Comment UNiFAi sécurise son financement de l’innovation avec GRYZZLY ?

Pour UNiFAi, justifier et sécuriser son financement de l’innovation est devenu simple comme bonjour. Leur secret ? On vous laisse le découvrir ! 😉
Le témoignage client de Unifai sur le financement de l'innovation avec Gryzzly

UNiFAi est une startup qui a créé un logiciel permettant de nettoyer, de corriger et d’enrichir automatiquement des données, grâce au machine learning (technologie d’intelligence artificielle). L’entreprise est composée de 7 collaborateurs, dont 5 techniciens.

En plus d’être l’une des startups que l’on adore, et l’un des projets les plus prometteurs de Station F, cette entreprise innovante compte parmi nos fidèles gryzzlys 🐻.

Nous sommes donc allés à la rencontre de Maximilien, docteur en mathématiques, co-fondateur et directeur scientifique d’UNiFAi, pour lui poser quelques questions. Nous avons beaucoup échangé sur sa méthode pour sécuriser son financement de l’innovation.

Prêts à découvrir son secret ? 😉

Les aides à l’innovation : réel “game changer

UNiFAi étant une entreprise hautement technologique, la Recherche et Développement (R&D) représente le cœur même de leur activité. La société est organisée en 3 pôles qui fonctionnent comme un tunnel : l’équipe R&D, l’équipe technique-produit et l’équipe commerciale.

Cette soif de recherche et d’innovation a permis à nos gryzzlys d’obtenir le statut de Jeune Entreprise Innovante (JEI) et des aides financières du côté de BPI France. En parallèle, nos startupers sont également éligibles à 2 importants dispositifs que nous connaissons tous : le Crédit Impôt Recherche (CIR) et le Crédit Impôt Innovation (CII).

Pour Maximilien, l’ensemble de ces aides à l’innovation sont un véritable “game changer qui encourage les sociétés innovantes à oser. Nous le laissons vous expliquer pourquoi 👇

“C’est quelque chose qui à ma connaissance n’existe qu’en France, et qui a vraiment pour objectif d’encourager les start-ups à innover et à faire de la recherche. Mais ce n’est pas tout, ces aides sont aussi là pour encourager les jeunes docteurs à se mettre sur le marché du travail, car le CIR est doublé pour les jeunes docteurs.

Pour moi, c’est vraiment un dispositif “game changer” qui encourage les boites techs à vraiment y aller à fond, à prendre des profils tech et à décomplexer de faire de la recherche. Ça donne envie d’aller lever des verrous technologiques et de se lancer dans des projets où “l’output” est inconnu.

C’est vraiment game changer pour moi. Ce sont des financements qui rentrent dans le business plan : c’est stratégique comme dispositif.”

Ces financements de l’innovation étant d’une importance cruciale, Maximilien n’a pas voulu jouer avec le feu. Par manque de temps et surtout par peur de commettre des erreurs, il a décidé d’externaliser cette tâche à un cabinet dont c’est le métier, dès le début.

🧐 Alors concrètement, comment se déroule cet accompagnement ?

Prenons le cas du Crédit Impôt Recherche. Dans un premier temps, l’organisme récupère les différents projets, le temps passé par les membres de l’équipe sur chaque projet et sur chaque activité de chaque projet.

Ensuite, il synthétise et calcule l’assiette du CIR. Et cela à partir des temps passés de tous les collaborateurs de l’entreprise et de tous les à-côtés (ex: les prix d’entrées si on va à des conférences, les ordinateurs, le matériel…).

À noter que dans le cas d’UNiFAi, les éléments du dossier technique sont rassemblés et constitués par Maximilien, mais ils sont ensuite repris par le cabinet d’expert pour être mis aux normes de ce que souhaite l’administration fiscale.

Le coup de foudre pour le chatbot et l’interface de Gryzzly

Maximilien s’est mis à envisager d’adopter une solution de suivi des temps, quand il s’est rendu compte que pour constituer des dossiers de Crédit Impôt Recherche (CIR) et des dossiers de Crédit Impôt Innovation (CII) recevables il fallait être en mesure de justifier correctement ses temps de travail.

Dans un premier temps, il s’est imaginé faire un fichier Excel géant, que ses collaborateurs devaient remplir chaque jour. Mais c’est une idée qu’il a très vite abandonnée.

“Ce n’était finalement pas une bonne idée, je connais les membres de mon équipe, ils sont un peu tête en l’air, et c’est une tâche qu’on oublie facilement et qu’on peut mal faire.

En plus, moi-même, je ne savais même pas comment créer un fichier Excel pareil, et je me suis dit que s’il fallait tout réorganiser dans 6 mois, j’allais me faire engueuler.”

Après ce constat, il s’est sérieusement mis à chercher une solution, qui permette de déclarer les temps correctement, et vite. C’est à ce moment-là qu’il a découvert Gryzzly ! Maximilien a immédiatement été séduit par le chatbot Slack, qui “ping tous les jours”, la simplicité de l’outil et la gestion de l’assignation des personnes sur les projets. 👇

En découvrant Gryzzly, je me suis dit : “oh ! il y a quelqu’un d’autre que moi qui va venir rappeler tous les jours à l’équipe de saisir leur temps”. Ce qui est important, car à force que ce soit toujours moi, je vais me faire détester par la team, alors que si c’est un chabot, tout mignon, ce n’est pas pareil.

Ensuite, j’ai tout de suite accroché avec le côté création de projet, activité et assignation des gens sur des projets. Honnêtement, ça m’a simplifié la manière d’organiser mes projets. J’ai vu qu’il y avait la possibilité de faire un essai gratuit, donc je me suis laissé tenté.

J’ai installé l’outil en 2 secondes et j’ai mis 5 min pour le prendre en main. L’interface est très bien conçue et très intuitive. Je n’ai même pas eu besoin de lire la doc. Sans mentir, j’ai dû prendre une pause café pour me mettre sur Gryzzly. Et c’est ça qui a fini de me séduire.”

Un outil simple, agréable et intuitif : c’est en ces termes que Maximilien qualifie Gryzzly 🐻

Un logiciel intuitif et rapidement adopté par l’équipe

L’adoption du logiciel de suivi des temps par les membres de l’équipe d’UNiFAi s’est faite de manière simple et compréhensive. L’ensemble des collaborateurs à tout de suite compris l’enjeu capital que représente le suivi des temps pour leur startup. Tout le monde a donc rapidement adopté et pris en main l’outil.

C’est une solution qui a immédiatement satisfait 100% de l’équipe, car c’est une tâche qui leur prend seulement 30 secondes de leur temps par jour. Et ce sont 30 secondes qui ont une valeur inestimable pour UNiFAi, car c’est en partie sur ces déclarations de temps que repose l’obtention des financements pour leur entreprise.

Malheureusement, il arrive que faire adopter un logiciel de suivi des temps à son équipe soit un véritable challenge, et plus particulièrement quand on travaille en startup. Pour cause, en échangeant avec plusieurs startupers, nous avons pu remarquer que la plupart ont du mal à se faire à l’idée qu’on puisse leur demander de saisir leurs temps et de justifier qualitativement et quantitativement le travail qu’ils réalisent.

Mais nous avons une bonne nouvelle pour vous, Maximilien nous a autorisé à vous partager son secret. 👇

“En ce qui concerne mon équipe, je ne leur ai pas présenté l’outil en leur disant : “il faut que vous rentriez vos temps, point barre”. Il y a eu de la pédagogie en amont. J’ai commencé par leur expliquer tous les enjeux de financement de l’innovation et de financement de la recherche. Ils ont vite compris que c’était important de pouvoir financer sa recherche et son innovation.

Je leur ai ensuite dit que pour obtenir nos aides de financement, je me devais de justifier nos temps, car je ne peux pas me permettre de dire au hasard qu’un tel à passer 100% de son temps toute l’année sur son projet, alors que c’est pas vrai.

Et surtout je leur ai bien expliqué que ce n’était pas un outil pour les fliquer. C’est vraiment un outil qui est là pour m’aider à obtenir une estimation la plus précise possible des temps que chacun passe sur les projets. Tout ça dans le but de pouvoir calculer mon assiette de CIR après.”

💡 L’ingrédient magique de notre responsable R&D est la pédagogie.

Et nous sommes tout à fait d’accord avec cela. Sans elle, il y a un risque que les différents collaborateurs remplissent mal ou alors biaisent les temps qu’ils ont passés. Alors qu’au contraire, quand les membres de l’équipe comprennent pourquoi ils le font, ils le font mieux !

La structuration de la démarche de suivi des temps

Si vous avez besoin de justifier un temps pour une activité spécifique, telle que le Crédit Impôt Recherche (CIR), le Crédit Impôt Innovation (CII), ou une autre aide de financement, la méthode de suivi du temps spécialisé est la meilleure option. Le principe est de structurer votre suivi autour des tâches qui concernent le projet en question.

Néanmoins, comme nous l’illustre Maximilien lors de son interview, il reste intéressant et possible de suivre la globalité de vos temps.

“Nous suivons principalement des tâches et projets éligibles, mais nous utilisons également Gryzzly pour d’autres cas. Par exemple, lorsque l’on a réussi à casser un verrou technologique et que l’on doit implanter cette nouvelle feature chez un client. Le suivi des temps nous permet de calculer le temps que nous mettons à concevoir la nouvelle feature et à la déployer chez le client. Ce qui nous permet également de calculer combien cela nous a couté au total en matière de développement et d’analyser la rentabilité que l’on a pour chacune des features.

Un autre usage intéressant que nous avons identifié, et qu’on fera peut-être l’année prochaine, c’est de faire un projet pour chaque prospect. L’idée serait d’utiliser notre solution de suivi des temps pour la prospection. Ce sont les équipes commerciales qui seront concernées, et cela nous permettra de pouvoir calculer le coût d’acquisition d’un client. Nous vendons à des grands comptes donc les itérations sont très longues. Nous souhaitons pouvoir raccourcir ce cycle commercial. Et je sais que Gryzzly nous permettrait de mesurer ça.

Conseil pour mettre en place une démarche de suivi des temps

Pour Maximilien, quand on souhaite mettre en place une démarche de suivi des temps au sein de sa société, il faut le faire bien et une bonne fois pour toutes. D’après lui, tout repose en la décentralisation quotidienne de cette tâche auprès de toutes les personnes de l’entreprise.

Nous le laissons vous parler de sa recette magique 🧐

“L’une des premières choses importantes quand on souhaite mettre en place une démarche de suivi des temps est d’opter pour une solution qui permette que chacun des membres de l’équipe soit responsable du renseignement de ses temps.

Le suivi des temps ne doit pas être délégué à une personne en particulier, qui s’occupe quotidiennement de centraliser les temps de tout le monde. Sa décentralisation est nécessaire et permettra d’impliquer toute l’équipe. Pour que cela fonctionne il faut aussi concevoir les choses en amont.

De mon point de vue, la pédagogie est une arme qui permet de faire en sorte que chacun des collaborateurs le fasse bien et surtout comprennent pourquoi ils le font et la valeur de ce que cela représente pour l’entreprise. C’est super important, sinon ils le feront mal ou ne le feront pas.”

L’anecdote de Maximilien

Pour conclure, cet article en beauté nous repassons la parole à Maximilien afin qu’il vous raconte une anecdote qui nous a fait rire et surtout très plaisir 😉

Quand j’ai montré l’export que j’avais réalisé avec Gryzzly à mon cabinet pour qu’il puisse calculer l’assiette du CIR, j’ai adoré la réaction de la chargée d’affaire ! Elle m’a dit “Ah ben voilà, ça, c’est un export bien fait !”.

En voyant sa réaction, j’ai eu un gros sentiment de satisfaction et de fierté. Je me suis dit que tous ces jours à saisir mes temps dans Gryzzly ça valait le coup et que c’était payant.

Le fait qu’elle me dise “voilà quelqu’un d’organisé” c’était cool, mais ce qu’elle ne sait pas, c’est que je suis assisté par mon bot rire. Bref, ça m’a prouvé que j’ai bien fait de choisir Gryzzly.”

La pre configuration de son espace Gryzzly

✨ Nous tenons à adresser un grand merci à Maximilien de UNiFAi pour ce partage d’expérience. Ce fut un moment très agréable et riche en informations.

Nous espérons que ce cas d’usage vous aura plu et vous aura aidé à en savoir plus sur les applications de Gryzzly 🐻

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