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La Maison Noire : dans les coulisses d’une stratégie de pilotage de projets par le temps

En entreprise, avoir une vision précise de la rentabilité de ses projets est crucial. Encore faut-il savoir comment les piloter. Un art que la team de La Maison Noire maitrise sur le bout des doigts. Découvrez leur arme secrète dans cet article 👇
La Maison Noire : dans les coulisses d’une stratégie de pilotage de projets par le temps

Nous avons eu le plaisir de rencontrer David Amado, co-fondateur et producteur au sein de La Maison Noire : société de production audiovisuelle spécialisée dans le brand content.

Il a accepté de nous partager la recette secrète qui a permis à La Maison Noire d’être en mesure de piloter leurs projets comme des rois. Tout repose sur une stratégie de pilotage de projets par les temps. Grâce à cette démarche, ils sont aujourd’hui capables d’anticiper et surtout d’éviter les potentiels dépassements de budget projet, mais aussi d’avoir une vue globale sur combien d’heures ont été nécessaires à l’exécution de certains projets. N’est-ce pas fantastique ?

Découvrons ensemble les coulisses de leur méthode 😉

Le suivi des temps : un outil stratégique

Si au début de leur aventure, la société de production audiovisuelle n’éprouvait pas le besoin de mettre en place un suivi des temps passés, leur vision a changé lorsque la structure a commencé à grandir. Leur activité fonctionnant bien, ils se sont retrouvés à devoir gérer un volume de projets assez conséquent. Suivre de manière précise le déroulement de leurs différents projets était devenu humainement impossible. Mais au bout d’un certain temps, ils se sont rendus compte qu’ils avaient régulièrement des dépassements. Ce qui devenait problématique pour l’entreprise.

“Étant donné que c’est extrêmement compliqué de demander à un client de payer des frais supplémentaires on s’est vite dit qu’il fallait qu’on trouve une solution pour être au courant de ce qui se passe réellement. Un outil qui nous permettre d’être en mesure de suivre et analyser nos projets en temps réel, afin de comprendre combien nous coûtent et rapportent véritablement nos projets.

Parce que commercialement, on se retrouvait à dire : “nous sommes désolées, nous avons eu 3 jours de dépassement, nous ne l’avions pas vu venir, donc nous vous proposons de vous faire -50% de réduction”. En général, c’était bien accueilli, car quand on propose une réduction commerciale les gens sont toujours sympathiques, mais nous en attendant on avait perdu 50%."

C’est donc après ce constat que la mise en place d’un outil de suivi des temps s’est révélée indispensable et surtout stratégique pour La Maison Noire.

Aujourd’hui, David décrit l’évaluation des temps passés, comme étant “le nerf de la guerre”. Il est crucial de savoir combien de temps les équipes vont réellement passer sur un projet. Cette démarche lui permet d’apprendre du déroulement des projets, d’en tirer des leçons pour les futurs autres, mais aussi et surtout de garantir la rentabilité de l’ensemble de ses projets afin que son entreprise soit rentable.

Gryzzly : la force du chatbot Slack

Une fois la décision de mettre en place une démarche de suivi des temps prise, ils ont donc décidé de se lancer en testant différents outils, et c’est à ce moment que La Maison Noire a croisé la route de notre Gryzzly. Étant une équipe qui travaille à 100% sur Slack (logiciel de communication en interne), David a été intrigué par la possibilité de simplifier la récolte des temps de travail grâce à un chatbot Slack.

David vous raconte ce qui a fait la différence 👇

“La comptabilité de l’outil avec Slack a vraiment été déterminante, et je ne parle pas de son système de rappel. La possibilité de communiquer ses heures passées par le biais d’un petit message que l’on reçoit à l’heure de notre choix, c’est génial, simple d’utilisation et intuitif.

Nous sommes des êtres humains et nous faisons tous plein de choses, alors la petite alerte qui vient me demander sur quoi j’ai passé mon temps aujourd’hui, c’est vital. Ça paraît idiot, mais c’est tellement important. C’est le seul moyen qu’on ait pour être sûre que les choses soient faites.

En plus de ça, pour moi, c’est de loin le plus adapté et complet sur deux volets qui sont la facturation client et l’analyse des données.”

La mise en place de Gryzzly comme outil de suivi des temps a permis à La Maison Noire de passer à un stade supérieur en ce qui concerne la gestion de son entreprise. Ils sont dorénavant capables de comprendre l’ensemble des actions menées pour tel ou tel projet et d’en tirer des conclusions pour la suite.

David nous présente Gryzzly comme étant “une étape très importante et très centrale des processus et du suivi projet” chez La Maison Noire.

Une implantation et adoption de l’outil parfaite

Du côté de La Maison Noire, l’implantation de leur nouvel outil de suivi des temps s’est faite de manière très fluide. Ce sont David et ses associés qui se sont occupés de paramétrer l’outil et de donner les bonnes accréditations aux personnes concernées.

“L’avantage de Gryzzly c’est qu’il n’y a pas de configuration particulière. C ’est tellement facile et intuitif qu’il n’y a pas du tout eu de “je n’arrive pas à m’en servir”, comme c’est le cas parfois sur d’autres outils qui sont complexes.”

En ce qui concerne l’adoption du suivi des temps par les membres de l’équipe, tout s’est bien déroulée. Même si lors de la prise de décision de mettre en place ce type d’outil, il y a eu un petit peu de crainte de la part de l’un des associés de David. Ce dernier avait justement peur que leurs collaborateurs aient le sentiment d’être “fliqués”.

David vous explique comment La Maison Noire a fait pour présenter l’outil de suivi des temps à son équipe et désamorcer d’éventuelles inquiétudes 👇

“Nous partons du principe qu’à partir du moment où l’on explique la raison, et qu’elle est justifiée, les choses se passent beaucoup mieux. Alors qu’à contrario, quand on dit seulement qu’il faut utiliser ça et c’est tout, c’est comme ça, c’est tout de suite moins clair et plus louche.

Alors lors de l’arrivée de l’outil, nous avons bien pris soin d’expliquer à notre équipe que nous ne mettions pas ça en place pour les surveiller. On a absolument confiance en eux, mais nous la raison est très simple : nous avons besoin de savoir combien nous coute un projet et combien nous devons le facturer, donc GRYZZLY !”

Les membres de l’équipe ont tout de suite adhéré à l’outil et ont compris l’atout que représente cette démarche pour leur structure. Pour que leur suivi soit efficient, ils renseignent leur temps passés de manière quotidienne.

Une structuration du suivi des temps par projets clients

La Maison Noire a fait le choix de structurer sa démarche de suivi des temps en fonction de ses projets clients. Concrètement, comment cela se présente ? Chaque client est associé à un nom de projet dans leur interface de suivi Gryzzly.

Idéalement, un devis équivaut à un projet sur Gryzzly. Mais ce n’est pas toujours évident, car de temps en temps, il arrive qu’il y ait des devis très importants avec 4 à 5 vidéos à réaliser. Dans ce cas-là, ils préfèrent diviser ce dernier en plusieurs projets.

Pour vous illustrer leur manière de faire, David nous a autorisé à vous partager la structuration d’un projet type. Ce dernier est organisé en 5 sous projets :

Pour eux, cette démarche de suivi des coûts projet est indispensable pour le bon fonctionnement d’une entreprise.

✏️ À noter : La Maison Noire a un métier qui est très journalier, c’est pourquoi ils ont fait le choix de vendre leur expertise en se basant sur des taux journaliers. D’où l’importance de savoir exactement combien de temps ils vont travailler sur tel ou tel projet.

Une analyse des données

Grâce aux fonctionnalités d’export de Gryzzly, David transmet les données à son cabinet comptable. Ce dernier suit le déroulement de l’activité et réalise ensuite un rapport trimestriel complet. Cette analyse est l’occasion pour La Maison Noire de prendre du recul sur ses clients et savoir lesquels sont véritablement rentables pour l’entreprise.

“Par exemple, ce compte rendu nous a permis de nous rendre compte que le client avec des projets compliqués et laborieux, était en réalité le deuxième client en termes de rentabilité de la boîte. Du coup, nous avons un peu changé de ton. Nous sommes devenus plus enjoués sur les projets !

À l’inverse, un client sur lequel on se dit qu’ils ont donné beaucoup de volume d’activité : le deuxième budget de la boîte en termes de CA, mais en fait on regarde et ils sont 6 ou 7e en termes de rentabilité. On se dit donc : il faut peut-être mettre moins d’énergie sur ces projets-là.

Je caricature un peu, mais c’est vrai que la notion de rentabilité est essentielle. On parle beaucoup de CA pour les entreprises, mais on parle très peu de bénéfices nets ou de résultats, qui ce calcul aussi grâce aux charges. Il est donc crucial d’avoir de la visibilité sur ça. Parfois on ne se rend pas compte du temps qu’on passe sur certains clients. Après on ne réfléchit pas qu’en termes de rentabilité, mais c’est bien d’avoir quelques indicateurs.”

Le conseil de David

Pour finir cet article en beauté, David a souhaité partager un conseil à tous ceux qui souhaitent mettre en place une démarche de suivi des temps au sein de leur entreprise. Pour lui, tout repose dans le choix de l’outil.

“Je réalise beaucoup de benchmarking quand je dois souscrire à un nouveau service. Je regarde vraiment ce qui se fait sur le marché et les différentes options qui s’offrent à moi. Je peux donc directement faire ce travail de synthèse et dire que si une boite souhaite mettre en place un suivi de projets par les temps, il faut qu’elle accorde de l’importance à bien choisir son outil.

En termes de rapport qualité prix, et surtout d’interface, mais aussi d’UX, je leur conseillerais de prendre Gryzzly. Aujourd’hui, il y a beaucoup de logiciels trop complexes, pas très élégants, qui donnent pas du tout envie et qui sont pas intuitifs. Alors honnêtement, pour moi Gryzzly, c’est vraiment l’outil le mieux adapté à ce genre de problématique. C’est l’outil indispensable pour toute personne qui souhaitent avoir une idée sur le temps qu’elle passe sur ses projets et connaitre sa rentabilité.”

La pre configuration de son espace Gryzzly

✨ Notre article s’achève sur les mots de David, co-fondateur de La Maison Noire. Des paroles qui nous font énormément plaisir. Nous tenons à le remercier pour avoir accepté de nous partager son expérience. Nous avons passé un agréable moment en sa compagnie.

De votre côté, nous espérons que ce cas d’usage vous aura plu et vous aura permis d’en savoir plus sur les atouts que représente une stratégie de pilotage de projets par les temps, la rentabilité et le budget. 🐻

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