Pour les dirigeants de PME comme de multinationales, le pilotage budgétaire s’apparente fréquemment à une épreuve. Ils savent qu’ils en ont besoin mais au moment d’évaluer l’utilisation du budget client, ils ne savent pas par où commencer.

Oui… Le suivi budgétaire donne des cauchemars à plus d’un entrepreneur.

Gryzzly est là pour changer la donne. Hors de question de vous laisser transpirer à grosses gouttes face à un budget projet. Dans cet article, l’ours violet vous explique comment créer un budget prévisionnel qui soit réellement utile. Tout commence en vous glissant dans la peau d’un pilote d’avion…

Le budget prévisionnel expliqué en termes simples

Réaliser un pilotage budgétaire, c’est un peu comme être aux commandes d’un avion.

Supposons que vous soyez un pilote chargé de conduire un Boeing 737 de Tokyo à Paris. En tout, ce sont 9 706 km que vous êtes sur le point de parcourir. Mais avant d’allumer le moteur, il y a quelques éléments que vous devez passer en revue :

• quelle est la quantité de carburant nécessaire pour parcourir cette distance ?
• quels sont les paramètres techniques de votre appareil (puissance, vitesse maximale, hauteur de vol recommandée, etc.) ?
• quelle est la masse transportée par l’avion (passagers et bagages) ?
• quelles sont les prévisions météo ?

Certains de ses paramètres ne sont pas sujets à l’incertitude. C’est par exemple le cas du volume d’essence nécessaire et des caractéristiques techniques de votre appareil. D’autres, en revanche, doivent être estimés en vous basant sur des données ultérieures. Il en est ainsi de la masse des passagers et de celle du fret.

Pour finir, il y a certaines composantes qui sont particulièrement aléatoires. Un pilote n’est jamais à l’abri d’un orage survenant à l’improviste ou d’un incident sanitaire.

Même en collectant minutieusement chaque donnée, rien n’est 100 % sûr.

C’est pourquoi le pilote de ligne, en l’occurrence vous, doit réaliser une moyenne des coûts et y rajouter une marge d’erreur. Dans la plupart des cas, cette dernière représente 5 à 10 % du coût total du budget projet.

Cela signifie que si l’avion a besoin de 169 000 litres de kérosène pour effectuer le vol Tokyo-Paris, il mettra 185 900 litres dans le réservoir. De même, lors du vol, il empruntera des lignes aériennes lui permettant de se poser dans un autre aéroport si celui d’arrivée ne peut le recevoir ou qu’il tombe en panne.

Réaliser un budget projet prévisionnel revient à suivre le même cheminement. Remplacez juste le kérosène par de l’argent et la météo et les caractéristiques de l’avion par les ressources internes.

Comment créer un budget prévisionnel pertinent ?

Un budget projet est établi en se basant sur des paramètres connus et d’autres qui sont 100 % aléatoires.

Pour gérer l’incertitude, les données seront retenues soit via la méthode paramétrique, soit via un procédé analytique.

Avec la méthode analytique

En se basant sur l’organigramme des tâches, le chef de projet va évaluer les dépenses générées par chaque activité élémentaire du projet. Dans cette logique, deux types de dépenses peuvent être évaluées :

• les dépenses internes, c’est-à-dire les matériaux achetés, les essais réalisés, le personnel travaillant au sein de la compagnie, etc. ;
• les dépenses externes, à savoir le recours à des prestataires ou autres.

C’est une méthode qui fonctionne très bien quand le pourcentage d’incertitude est faible et que le chef de projet à la main mise. Par exemple, il est facile pour une entreprise de réduire sa charge salariale si elle le désire. Ou alors, elle peut externaliser certaines activités pour réduire les coûts.

En revanche, quand il est question de facteurs très variables ou dont l’issue est incertaine, les données sont évaluées à l’aide de la méthode paramétrique.

Avec la méthode paramétrique

Faire appel à la méthode paramétrique dans l’établissement d’un budget projet revient à estimer certains coûts.

Pour remplir la colonne dédiée dans le budget client, il vous suffit de procéder en deux étapes.

Premièrement, vous déterminez le temps qul sera nécessaire à l’artisan pour effectuer toutes les soudures de votre édifice. Pour cela, multipliez N x T. Vous obtiendrez un chiffre que nous désignerons par A.

Deuxièmement, estimez les fonds nécessaires en multipliant le salaire horaire moyen de l’artisan par la donnée A. Vous obtiendrez ainsi le montant permettant de réaliser toute la soudure du bâtiment.

En usant de ces deux méthodes, vous serez en mesure de concevoir un budget projet qui colle au plus près de la réalité. Pour autant, ne vous reposez pas sur vos lauriers. En effet, entre les dépenses prévues et celles réalisées, il y a toujours un écart dont il faut tenir compte.

Le suivi budgétaire enfin démystifié

Dès que le projet démarre, gardez un œil sur l’avancement des tâches. De manière régulière, si possible quotidienne, vous devez vérifier le pourcentage de tâches achevées et la quantité de travail abattu.

À cet instant précis, vous vous demandez sans doute comment réaliser cette opération.

Si vous êtes un génie des mathématiques, vous pouvez jongler entre différentes formules Excel.

Si ce n’est pas le cas, contentez-vous d’installer Gryzzly. Travaillant en tandem avec Slack et MS Teams, cet ours violet maîtrise vos budgets clients avec une simplicité déconcertante.

Annotez-y les durées et les montants alloués à chaque tâche. Au fur et à mesure de votre progression, Gryzzly calcule la différence entre les coûts prévus et ceux actuellement engagés. Grâce à cet écart de coûts, vous saurez si oui ou non vous risquez de dépasser votre budget projet.

Pour réellement comprendre la puissance de cet outil de pilotage budgétaire, le plus simple reste de prendre un exemple.

Supposons que vous ayez prévu de débourser 100 € pour réaliser une campagne marketing de six jours. Après 72 heures, vous avez déjà dépensé 60 €. Gryzzly en déduira que le coût prévisionnel est de 120 €. L’écart entre le budget initial et celui réel est donc de 20 €.

En prenant connaissance de cette information, vous pourrez réagir promptement afin de rester dans le budget.

Ce n’est là qu’une des fonctionnalités de Gryzzly.

Véritablement révolutionnaire, cette solution est pensée pour faire de chaque projet un succès. Durant 14 jours, vous avez la possibilité de l’essayer gratuitement. Qu’attendez-vous pour profiter de cette opportunité ?