Il y a quelques semaines, nous avons eu le plaisir de rencontrer l’équipe de Tamento, une agence de marketing digital lyonnaise. Leur expertise s’articule autour de 4 métiers principaux :

• La stratégie webmarketing
• Le studio de création
• Le service marketing
• Le pôle formation

En activité depuis 10 ans, ils travaillent avec de nombreux prestataires externes, ce qui leur permet de répondre au mieux à chaque besoin client.

C’est dans leurs locaux que nous avons pu échanger avec Caroline Jacob, responsable commerciale de l’agence.

Elle nous a partagé comment Gryzzly leur a permis de gagner du temps sur leurs projets et en quoi c’est aujourd’hui une aide précieuse pour leur facturation.

Intéressant n’est-ce pas ? 😉

Le témoignage vidéo de Caroline

Le suivi des temps : un outil indispensable

Gryzzly accompagne de nombreuses agences et cabinets dans le pilotage de leur activité de prestations de service. Ces prestations intellectuelles sont largement et essentiellement vendues sous forme de temps, qu’on appelle souvent “temps homme” (faute de mieux).

Pour une agence digitale comme Tamento, toutes les décisions reposent donc sur un indicateur : le temps. C’est pourquoi, pour ces équipes, il est vital de renseigner le temps passé sur un projet.

Avant d’utiliser Gryzzly, l’équipe de Tamento utilisait un tableur Excel. Cette solution, bien que facile à mettre en place, représentait de nombreux inconvénients.

“Avant on travaillait sur Excel mais travailler sur un tableur avec une équipe de 10 personnes, c’est un petit peu compliqué. Il suffit d’une erreur humaine sur le tableau pour que tout soit effacé ou que les informations soient fausses. En plus de ça, on mettait beaucoup plus de temps à justifier nos temps par clients.”

Le tableur mit en place n’étant pas une solution optimale pour connaître avec exactitude le temps passé sur des projets clients, Tamento s’est orienté vers Gryzzly.

“Gryzzly nous aide sur plusieurs points : ça nous permet de surveiller le temps passé sur les projets, de savoir si on a passé trop ou pas assez de temps dessus et pour les commerciaux, de mieux déterminer les ventes futures. C’est un gain de temps pour toute l’équipe.”

Une implémentation intuitive et une adoption unanime de Gryzzly

Faire accepter un outil de suivi des temps dans votre équipe n’est pas toujours une chose aisée. En effet, pour un collaborateur, cela peut s’apparenter à un moyen de surveiller son travail. Il est donc important de choisir un outil facile d’utilisation, qui ne représente pas une charge de travail supplémentaire pour ses collaborateurs.

Gryzzly s’installe directement dans Slack, c’est donc un outil qui s’intègre facilement aux méthodes de travail de l’entreprise et qui est rapidement adopté par l’équipe. Le système de rappel est un moyen pour les collaborateurs de ne pas avoir à penser à la saisie de leur temps, c’est aussi une manière ludique de faire du pilotage qui est appréciée par les équipes projet. 👇

“L’implantation a été plutôt facile, car nous utilisions déjà l’outil collaboratif Slack. D’un point de vue praticité pour l’équipe, le rappel quotidien nous permet de ne pas oublier de saisir nos temps. Il est aussi drôle puisque quand on s’ennuie, on peut lui demander une blague, c’est plutôt rigolo. Tout le monde a apprécié l’utilisation de Gryzzly, ça a fait l’unanimité.”

Bien structurer ses projets en fonction de ses besoins

Pour entamer une bonne démarche de suivi des temps, il est essentiel de choisir une structure claire et adaptée au fonctionnement de son entreprise.

Tamento a décidé de créer une structure qui s’articule autour de leurs clients. Cela leur permet de suivre les projets au fil des mois.

“On a une nomenclature bien précise : Nom du client avec la période donnée (projet), Le service (les groupes de tâches) et les missions (les tâches).”

Côté répartition des rôles, de la même façon que pour la structure globale, il est important d’établir un fonctionnement précis. Ainsi, chez Tamento, tous les collaborateurs sont chefs de projets.

“On est une équipe de 10 personnes, mais on est tous patrons de compte (chefs de projet) pour tout le reste de l’équipe Tamento. Donc nous sommes tous à la fois chef de projet et collaborateur (selon le projet).”

Gryzzly : Un outil d’aide à la facturation, et plus encore !

Une aide précieuse à la facturation

En tant qu’agence, il est parfois difficile de justifier le prix d’une prestation auprès d’un client. C’est pourquoi, utiliser un outil de suivi du temps permet d’offrir aux clients le détail du temps passé sur chaque tâche. ✍️

“Gryzzly nous aide à la facturation surtout pour nos projets récurrents. On a des clients qu’on suit toute l’année, ça nous permet donc de facturer au mois, à la mission, au projet dédié ou au 6 mois. Ça nous permet aussi de justifier auprès de nos clients le temps passé sur le projet de façon plus détaillée."

Apporter la justification du temps passé sur un projet est parfois nécessaire auprès d’un client. La fonctionnalité d’export des temps passés sur chaque projet permet à l’agence Tamento de plus facilement préciser la prestation réalisée.

“Actuellement, je sais qu’on a 2 ou 3 clients qui sont satisfaits d’avoir la justification du temps qu’on a passé. On l’a toujours donné. Mais c’est vrai que là, c’est peut-être mieux fait. Et comme on a une nomenclature bien précise, c’est quand même plus simple pour eux [les clients] de mieux comprendre.”

Une aide à l’optimisation des ventes

D’un point de vue commercial, un bon suivi des temps permet de mieux anticiper ses prochaines ventes. D’autant plus pour les nouveaux projets, c’est un gain de temps considérable.

“Du côté commercial, Gryzzly nous permet d’optimiser nos ventes futures. C’est-à-dire que si on a un nouveau projet client, on saura combien de temps dure ce type de projet. Cela nous permet de pouvoir le revendre plus tard en optimisant le temps et donc au prix juste.”

Une aide au management d’équipe

Côté management, un tel outil intervient comme un réel appui au pilotage des équipes notamment dans une agence. Cela permet d’avoir une vision plus juste de la charge de travail de son équipe et d’ajuster le temps de travail en fonction.

“Pour les patrons de comptes (chef de projet) cela permet de pouvoir gérer le temps de ses équipes, c’est-à-dire de ne pas déborder ou de ne pas en faire pas assez (ex : si l’on vend 2 jours et demi sur un projet, il ne faut pas en faire 2, ni en faire 3). Finalement, ça nous permet de gérer les plannings des équipes."

En somme, l’équipe Tamento se sert du tableau de bord de Gryzzly pour évaluer le taux de remplissage de chacun de leur projet, ce qui leur permet d’estimer le besoin futur en ressources.

“Ça nous permet de voir le taux de remplissage de chaque projet au fur et à mesure des missions réalisées.“

✨ Pour clôturer cet échange, Tamento vous dévoile leurs beaux projets de cette fin d’année :

“Il y a deux actus Tamento pour fin 2021 : la première, c’est la certification Qualiopi pour pouvoir continuer à dispenser des formations sur tous nos métiers et nos compétences.

La deuxième, et nous sommes les seules à le faire, c’est la mise en place de formations Solo Premium. C’est-à-dire sur-mesure, vous êtes seul avec votre formateur."

Nous tenons à remercier tout particulièrement Caroline Jacob qui s’est prêtée au jeu du retour d’expérience. Nous avons passé un bon moment avec toute l’équipe de Tamento, un grand merci.

Nous espérons que ce cas d’usage vous aura plu et vous aura aidé à en savoir plus sur l’importance, mais aussi sur l’utilité du suivi des temps en agence. 🐻