Aperience est un cabinet de conseil spécialisé dans le design de services, le design thinking et la transformation des organisations. Et nous sommes très heureux de pouvoir les compter parmi nos fidèles gryzzlys 🐻

Lors de notre échange avec Pablo Ignacio Buet, co-fondateur d’Aperience, nous avons eu l’occasion d’aborder le sujet du pilotage de projet. La bonne nouvelle ? Il a accepté de nous partager la recette qui a permis à Aperience d’identifier leurs axes d’amélioration et surtout de savoir où passe leur temps. Alors, de quoi s’agit-il ?

Nous vous laissons le découvrir dans cet article 😉

Le témoignage vidéo de Pablo

Le suivi des temps : un outil précieux

Si au départ, le cabinet de conseil n’effectuait pas vraiment un suivi des temps passés, le besoin de suivi a changé lorsque l’entreprise a commencé à grandir. Après être passée de 3 à 8 personnes, la situation est devenue compliquée. Le nombre de projets à gérer a fortement augmenté, ce qui est positif, mais Pablo ne savait plus sur quoi ses collaborateurs travaillaient et n’avait aucune visibilité sur la rentabilité de leurs projets. À la fin de l’année, le cabinet de conseil constatait qu’il était rentable, mais il n’était pas en mesure d’identifier ni pourquoi ni comment. Son besoin : savoir sur quels projets il avait le plus performé et, a contrario, sur lesquels les résultats n’étaient pas satisfaisants.

Pablo et son associée Chiara, ont donc décidé de trouver une solution pour remédier à ce flou. Opter pour un outil de suivi des temps leur est alors apparu comme indispensable, et cela, pour 2 raisons :

“En adoptant un outil de suivi des temps, notre idée principale était de pouvoir être en mesure de comprendre comment nos équipes passent leurs journées et leurs semaines. Notre but étant de savoir si nous avons bien chiffré.

Dans un deuxième temps, c’était pour nous permettre de voir quel projet fonctionne le mieux, afin de pouvoir ensuite établir une vraie stratégie commerciale. C’est-à-dire : identifier nos offres et nos services sur lesquels nous devons mettre le plus d’énergie.”

Pour Aperience, le suivi des temps est un véritable outil d’aide à la décision et d’amélioration de la performance.

Une implantation de l’outil simple et une adoption unanime

La mise en place d’un nouvel outil au sein d’une entreprise n’est pas toujours gagnée d’avance. Elle demande parfois un temps d’adaptation et surtout une adhésion. Chez Aperience, l’implantation et l’adoption du suivi des temps par les membres de l’équipe se sont très bien passés. Pablo vous explique tout ça 👇

“Honnêtement, la mise en place de l’outil a été très facile. Le chatbot avec le rappel, ça a facilité les choses. L’adoption dans l’équipe s’est faite d’une manière très naturelle. Ils ont tout de suite adopter l’outil et il n’y a pas eu de difficultés particulières.

Au contraire, le retour que nous en avons, c’est que Gryzzly est très simple à utiliser et que c’est utile. Moi, j’ai déjà utilisé d’autres outils auparavant, où il fallait cocher 3 000 trucs pour remplir une ligne. C’était une cata !”

La petite fonctionnalité supplémentaire que la team d’Aperience adore, c’est les blagues du chatbot. Sa petite anecdote nous a fait sourire 👇

“On adore les blagues du chatbot en plus ! C’est le côté un peu décalé que nous aimons bien. On se les partage souvent dans notre canal Slack. Ça vient égayer nos journées.”

Une structuration du suivi des temps par projets clients

Aperience a fait le choix de structurer son suivi des temps en fonction de ses projets clients. Concrètement, comment cela s’organise ? À chaque nouveau projet client, Pablo et Chiara prennent soin de le créer dans leur interface de suivi Gryzzly. Étant donné qu’ils vendent leurs projets par phases, ils ont choisi de faire de même pour leur suivi. Un projet sur Gryzzly est donc décomposé en plusieurs étapes. Pour eux, une tâche équivaut à une étape du projet.

Pour que ce soit plus parlant, Pablo a souhaité vous l’illustrer à l’aide d’un exemple concret 👇

Le suivi des temps permet au cabinet de conseil de renseigner le temps prévu pour la réalisation d’une étape, dans le but de le comparer avec le temps que les équipes passent réellement dessus. Ce qui leur donne une vision globale sur le temps restant avant la dead line, et leur permet surtout de savoir si, une fois terminé, le projet a été rentable.

Si lors de la réalisation du projet, le suivi des temps fait ressortir que les équipes ont rencontré des difficultés, Aperience va tirer profit de ces données en ajustant leur estimation de temps sur leurs prochaines prestations. Chaque projet étant vendu au forfait, cela sous-entend que si les équipes passent 3 jours de moins ou 10 jours de plus, le client payera le même montant. C’est pourquoi, il est nécessaire que le cabinet de conseil soit le plus smart possible à la fois dans l’estimation, la vente et l’exécution.

Un suivi des temps aussi pour les tâches en interne

Nos gryzzlys d’Aperience ont également choisi de suivre le temps qu’ils passent sur des tâches en interne. L’objectif ? Comprendre comment les membres de l’équipe organisent leur temps. Pour cela, ils ont structuré leur suivi des temps autour de 6 grands pôles :

• La gestion

• Le marketing

• La vente

• Le suivi interne : concerne tout ce qui est montée en compétences pour les nouveaux arrivants, les réunions d’équipe, la participation à des évènements externes et l’accompagnement des stagiaires.

• Les projets internes : concerne des futurs projets en cours pour développer leur entreprise (ex: des nouvelles offres commerciales ou formations)

• Les absences

3 astuces pour mettre en place une démarche de suivi des temps

Vous souhaitez mettre en place une démarche de suivi des temps, au sein de notre entreprise ? Pablo a souhaité vous partager 3 astuces, qu’il juge comme étant essentielles.

💡 La première astuce : réfléchir à la structuration de son suivi

“Nous nous avons pris le temps de paramétrer l’outil, afin de trouver la façon de créer des projets en les découpant bien. Je pense qu’il y a du temps à passer dessus, si on souhaite que la démarche de suivi des temps soit pertinente et efficace.”

💡 La deuxième astuce : faire une véritable analyse des données

“Si on met en place un outil et qu’on ne le suit pas, ça ne sert à rien. Il est nécessaire de réaliser une analyse par projet, par mois, par collaborateur, par équipe. Ce qui permet à l’équipe de sentir qu’il y a de l’utilité.

Il n’y a rien de pire que de faire une tâche parce qu’on te le demande, mais que finalement ça ne serve à rien. Moi, je demande aux équipes de le remplir, donc je pars du principe que je me dois de faire l’effort d’analyser les données, afin d’en tirer des conclusions.”

💡 La troisième astuce : impliquer votre équipe

“On prend le temps de faire une analyse ensemble sur ce qui a marché ou pas. On regarde où est-ce qu’on peut optimiser et s’améliorer. Je ne travaille pas sur toutes les tâches, donc mes collaborateurs concernés sont les mieux placés pour m’expliquer pourquoi on a été performants ou au contraire pas assez.

Chez nous, on tire tous dans le même sens, donc on joue sur la transparence et le fait de bien communiquer avec toute l’équipe.”

✨ Notre article s’achève sur les paroles bienveillantes de Pablo, co-fondateur du cabinet de conseil Aperience. Nous tenons à lui adresser un grand merci pour avoir pris le temps de nous partager son expérience et sa bonne humeur communicative.

Nous espérons que ce cas d’usage vous aura plu et vous aura permis d’en savoir plus sur l’importance, mais aussi sur l’utilité du suivi des temps dans le pilotage de vos projets 🐻