Module : Automatisez votre suivi des forfaits jours
Fini les décomptes de jours travaillés reconstitués dans Excel. Gryzzly génère, fait signer et archive vos fiches forfait jour automatiquement.
Gryzzly génère et fait signer votre décompte mensuel des jours travaillés
Le forfait jours est le régime de temps de travail le plus confortable pour les cadres et le plus inconfortable pour les RH. Pas d’horaires, mais une obligation ferme : l’employeur doit tenir un décompte des jours travaillés et des jours de repos, le faire suivre régulièrement et pouvoir le prouver. Dans la pratique, cela se termine souvent en fichier Excel reconstitué a posteriori, un formulaire à faire signer et un dossier à classer. Chaque mois, pour chaque cadre.
Nous avons construit le module Fiches forfait jour pour supprimer ce travail. Puisque vos collaborateurs saisissent déjà leurs temps dans Gryzzly, la fiche mensuelle existe déjà. Il ne restait qu’à la produire, la faire signer et l’archiver. C’est désormais fait.
Ce que fait le module
À partir de la saisie des temps et de la validation par le manager, Gryzzly :
- Génère automatiquement une fiche mensuelle au format PDF par collaborateur au forfait, avec le nombre de jours travaillés, de repos et de congés.
- La met en signature dans l’interface pour le collaborateur, notifié par email et par le chatbot Slack ou Microsoft Teams. Côté manager, la validation des temps vaut signature : aucune action supplémentaire.
- Horodate et archive la fiche signée, consultable et exportable individuellement ou en masse.
Le document produit contient le décompte jour par jour, l’attestation d’exactitude du collaborateur, un éventuel commentaire libre, et les deux signatures avec leur date.
Pourquoi c’est mieux que ce que vous faites aujourd’hui
Zéro ressaisie. La fiche est dérivée des temps déclarés. Pas de reconstitution, pas d’écart entre ce qui est saisi et ce qui est signé.
Une base figée. Le module s’appuie sur la validation des saisies : une fois validés, les temps ne sont plus modifiables. La fiche signée reflète exactement les données qui servent à votre facturation et votre reporting.
Une trace opposable. Le PDF est daté, identifie le signataire, et porte les deux signatures. En cas de contrôle ou de litige, vous produisez un document plutôt qu’une reconstitution.
Le suivi ne repose plus sur personne. Le collaborateur attend une notification, pas un rappel de son RH. L’administrateur voit d’un coup d’œil qui a signé, relance en un clic et exporte tout en ZIP.
Rien ne change pour les collaborateurs, ni pour les managers. Les uns continuent de saisir, les autres continuent de valider. La seule nouveauté est un bouton « Signer » côté collaborateur, une fois par mois.
Comment ça se passe dans l’interface
Côté manager, tout part de la vue Équipe et de l’onglet Validation des saisies : on valide les collaborateurs dont la saisie est complète, et les fiches sont générées dans la foulée, déjà signées par le manager.
Côté collaborateur, un bouton « Fiches forfait jour » apparaît dans sa vue Mes temps. Il y retrouve ses fiches en attente (mars, avril, mai…), ouvre celle du mois, vérifie le décompte, atteste de son exactitude, ajoute un commentaire s’il le souhaite et signe.
Côté administrateur, un tableau de bord dédié liste toutes les fiches par statut, période, manager et collaborateur, avec relance, consultation et export à l’unité ou en masse.
Un module configuré pour votre organisation
Le forfait jours ne se pratique pas de la même façon partout : nombre de jours annuel, gestion des RTT et des jours de repos, périodes de référence, circuit de validation, mentions attendues sur le document. Plutôt que d’imposer un modèle unique, nous adaptons la fiche et son circuit à vos règles internes.
Le module est donc proposé en option payante et mis en place avec notre équipe technique. Comptez un échange de cadrage, une configuration, puis un test sur un mois avant déploiement.
Prêt à supprimer ce chantier mensuel ?
Réservez un rendez-vous avec notre équipe. Nous regardons ensemble votre organisation, vos contraintes, et nous vous montrons le module sur vos propres données.