Au fur et à mesure que votre projet se déroule, l’une des choses les plus difficiles à faire est de garder un œil sur les performances et l’avancement de ce dernier. Surtout quand vous courrez à droite et à gauche 🤯

Heureusement, la méthode du Earned Value Management (EVM) ou Gestion de la Valeur Acquise en français a été mise au point pour vous aider. Découvrons ensemble cette méthode utilisée par la NASA (oui, oui, vous avez bien lu) et qui vous donnera toutes les clés pour mieux gérer et mesurer les performances (techniques, temporelles et financières) ainsi que l’avancement de votre projet.

En bref, tout pour vous aider à mener votre projet au succès ! 🚀

🤫 C’est un secret… Mais un modèle téléchargeable de calcul de la valeur acquise se cache dans notre article.

La gestion de la valeur acquise VS la gestion de projet traditionnelle

Dans le passé, les chefs de projet avaient tendance à se référer à deux données, qu’ils confrontaient ensuite : les dépenses prévues et les dépenses réelles. Cependant, ces informations n’étaient pas suffisantes pour avoir une vue d’ensemble, mais surtout pour permettre de comprendre la relation entre le travail accompli et l’argent dépensé. Résultat, impossible d’obtenir le rapport coût-performance du projet.

Mais la Gestion de la Valeur Acquise (Earned Value Management) est venue apporter un nouveau souffle à la gestion de projet. Cette méthode se concentre sur 3 facteurs afin d’évaluer la faisabilité, l’avancement et le succès du projet. Il s’agit entre autres :

• Du périmètre du projet (quel est le cadre, de quoi on parle, ce qu’on va faire et quelles limites on se donne).
• Du temps passé sur le projet.
• Des dépenses encourues dans le cadre du projet.

✏️ À noter : le suivi de ces indicateurs se déroulent à la fois avant, pendant et après le projet.

La valeur acquise, outil de suivi de projet par excellence, permet aux entreprises de mieux prévoir les problèmes potentiels et offre un aperçu en temps réel du déroulement du projet.

Le modèle de calcul de la valeur acquise

Ok, on vous l’accorde le calcul de la valeur acquise et de ces indicateurs n’est pas si simple et passe par plusieurs étapes, mais on vous rassure, nous avons créé un modèle spécialement pour vous 👇

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Les 3 éléments fondamentaux à connaître

Lorsque vous évoquez l’analyse de la gestion de la valeur acquise vous devez vous rappeler qu’il y a 3 indicateurs qui lui sont associés. Chacun à sa propre particularité et utilité.

✏️ À noter : vous devez garder à l’esprit que ces indicateurs sont interdépendants. Ce sont leurs relations qui vous aideront dans la gestion de votre projet.

La Valeur Planifiée ou Planned Value (PV)

La valeur planifiée est illustrée sur le graphique par la courbe bleue.

Elle représente le revenu budgétisé du temps de travail vendu pour un projet ou un client. Cet indicateur est donc le montant du budget autorisé alloué au travail à réaliser, dans un certain laps de temps. Le budget à l’achèvement fait référence à la valeur totale planifiée du projet.

Le Coût Réel ou Actuel Cost (AC)

Le coût réel est illustré sur le graphique par la courbe orange.

Cet indicateur correspond au montant des coûts réellement dépensés pour la réalisation du projet à une période donnée. La construction de la courbe se trace au fur et à mesure de l’avancement de votre projet. C’est l’élément le plus facile à identifier et reporter sur le graphique, car il suffit de reporter les coûts consommés semaine après semaines.

En confrontant cette donnée à votre chiffre d’affaires, vous serez en mesure d’assurer la rentabilité de votre projet en calculant vos marges.

La valeur acquise ou Earned Value (EV)

La valeur acquise est illustrée sur le graphique par la courbe violette.

Cette donnée correspond à la valeur du travail qui a été réellement réalisé à un moment précis. Pour l’obtenir vous devez effectuer la formule suivante :

Le montant obtenu met donc en avant ce que vous rapporte le projet de votre client.

Cet indicateur est toujours calculé indépendamment de vos coûts réels. Il est vrai que la performance passée est un bon indicateur de la performance future. Néanmoins, la valeur acquise est indissociable de la valeur planifiée et du coût réel.

✏️ À noter : si la courbe de votre valeur acquise est au-dessus de celle de la valeur planifiée, votre projet est réussi. Mais, si vous constatez que votre valeur acquise est en dessous de votre valeur planifiée vous devez immédiatement tirer la sonnette d’alarme. Dans ce cas-là, nous vous conseillons de vite jeter un œil à vos coûts pour voir ce qui ne fonctionne pas.

Gardez à l’esprit que cette valeur acquise est également un bon indicateur pour piloter la facturation de votre projet 😉

Quelques calculs intéressants à connaître

Une fois que vous avez les chiffres des indicateurs précédents en main, vous allez pouvoir faire quelques autres calculs : vive les mathématiques 😅🤯

L’indice de performance de planification ou Scheduled Performance Indicator (SPI)

Calculer votre indice de performance de planification vous permettra de mesurer le déroulement et l’avancée de votre projet à un instant T.

En ce qui concerne l’analyse du résultat obtenu, vous devez savoir que si votre résultat a une valeur inférieure à 1 cela signifie que vous avez effectué moins de tâches que prévu et êtes en retard sur votre planning.

A contrario, si votre valeur est supérieure à 1 cela signifie que vous avez terminé plus de tâches que prévu à ce moment précis, et vous êtes en avance sur le calendrier.

Si votre indice de performance de planification est égal à 1, vous exécutez votre projet comme prévu et respectez votre échéancier.

L’indice de performance des coûts (IPC)

Cet indicateur vous sera utile pour vous aider à mesurer la valeur du travail effectué par rapport à son coût réel.

Pour analyser votre résultat correctement, c’est le même principe que pour le SPI. Si vous obtenez un chiffre inférieur à 1 cela veut dire que vos coûts sont plus élevés que prévu, ou vous gagnez moins que ce que vous dépensez.

Alors que si votre valeur est supérieure à 1 cela signifie que vos coûts sont inférieurs au budget fixé, ou que vous gagnez plus que vous ne dépensez.

Si votre indice de performance des coûts est égal à 1, vous êtes dans votre budget, car le coût dépensé est égal au coût gagné. Attention tout de même, vous n’êtes pas rentables.

Écart d’échéancier ou Schedule Variance (SV)

En calculant votre écart d’échéancier, vous serez en mesure de savoir si votre projet est dans les délais ou non.

Si vous constatez que votre résultat est négatif cela signifie que vous êtes en retard sur votre planning. Dans le cas contraire, si votre écart d’échéancier est positif, vous pouvez souffler, car vous êtes en avance. Si ce dernier est nul, tout va bien, vous êtes dans les délais.

Écart de coût ou Cost Variance (CV)

Cet indicateur vous indiquera si votre projet respecte le budget fixé ou non.

Si votre écart de coût est négatif, ce n’est pas bon, car vos dépenses dépassent vos revenus ! Alors que si votre résultat est positif, cela signifie que vous maintenez vos coûts en dessous du budget, c’est bon signe. Enfin, si votre résultat est de 0 cela signifie que vous êtes sur la bonne voie, mais ne serez pas forcément rentables.

À quelle fréquence et comment analyser vos indicateurs ?

Mettre en place une démarche de gestion de la valeur acquise pour le pilotage de vos projets est une bonne chose, mais vous devez aussi être en capacité de pouvoir exploiter les données de façon optimale. Un petit focus sur à quelle fréquence et comment analyser vos indicateurs s’impose 😉

• En amont de votre projet : estimez vos coûts et votre temps pour réaliser le projet.
• Durant votre projet : trouvez la bonne période d’analyse pour votre projet en fonction de sa durée et de la relation avec le client (toutes les semaines, tous les mois, etc). Mais nous vous conseillons aussi de faire une analyse globale tous projets confondus tous les trimestres pour faire le point sur votre portefeuille de projet en cours et faire vos arbitrages.
• En fin de votre projet : effectuez une analyse finale et un retour d’expérience à chaque fin de projet pour définir ce qui s’est bien et mal passer et apprendre de vos pratiques.

✏️ À noter : ces méthodes et fréquences d’analyse des indicateurs de votre valeur acquise sont des recommandations. Nous vous conseillons d’ajuster la fréquence d’analyse et suivi en fonction du fonctionnement de votre entreprise.

Les avantages de la valeur acquise pour vos projets

Ce qui est certain, c’est que la méthode de gestion de la valeur acquise fournit plus d’informations que le suivi de projet normal. Nous vous avons donc répertorié quelques avantages que cette approche offre aux chefs de projet. L’analyse de la valeur va vous permettre, entre autres :

• De suivre méticuleusement les performances de votre projet.
• D’agir rapidement et plus efficacement pour mener votre projet au succès, en identifiant très tôt les différences entre les coûts réels, les coûts planifiés et la valeur acquise.
• D’améliorer votre productivité : l’analyse de la valeur acquise met en avant votre objectif en temps réel, qu’il faut tenir ou dépasser (si vous êtes ambitieux).
• De prendre du recul : vous pouvez considérer la valeur acquise comme la boussole en temps réel de votre projet. Elle sera là pour vous éclairer sur la situation actuelle.
• De mesurer les performances de votre projet en matière de coûts et d’échéancier.
• D’identifier les problèmes potentiels.
• D’offrir aux membres de votre équipe et à vos clients une meilleure compréhension de l’avancement du projet.

Et la liste des avantages est encore longue ! Mais vous avez saisi que l’approche de la gestion de la valeur acquise permet d’obtenir une plus grande visibilité et un meilleur contrôle des activités de votre projet. C’est un excellent outil de prise de décision.

💡 Gardez à l’esprit que tous les constats que vous ferez grâce à cette démarche sont autant de leçons qui vous permettront de mieux calibrer vos prochains projets.

💪 Eh bien voilà ! Vous disposez dorénavant de toutes les informations nécessaires pour appliquer la méthode de la gestion de la valeur acquise au pilotage de vos projets. De quoi garder vos projets sur la bonne voie.

😩 Après, il est vrai que rassembler toutes ces données, puis calculer chaque équation reste un travail colossal…

🌈 La bonne nouvelle ? Cette démarche est facile à automatiser. Pour ce faire nous vous conseillons d’opter pour l’adoption d’un outil qui vous aidera à suivre la consommation de vos budgets clients et leur rentabilité en temps réel. Croyez-nous, ça vous sauvera la vie !

PS : n’oubliez pas de télécharger notre modele de calcul de la valeur acquise by Gryzzly que nous avons spécialement concocté pour vous. Il est gratuit, alors ce serait dommage de vous en priver 🙌