Ces derniers mois, flottait une ambiance étrange chez Gryzzly… A la fois excitante et inquiétante… On vous explique !

Excitante, parce que les réponses à notre produit ont été incroyables, depuis la commercialisation de notre MVP. Notre vision a trouvé un écho, et remplit sa mission pour les acteurs qu’il ciblait : chefs de projet, directeurs d’agence, CEO, CTO, freelances. Mieux encore, tous les jours, nous découvrons des usages insoupçonnés de Gryzzly dans des secteurs auxquels nous n’aurions jamais pensé.

Inquiétante, parce que force est de constater que notre offre commerciale et les fonctionnalités de notre produit n’étaient jamais totalement en phase avec vos usages et attentes.

En tant que passionnés de bon produits SaaS et fiers parents d’un ourson comme Gryzzly, l’équipe a pris conscience de ce décalage et nous avons pris plusieurs semaines pour réaligner notre vision produit avec vos attentes et exigences.

Nous allons pouvoir passer à l’âge adulte d’ours aguerri, et vous apporter la valeur ajoutée promise que vous méritez.

Voici le fruit de nos réflexions.

Un prototype existe déjà, et nous le mettons à l’épreuve de votre utilisation. Créez le futur de Gryzzly avec nous en participant à nos User Groups !

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Ce que nous avons appris grâce à nos premiers clients

Nous avons récolté et analysé l’ensemble des feedbacks de nos clients, utilisateurs et prospects de ces 6 premiers mois de commercialisation. Puis, nous avons transformé ces retours en une liste de 10 enseignements qui guident notre réflexion produit et transforment notre offre commerciale.

Les voici :

1. Cas d’usage : Tous les utilisateurs n’ont pas besoin d’une fonction de suivi budgétaire et de rentabilité financière
2. Mode de vente : Le système projet au forfait n’est pas adapté à toutes les entreprises (gestion en enveloppe, projets récurrents, non facturés, etc)
3. Le dashboard : L’utilisateur a besoin d’une meilleure lisibilité dans l’interface de suivi en ligne (filtres, clients, équipes).
4. Le bot : Le chatbot Slack convainc pour la récolte des temps de travail, mais il doit devenir plus souple, plus intelligent et renvoyer de l’information.
5. La création de projet : elle doit être plus simple, plus souple et surtout possible depuis le bot.
6. Résultat : L’utilisateur manager a besoin de plus de possibilités sur les exports (par clients, projets, membres)
7. Unité de temps : Certaines équipes ne travaillent, vendent et n’analysent pas avec la même unité de temps. Parfois c’est en heure, mais cela peut aussi être en journée ou en pourcentage. Il y a besoin de flexibilité.
8. Onboarding : L’utilisateur manager a besoin de visibilité sur l’adoption du produit par son équipe
9. Utilisation : L’utilisateur manager souhaite avoir une meilleur lisibilité sur le travail de ces collaborateur (contrôle, validation, visibilité)
10. Portail : Certains utilisateurs travaillent avec des freelances et l’outil n’est pas adapté pour ce cas

A partir de ces enseignements, nous avons décidé de faire évoluer notre produit et notre modèle économique.

Les futures évolutions de l’application

Parmi les améliorations apportées à Gryzzly dans la nouvelle version, le dashboard concentre une grande partie de notre focus. Il nous faut le rendre plus lisible, flexible, et intuitif.

Un dashboard plus intuitif et lisible

Pour commencer, nous rendons les tableaux triables. Chaque colonne se repose en effet sur des éléments clés pour vos projets : son client, son temps, sa progression, etc… La capacité de trier vos projets en fonction de ces éléments vous permettra de gagner en lisibilité lorsque vous recherchez une information précise.

Pour une lecture plus rapide de l’avancée d’un projet, une barre de progression apportera un atout visuel à vos tableaux. La consommation du budget, le temps restant pour finir un projet, vous ne serez jamais surpris grâce à cet élément intuitif qui alerte simplement par son visuel.

Toujours dans cette idée d’apporter des éléments graphiques à nos tableaux, la vue des heures de l’équipe se voit renforcée par une vision rapide des volumes d’heures saisies. Une façon simple et efficace d’alerter le chef de projet dans le cas ou des saisies sont manquantes ou si une surcharge est détectée.

Pour vous permettre une visibilité rapide sur les saisies de temps, un volet appelé “timeline” pourra être ouvert sur la droite afin d’afficher les derniers temps saisis par vous, un collaborateur, ou l’équipe, au global ou dans un projet.

La création de projet optimisée

Gryzzly trouve ses origines dans le monde digital des agences et cabinets de conseil qui vendent leurs prestations en temps. Or il y a plusieurs façons de vendre son temps, et le suivi des temps et des projets en sont fortement impactés. Il était donc essentiel pour nous de capter vos différentes réalités pour synthétiser un fonctionnement susceptible de correspondre à tous.

Désormais, lors de la création d’un nouveau projet, un paramétrage sera proposé permettant de définir les caractéristiques et les contours du projet.

Ainsi, vous aurez le choix entre plusieurs types de projets. Sous quel mode de vente votre projet a-t-il été vendu ?

• au forfait : un ensemble d’activités avec un volume d’heure et un taux horaire qui fixe le budget projet.
• à l’enveloppe : un forfait avec un montant défini.
• non facturé : un projet interne ou non-facturable au client, mais qui ajoute au temps global.
• avec récurrence : optionnellement, un projet peut-être sous la forme
• d’accompagnement mensuel, ou annuel, et donc consister en l’exécution de prestations récurrentes.

Vous aurez la possibilité de définir la durée de la récurrence d’un projet (de l’accompagnement).

Il vous sera proposé d’attribuer un ou des managers au projet, mais aussi une échéance. Les managers d’un projet auront un tableau de suivi des projets améliorés grâce à cette distinction entre les projets de l’entreprise et les leurs. La notion de date de fin et de début apporte un élément complémentaire crucial dans le pilotage de projet.

Une finesse de granularité infinie

Vous travaillez dur et vous travaillez bien, et cela se traduit par une grande quantité de projets et activités, passés, en cours, et à venir. Vous êtes nombreux à ne pas pouvoir utiliser Gryzzly de façon optimale à cause des problématiques générées par cette quantité d’éléments.

Nous avons parlé d’une amélioration de la lisibilité du dashboard, mais aussi des débuts de l’assignation aux projets avec l’attribution de managers à la création du projet. Une finesse de granularité décuplée pour vos projets, c’est un moyen supplémentaire de mettre de l’ordre.

Gryzzly avait jusqu’à maintenant une contrainte qui limitait votre structure à deux niveaux.

La notion de client était le premier manque fondamental pour s’y retrouver dans les projets. Et c’est chose faite, puisque désormais c’est la granularité imposée lors de la création du projet, le premier niveau qui permettra de trier et filtrer ses projets.

C’est la première partie de la grande transformation de la structure des projets dans notre solution.

Il y a ensuite, dans vos organisations respectives, des façons bien variées et différentes de découper votre activité : clients, affaires, lots, projets, phases, activités, sous-activités, tâches, sous-tâches, etc… Autant de niveaux qui vous permettent de mieux comprendre et piloter vos projets, mais aussi de mieux analyser leur réussite ensuite.

C’est pourquoi Gryzzly va proposer un changement radical : un nombre de niveaux infini. A vous de trouver votre équilibre, et ce qui correspond à votre réalité. A partir de la notion de client, un projet pourra avoir autant de niveaux personnalisables que souhaité. Autant de façons de trier et filtrer ses projets.

De l’ordre, encore de l’ordre

Avec toujours à l’esprit ce besoin de pouvoir s’y retrouver dans vos nombreux projets, Gryzzly apporte peut-être ici la plus puissante de ses fonctionnalités: un combo de filtres et de tags qui va non seulement permettre de trier et d’ordonner les projets, mais aussi de pouvoir étayer encore plus finement son pilotage et son analyse des projets.

Mieux cadrer, mieux piloter, et mieux vendre vos projets, c’est toujours l’objectif fondamental de Gryzzly.

Commençons par le système de filtre. Les filtres dynamiques dans le dashboard vous permettront de visualiser les projets en fonction des critères de votre choix :

• Clients
• Tags
• Type de projets
• Collaborateurs
• Période
• Etc.

Tout ce que vous créez dans notre outil est matière à être filtré pour le pilotage et l’analyse. Pour aller encore plus loin, et parce que nos propriétés ne peuvent pas couvrir de façon standard la totalité de tous vos besoins et usages, nous incorporons le tagging pour décupler la puissance et la précision de notre outil de suivi de temps.

La notion de client en est le premier résultat, c’est la catégorie de tag par défaut, votre granularité mère. Ensuite, les tags sont votre terrain. A vous de jouer avec et de personnaliser votre Gryzzly pour en faire le meilleur reflet de votre activité. Une séparation en phase ? Différentes équipes intervenantes dans les projets ? Des Business Units ? Des pôles ? Il n’y a pas de limite à votre utilisation des tags.

Contrairement à l’infinité de couches verticales qu’offre notre nouveau système de granularité, les tags permettent une infinité de couches transversales pour les temps et les projets.

Un chatbot plus intelligent

Gryzzly s’est donné pour mission de faciliter le suivi des temps et des projets en adoptant une approche nouvelle de ces problématiques : un assistant conversationnel intelligent. C’est notre marque de fabrique, notre mascotte : le chatbot Gryzzly, l’ours bleu qui vous demande ce que vous avez fait dans la journée. C’est non seulement notre identité, notre image de marque, mais c’est aussi et surtout notre facteur majeur de différenciation.

Fort de nos expériences avec les feuilles de temps, nous avons constaté que toutes les méthodes existantes manquaient de simplicité et nous avons fait le pari que la facilité des rappels et la proactivité d’une conversation dans l’outil de communication interne gagneraient sur le fonctionnement des feuilles, tableurs, chronomètres, outils annexes et ERPs.

Il est donc essentiel pour nous, comme pour vous, que le chatbot soit toujours plus simple, intuitif, et intelligent.

Gryzzly va apprendre et comprendre votre rythme de travail, pour faire en sorte d’intervenir au bon moment, et de vous aider vous et votre manager, dans la saisie des temps. Il sera possible de paramétrer votre journée type, et moduler les rappels à la fréquence qui vous convient pour aider notre ours à vous assister. Accompagné d’une gestion des absences, notre solution gagne sur le terrain de vos problématiques RH, comme vous nous l’avez demandé.

Vous n’y ferez même plus attention, mais tous vos temps seront saisis sans l’ombre d’un effort. Les rappels de fin de semaine seront là pour veiller au grain, et en tant que manager, vous aurez toujours les bonnes infos visuelles.

Et on a encore pas mal d’idées en stock pour notre bot, qui arriveront dans la foulée.

Votre meilleur collègue n’est près de vous laisser tomber !

L’évolution de notre offre commerciale

Nous avons parlé de cette évolution majeure de Gryzzly dans le cadre de la roadmap fonctionnelle. Mais qu’est-ce que cela signifie pour vous et votre abonnement ?

Notre petit ours cristallise différentes douleurs, besoins, et cas d’usage. Chaque nécessité d’implémenter Gryzzly se traduit par une utilisation différente des fonctionnalités et par conséquent, trouve une valeur ajoutée différente au travers de notre solution.

D’où notre décision de scinder notre outil en module, répondant chacun à vos problématiques centrales : le temps, l’argent, et l’analyse des deux mélangés.

Découvrez nos modules !

Module de suivi du temps basique

C’est le module le plus important, le socle de notre Gryzzly v1. C’est aussi celui qui va profiter de toutes les améliorations citées précédemment, et qui sera le premier à être livrer.

Concentrer sur une meilleure saisie des temps, ainsi qu’un meilleur suivi des temps, ce module aura toutes les features permettant une adoption encore plus rapide, une saisie toujours plus régulière et précise, et un pilotage facile.

Les fonctionnalités du bot vont être largement améliorées, et il va aussi développer son intelligence pour vous accompagner. Quant à l’appli, sa puissance en termes d’organisation des temps et d’analyse va être décuplée. Tout ça, toujours exportables pour vous et vos outils préférés.

Module de suivi du temps pro

Le module du suivi des temps évolués va faire un grand pas dans vos outils de gestion. Pour passer d’un outil de suivi, à un outil de gestion des temps, Gryzzly va vous proposer de s’intégrer à vos outils.

Avec encore plus d’insights pour le manager et les collaborateurs depuis le bot, et des notions de rôles et d’attribution, Gryzzly sera le plus intelligent des assistants.

Récupérez la structure de vos projets depuis vos outils métiers, et envoyez les temps saisis via Gryzzly dans vos outils de gestion projet ou autre. Profitez de auto-remplissage (auto-completion) lors de vos saisie grâce à l’interconnectivité entre vos outils.

Module de suivi de la rentabilité

C’est l’aboutissement de nos efforts de développement, d’un côté, et de vos efforts de saisie, de l’autre. La valeur ajoutée optimale de votre Gryzzly, l’analyse croisée du temps et de l’argent, pour vous permettre de mieux cadrer, mieux vendre et mieux piloter vos projets.

Vous profiterez d’un système de notation pour commenter les temps saisis. La notion de budget, de prix et de coût, deviendra centrale dans votre Gryzzly, avec l’ajout des sections budget et rentabilité.

Vous aurez la possibilité d’ajouter des dates de début et de fin et de gérer vos coûts humains. Le tout visualisable dans des tableaux et graphiques intuitifs et à forte valeur ajoutée. Utilisez les rapports entre temps vendu, facturé et saisi, ou encore du earn value management : le rapport entre le coût estimé (Planned Value), le coût réel (Actual Cost), et le gain réalisé (Earned Value).

Nous envisageons pour ce module de travailler sur les processus en amont et en aval de Gryzzly : le devis, la facturation, mais aussi la planification des charges.

Voilà pour la roadmap !

Alors ? Vous en pensez quoi ? Faites-nous vos retours en contactant l’équipe Gryzzly.

Ou alors lisez la suite, et venez nous voir directement !

Participez à la réflexion

Nous avons une roadmap et une v1 toute neuve à vous montrer en exclusivité.

Le premier User Group Gryzzly est lancé !

Le 18 septembre et le 2 octobre 2019.

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