Comment chiffrer et estimer un budget projet ?
Comment chiffrer et estimer correctement un budget projet ?
Cela nous est tous déjà arrivé de voir un projet mal se passer car il avait été mal estimé. Mais bon, comme le disait un grand homme, soit on gagne, soit on apprend.
Voici donc nos conseils pour éviter que cela n’arrive de nouveau et chiffrer vos projets comme des pros 🙂.
Que signifie exactement chiffrer un projet ?
Il s’agit d’évaluer les efforts nécessaires à la réalisation d’un projet. C’est passer de “le client veut telle fonctionnalité dans son projet site web” à “il faut 2 jours de design, 3 jours de développement et 1 journée de test.”.
Chiffrer un budget projet, c’est donc estimer le temps nécessaire à chaque étape du projet et mettre en face de ce temps un taux journalier afin de donner à prix à votre prestation.
Dans les faits, cette étape exige de passer par quatre phases :
- Lister les étapes et/ou livrables de votre projet
- Chiffrer l’effort pour réaliser chacun d’eux
- Valoriser ces efforts pour créer votre budget
- Vérifier votre marge prévisionnelle pour s’assurer que le projet soit rentable.
1. Lister les étapes et/ou livrables du projet
C’est ce que l’on appelle plus communément le cadrage, c’est-à-dire les étapes nécessaires pour réaliser le projet.
On commencera notamment par délimiter le périmètre du projet (analyser la demande). De cette première étape capitale découleront des livrables tels que le cahier des charges du projet et une première version du planning.
Par exemple, si on parle de projet web, on distinguera 3 grandes étapes :
- la conception : design et maquettage pour déterminer à quoi ressemblera le site et comment il fonctionnera
- le développement : c’est le travail opérationnel, on réalise ce que l’on a cadré avant. Le livrable et ici le site
- la livraison : mais avant ça, on aura une phase d’allers-retours avec le client pour s’assurer que tout convient et corriger les éventuelles erreurs. Un test sera également effectué.
2. Estimer l’effort pour réaliser chacune des étapes
Durant cette étape, le chef de projet va convenir et vérifier avec ses équipes ce qui a été décidé lors du cadrage.
Il définira ensuite l’effort nécessaire en temps (heures ou jours / homme) pour réaliser chacune des phases du projet avec les personnes qui réaliseront les tâches ou leurs responsables. Il est essentiel de demander aux experts le temps nécessaire. Et non pas le chiffrer au doigt mouillé. Cela va de soi !
C’est à partir de ce chiffrage que l’on pourra définir deux livrables projet : le planning prévisionnel et le budget prévisionnel.
3. Valoriser les efforts pour créer chiffrage projet : le budget
Ici, on va mettre en perspective les différents temps estimés pour conduire le projet avec les taux journaliers de chaque corps de métier. Il est capital de bien définir ses TJM pour vendre ses prestations au juste prix.
Ces données peuvent être regroupées dans un tableau comme celui ci-dessous.
4. Vérifier la rentabilité : estimer la marge prévisionnelle du projet
Si vos taux journaliers sont justement fixés, et que le temps de travail nécessaire a été correctement évalué, vous vous assurez en grande partie la rentabilité.
Et bonne nouvelle, vous pouvez vous estimer de la rentabilité d’un projet en amont grâce à un indicateur clé de succès de vos projets : le taux de marge prévisionnelle.
Késako ? La marge prévisionnelle c’est ce que l’on va gagner en bénéfice par rapport à ce que cela va nous coûter en termes de ressources pour réaliser un projet. Parmi les ressources principales, on retrouve les salaires des équipes, les dépenses liées au projet (licences, coût des images, frais de serveurs…) et enfin les charges générales de l’entreprise.
Un bon suivi des coûts du projet vous permettra de vous ajuster plus facilement et de rester rentable.
Reprenons le tableau précédent, il suffit d’y ajouter une colonne sur les coûts internes pour chaque étape et de calculer la différence entre les prix de vente des prestations et leur coûts internes.
Voilà, vous savez désormais chiffrer et estimer un budget projet 🤗 Bonne nouvelle, nous avons créé l’outil qui vous permet à la fois de chiffrer vos projets, de suivre la consommation de son budget et de mesurer sa rentabilité en temps réel.
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