particulièrement utile pour les risques financiers.

• L’acceptation : Parfois, le meilleur plan d’action est d’accepter le risque, soit parce que les coûts de réponse dépassent les avantages, soit parce que le risque représente une opportunité potentielle.

Le choix de la stratégie appropriée pour répondre à chaque risque identifié est un exercice délicat qui requiert une analyse approfondie et une réflexion stratégique.

Plusieurs facteurs sont à prendre en compte pour ce choix, à savoir :

1. La gravité du risque

La gravité d’un risque est déterminée par son impact potentiel sur le projet et sa probabilité d’occurrence. Un risque ayant un impact élevé sur les objectifs critiques du projet, comme le respect des délais ou la satisfaction du client, nécessitera une stratégie plus robuste, telle que l’évitement ou l’atténuation. À l’inverse, les risques de faible impact peuvent être plus appropriés pour une stratégie d’acceptation ou de transfert.

2. La tolérance au risque du projet

Chaque projet a sa propre tolérance au risque, souvent définie par les objectifs du projet et les attentes des parties prenantes. Un projet avec une marge de manœuvre limitée concernant le budget ou le calendrier aura une faible tolérance pour les risques pouvant affecter ces paramètres. Cette tolérance guide le choix de la stratégie de réponse, favorisant parfois l’évitement ou l’atténuation pour minimiser les perturbations.

3. Les ressources disponibles

Les ressources (financières, humaines, technologiques) disponibles pour le projet influent également sur la sélection de la stratégie de réponse. Par exemple, l’atténuation d’un risque peut nécessiter des investissements significatifs en temps et en argent. Si les ressources sont limitées, il pourrait être plus judicieux d’opter pour le transfert du risque ou même pour son acceptation, en préparant des plans de contingence appropriés.

4. Les retours d’expériences

Analysez comment des risques similaires ont été gérés dans le passé pour avoir des insights pertinents sur les stratégies qui ont fonctionné ou celles qui ont échoué, guidant ainsi le choix de la réponse la plus adaptée.

👉 L’importance des plans de contingence

Au-delà de la stratégie de réponse immédiate, la préparation de plans de contingence pour les scénarios de risque les plus critiques est indispensable. Ces plans, élaborés à l’avance, fournissent une feuille de route claire pour agir rapidement et efficacement en cas de matérialisation du risque. Ils sont le filet de sécurité qui garantit que, même dans le pire des cas, le projet peut continuer à avancer vers ses objectifs.

Étape 4: Surveillance et contrôle des risques

La gestion des risques ne s’arrête pas une fois que les plans de réponse sont en place. En réalité, c’est un processus qui nécessite une surveillance continue et une capacité d’adaptation face à l’évolution du projet et de son environnement. Cette étape finale, mais perpétuelle, assure que les risques sont gérés de manière proactive tout au long du cycle de vie du projet.

1. Mise en place d’un système de suivi

Pour une surveillance efficace, ce système doit permettre de surveiller les risques identifiés, ainsi que d’en détecter de nouveaux à mesure que le projet avance :

• Intégration dans les rapports de projet : Intégrer la surveillance des risques dans les processus de reporting réguliers assure que l’information est revue et partagée avec toutes les parties prenantes concernées, favorisant une prise de décision éclairée.

• Utilisation d’outils adaptés : Certains logiciels de gestion de projet offrent des fonctionnalités pour le suivi des risques, permettant de documenter, d’attribuer et de suivre l’état des risques en temps réel.

En parlant de ça … 🤔 Saviez-vous que Gryzzly est particulièrement adapté pour gérer les risques liés au budget et au temps passés sur vos projets ?

😉 En détectant les signes avant-coureurs de déviations par rapport au plan initial, Gryzzly permet d’engager des actions correctives à un stade où les options de réponse sont encore nombreuses et moins coûteuses, grâce à :

• Un suivi des budgets et temps passé : Gryzzly offre une vue d’ensemble précise du temps consacré à chaque tâche ou projet, en comparaison avec les budgets alloués. Cette transparence vous permet d’identifier rapidement les écarts significatifs qui pourraient signaler un risque, tel qu’un dépassement de budget ou un retard potentiel dans le calendrier du projet.

• Des seuils d’alerte : Vous avez la possibilité de définir des seuils d’alerte pour les budgets, le temps passé et les objectifs de taux de marges. Elles sont utiles pour anticiper les risques, permettant à l’équipe de projet d’intervenir et d’ajuster les plans avant que le risque ne se matérialise ou n’escalade.

• Des rapports personnalisables : Les rapports générés par Gryzzly peuvent être personnalisés pour inclure des indicateurs clés de performance liés aux risques, offrant une base solide pour l’analyse et la décision stratégique lors des revues périodiques de risques.

2. Réévaluation et adaptation

D’un autre côté, le paysage des risques d’un projet n’est jamais statique. Les risques peuvent évoluer, disparaître ou de nouveaux peuvent émerger à différents stades du projet. Par conséquent, une réévaluation périodique des risques est cruciale :

• Analyse régulière des risques : Planifier des revues de risques à intervalles réguliers, ou lors de changements majeurs dans le projet, permet d’ajuster les stratégies de réponse en fonction de l’évolution du contexte.

• Adaptation des stratégies : Lorsqu’un risque change de nature ou qu’un nouveau risque est identifié, il peut être nécessaire d’adapter la stratégie de réponse. Cela peut signifier le renforcement des mesures d’atténuation, le changement de stratégie ou la mise en œuvre de plans de contingence préalablement établis.

🤓 Vous l’avez compris, la gestion efficace des risques de projet est indispensable de nos jours. En adoptant cette approche structurée, vous pouvez non seulement minimiser les impacts négatifs sur vos projets mais également saisir les opportunités d’amélioration.

N’oubliez pas de vous assurer que toutes les parties prenantes sont informées des risques et des mesures prises pour les atténuer ! Cela crée un environnement de travail transparent et inclusif, où chaque acteur est impliqué et conscient des enjeux.

🐻 Dans cette optique, Gryzzly se révèle être un allié précieux dans la facilitation de ce processus, offrant une plateforme pour suivre en temps réel les progrès et ajuster les stratégies au besoin.

Enfin, dites vous qu’après tout, le plus gros risque est quelque part de ne pas prendre de risque… ! 😉